Переход на УСН с НДС с 2026 года: новые обязанности для бизнеса

После перехода на УСН с НДС компания обязана выставлять счета-фактуры:

• по каждой отгрузке;

• при получении авансов в счет отгрузки. 

Один экземпляр передают покупателю, второй регистрируют в книге продаж.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. В документе должны корректно отражаться реквизиты сторон, описание товара или услуги, стоимость, ставка и сумма НДС. Ошибки в обязательных реквизитах создают риск отказа в вычете и претензий от ФНС (ст. 169 НК).

При продаже физическим лицам можно оформлять сводный документ за месяц или квартал. Если операция не облагается НДС или освобождена от налога (ст. 146, ст. 149 НК), счет-фактуру оформлять не требуется.

Книги покупок и продаж — обязательные регистры НДС, их формы утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (приложения № 4 и № 5).

В книгу продаж вносят все выставленные счета-фактуры, включая авансовые. По итогам квартала данные переносят в раздел 9 декларации по НДС.

В книге покупок отражают счета-фактуры поставщиков, авансовые и корректировочные документы. 

Учет «входного» налога от поставщиков нужен только при применении общих ставок НДС — 22% и 10% (ст. 171–172 НК). Если компания работает по ставкам 5% или 7%, входной НДС к вычету не принимают — в книгу покупок попадают только случаи, предусмотренные правилами: возврат аванса, зачета авансов, изменения условий договора, корректировки цены.

Компании на УСН, которые стали плательщиками НДС, обязаны сдавать декларацию по этому налогу ежеквартально — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом (ст. 174 НК). Например, за I квартал 2026 года нужно будет успеть отчитаться до 27 апреля включительно (25 апреля попадает на выходной день — субботу).

Форма декларации действует в редакции приказа ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@. Отчет подают только в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО — бумажный вариант не принимается (абз. 4 п. 5 ст. 174 НК). Чтобы сдавать отчетность онлайн, нужно подключить специальный сервис для сдачи электронной отчетности.

Несвоевременная сдача декларации или подача ее на бумаге влечет штраф — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК).

Раздельный учет необходим при наличии обоих видов операций: облагаемых и необлагаемых налогом.

Если вы применяете общеустановленные ставки НДС (в том числе при УСН), раздельный учет «входного» налога можно вести на субсчетах к счету 19 или в отдельных регистрах налогового учета. Это нужно для корректного применения вычетов и формирования налоговой базы по налогу на прибыль или по налогу при УСН.

«Входной» НДС по операциям, облагаемым налогом, можно принять к вычету (ст. 171, 172 НК). По операциям, которые не облагаются НДС или освобождены от налогообложения, налог включают в стоимость товаров, работ, услуг. При УСН сумму «входного» НДС, не подлежащую вычету, учитывают по правилам выбранного объекта: «доходы» или «доходы минус расходы».

НДС по товарам, работам, услугам и имущественным правам, которые используются одновременно в облагаемых и необлагаемых операциях, распределяют пропорционально доле выручки от облагаемых и необлагаемых операций в общей выручке. 

Разрешено не распределять такой НДС и принимать его к вычету в полном объеме в кварталах, когда расходы по необлагаемым операциям не превышают 5% от общей суммы расходов (п. 4 ст. 170 НК). При этом НДС по товарам, работам, услугам и имущественным правам, которые используются только в не облагаемых НДС операциях, к вычету не принимается даже при доле таких расходов менее 5% (п. 4 ст. 170 НК, письма Минфина от 23.04.2018 № 03-07-11/27256, от 05.04.2018 № 03-07-14/22135).

При расчете 5% не учитывают как необлагаемые операции по выполнению работ и оказанию услуг, местом реализации которых не признается территория РФ, если они не перечислены в ст. 149 НК. Для целей расчета пропорции такие операции относят к облагаемым (п. 4 ст. 170 НК).

Если вы применяете пониженные ставки НДС при УСН (5 или 7%), «входной» НДС к вычету не принимается, так как право на вычет есть только при работе по общеустановленным ставкам (подп. 8 п. 2 ст. 170, подп. 1, 3, 4 п. 2 ст. 171 НК). В этом случае раздельный учет «входного» НДС не ведут и правило «пяти процентов» не применяют.

НДС упрощенцы рассчитывают по общим правилам: налоговая база — это стоимость реализованных товаров (п. 1 ст. 154 НК). Если применяется ставка 22% или 10%, сумма НДС к уплате — это разница между начисленным налогом и вычетами (п. 1 ст. 173 НК). При ставках 5% или 7% вычеты не применяются (подп. 1, 3, 4 п. 2 ст. 171, подп. 8 п. 2 ст. 170 НК).

Налог рассчитывают по полной ставке для отгрузок и по расчетной — для авансов:

• 22/122 или 10/110 — при общих ставках;

• 5/105 или 7/107 — при пониженных (п. 4 ст. 164 НК).

Полученный итог округляют до целых рублей: менее 50 копеек — отбрасывают, 50 и более — округляют вверх (п. 6 ст. 52 НК). Уплаченный НДС не включается в расходы по УСН (письмо Минфина от 29.07.2025 № 03-11-06/2/73714).

