Практику аннулирования бумажных документов можно перенести в ЭДО

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Валерии (г. Екатеринбург)

Если я в электронном виде отправляю покупателю ошибочный счет-фактуру, я могу выставить корректировку или исправление. А если это, например, ТОРГ-12? Я могу просто удалить документ с ошибкой и выставить новый?

Действительно, согласно законодательству при обнаружении в выставленном счете-фактуре ошибки продавцу необходимо выставить исправленный документ, а в том случае, когда уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров, работ или услуг, выставляется корректировочный счет-фактура.

Что касается остальных документов, то никаких нормативных актов, регулирующих процесс их исправления, не существует. Однако для бумажных документов сложилась следующая практика: если в документе обнаруживают ошибку уже после его подписания, то стороны составляют новый документ, а ошибочный документ признают недействительным. Для этого его уничтожают или составляют акт (соглашение) об аннулировании. Отмечу, что счет-фактуру тоже можно аннулировать, однако только в том случае, если этого документа вообще не должно быть. Например, его по ошибке направили не тому контрагенту или идет аннулирование всей сделки с уничтожением документов и возвратом сторон к первоначальному состоянию.

Эту же практику можно перенести на электронные документы. Однако тут существуют некоторые нюансы. Дело в том, что при уничтожении бумажных документов стороны могут встретиться и лично убедиться в том, что все экземпляры документов уничтожены. Что же касается электронных документов, то отследить этот процесс намного сложнее. Так, электронный документ можно выгрузить из системы и сохранить на рабочем компьютере в нескольких экземплярах. Поэтому удалять электронные документы не всегда безопасно. Намного надежнее составить электронное соглашение об аннулировании документа.

Именно таким образом, например, реализован процесс признания документа недействительным в системе электронного документооборота (ЭДО) Диадок оператора СКБ Контур. Так, если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать» – система самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Так как аннулирование – двухсторонний процесс, чтобы признать документ недействительным, под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом, если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи соглашения. В этом случае электронный документ остается юридически значимым. 

Следует отметить случай, когда электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной. Данный документ еще не является юридически значимым, поэтому отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же самое касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом (по которым отправителю еще не пришло извещение о получении счета-фактуры).

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.