Как заполнить авансовый отчет в 2025 году: образец заполнения, сроки

Организация может разработать и утвердить свою форму авансового отчета.

Но как правило применяют унифицированную форму № АО-1. Она утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Это двухсторонний бланк, на лицевой стороне которого приводятся общие сведения о подотчетном лице, общей сумме и бухгалтерских проводках, а на оборотной стороне – перечень расходов, реквизиты документов и их сумма.

Основные элементы авансового отчета:

• Номер документа — порядковый номер отчета.

• Дата составления — указывается дата оформления авансового отчета.

• ФИО и должность сотрудника.

• Назначение аванса: цель выдачи денежных средств, например, командировка, закупка материалов, оплата услуг.

• Сумма полученного аванса, израсходованных средств, а также на дату отчета и после этой даты.

• Перечень расходов – подробный список всех понесенных затрат с указанием дат, сумм и назначения каждой покупки или услуги.

В общем случае согласно пункту 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У деньги под отчет выдаются работникам организации.

ЦБ в письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 сообщил, что под работниками в данном контексте понимаются лица, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

То есть, физлицам-исполнителям по договорам ГПХ организация также может выдавать деньги под отчет.

Алгоритм действий такой:

1. Сотрудник получает деньги (аванс) от работодателя. Это могут быть как наличные, так и перечисление на карту.

2. После осуществления расходов сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прилагает оправдательные документы (например, чеки, билеты).

3. Отчет проверяет бухгалтер и утверждает руководитель организации.

4. Если были использованы не все деньги, оставшуюся сумму работник возвращает обратно в организацию.

5. Если было использовано больше, чем выдано, сотруднику выдают перерасход.

Согласно пункту 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У основание выдачи денег под отчет – распорядительный документ работодателя или заявление сотрудника.

Пример приказа на выдачу подотчетных средств:

Пример заявления на выдачу денег под отчет:

Не запрещено перечислять деньги под отчет на зарплатные карты сотрудников. Об этом сообщает Минфин в письме от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

При этом в поле 24 платежки (назначение платежа) надо указать, что средства выдаются под отчет.

Если деньги выданы для командировки, то отчитаться за них надо в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Такая норма предусмотрена пунктом 23 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501.

Что касается отчета за деньги, выданные на прочие нужды, то законодательно закрепленного срока для этих целей нет.

Сроки представления авансового отчета подотчетным лицом регулируются внутренними правилами самой организации.

В пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У сказано, что подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юрлица, индивидуальным предпринимателем, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Срок проверки авансового отчета и окончательный расчет по нему также устанавливает руководитель.

Сотрудник, которому выданы деньги пол отчет, должен отчитываться за них сам.

Если возникает необходимость перенаправить эти деньги на другого сотрудника, необходимо оформить возврат денег от одного подотчетного лица (№1) и выдачу их другому подотчетному лицу (№2) с последующим авансовым отчетом от лица №2.

При этом если возврат денег от подотчетника №1 производится наличными, то нужно сначала сдать их в банк, а потом снова снять для выдачи сотруднику №2. Дело в том, что по Указанию ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу не подпадают под источники поступления денег, из которых может осуществляться расходование напрямую из кассы.

Такое разъяснение дает Центробанк в письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

Если сотрудник не отчитался за подотчетные деньги, то у него возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод сделан в письме Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169.

Подотчетные суммы трансформируются в выплаты в рамках трудовых отношений, если:

• организация выдает работнику подотчетные суммы на определенные расходы, но их целевое использование не подтверждено документально (не сдан авансовый отчет с документами);

• суммы не возвращены в кассу или на расчетный счет;

• работодатель решил не удерживать эти средства из зарплаты работника.

Иногда налоговики пытаются вменить в доход работникам неистраченные подотчетные суммы, за которые они не отчитались, даже если эти деньги возвращены обратно работодателю. По такой ситуации есть постановление АС Поволжского округа от 09.04.2025 № Ф06-1630/2025 в пользу работодателя. Эту ситуацию мы разбирали здесь.

Скачать образец АО.

Оформлять и проводить подотчет научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер по зарплате». Вы научитесь начислять зарплату, все виды выплат и пособий, формировать любую отчетность за работников, работать в 1С:ЗУП, а также принимать и увольнять сотрудников, оформлять и оплачивать командировки, совместительство и другие ситуации.

Программа курса обновлена с учетом изменений с 1 сентября 2025 года.

Сейчас вы можете записаться на курс с выгодой до 71% за 8 900 рублей. 

Записаться

После прохождения вы получите официальный красный диплом на 256 ак. часов, который внесем в ФИС ФРДО.