Чтобы принять входной НДС к вычету, упрощенцу, который работает по общей ставке 22%, нужно проверить выполнение условий (ст. 171–172 НК):

• Компания не применяет освобождение и не работает по ставкам 5% или 7%. 

• Приобретения используются в облагаемой НДС деятельности. Если операции смешанные, требуется раздельный учет. Подробнее о нем — в разделе выше.

• Товары, работы или услуги приняты к учету. Приобретения должны быть отражены в бухгалтерском учете и подтверждены первичными документами.

• Получен корректно оформленный счет-фактура. Ошибки в ИНН / КПП, стоимости, ставке НДС или наименовании товаров лишают права на вычет.

Перечисление налога производится в составе единого налогового платежа:

• тремя равными частями до 28-го числа каждого месяца после отчетного квартала (п. 1 ст. 174 НК);

• если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).

Уплатить налог можно и одной суммой до 28 числа месяца, следующего за кварталом (п. 1 ст. 45 НК). Для спецрежимников, ошибочно выставивших счет-фактуру с НДС, действует единый срок — до 28 числа без возможности разбивки (п. 4 ст. 174 НК).

Сроки уплаты НДС в 2026 году:

При просрочке начисляются пени, а в ряде случаев возможен штраф по ст. 122 НК.

Переход на НДС увеличивает обязательные платежи, поэтому расходы по налогу нужно заранее заложить в бюджет движения денежных средств. 

Важно спрогнозировать сумму НДС по кварталам и включить ее в платежный календарь 2026 года. Если налог не учесть в планировании, высок риск кассового разрыва — особенно в кварталах с большой выручкой и авансами.

Для контроля движения денег потребуется элементарный управленческий учет: своевременные данные о поступлениях, оплатах, налогах и графике платежей. Такие данные можно получить только при корректном и автоматизированном бухгалтерском учете.

Перед сдачей декларации по НДС важно провести сверку данных с контрагентами. Она нужна, чтобы заранее выявить расхождения между вашей книгой продаж и книгой покупок партнеров и избежать требований пояснений от ИФНС.

Во время камеральной проверки налоговая автоматически сопоставляет разделы 8 и 9 деклараций разных налогоплательщиков. Даже если ваши данные корректны, ошибка поставщика или покупателя может вызвать претензии и повлиять на право на вычет. Поэтому сверку целесообразно проводить ежеквартально.

Как организовать сверку:

1. Сформировать реестры счетов-фактур. Для сверки книги продаж — реестр по покупателям, для книги покупок — по поставщикам. В реестре должны быть номер и дата счета-фактуры, ИНН / КПП контрагента, сумма документа и сумма НДС.

2. Отправить запрос контрагентам. Укажите реквизиты документов или приложите реестр. Контрагент должен подтвердить отражение счетов-фактур в своих регистрах.

3. Сравнить данные. Проверяют даты и номера документов, суммы, ставки НДС, реквизиты сторон и квартал отражения.

4. Исправить несоответствия. Если ошибка на вашей стороне — оформить корректировочный или исправленный документ. Если у контрагента — запросить исправление.

Если счет-фактура отражен у покупателя, но отсутствует в книге продаж продавца, налоговая направляет требование пояснить расхождение. Инспекция попросит объяснить расхождение или скорректировать данные.

Если счет-фактура оформлен с ошибками или не зарегистрирован продавцом, вычет признают необоснованным. Покупателю доначислят НДС, пени и штраф по ст. 122 НК. 

Если продавец не зарегистрировал счет-фактуру в книге продаж, налоговая может расценить это как занижение налоговой базы. В таких случаях инспекция вправе доначислить НДС, начислить пени и потребовать корректировки отчетности. 

После сдачи декларации по НДС налоговая проводит камеральную проверку и сверяет данные декларации с отчетностью контрагентов и собственными регистрами. Если выявлены ошибки, противоречия или расхождения, ИФНС направляет требование о представлении пояснений (ст. 88 НК).

Чаще всего запросы касаются:

• несоответствий в реквизитах счетов-фактур;

• расхождений между книгой покупок и книгой продаж контрагентов;

• завышенных вычетов;

• заявленных льгот по ст. 145, 149 или ставке 0% (ст. 164 НК).

Если ошибка приводит к занижению НДС, налоговики могут запросить не пояснения, а документы — счета-фактуры и первичку (п. 8.1 ст. 88 НК). При подтвержденной ошибке требуется подать уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК).

Подтверждать получение требования квитанцией больше не нужно — налоговики не вправе блокировать счета за отсутствие квитанции (письмо ФНС от 11.02.2025 № ЕА-4-15/1253@).

За непредставление пояснений в срок предусмотрены штрафы:

• 5 000 руб. за первое нарушение,

• 20 000 руб. при повторном (п. 1, 2 ст. 129.1 НК).

При работе на УСН с НДС важно, чтобы касса отражала правильную ставку налога в чеке. Требования к оформлению закреплены в ст. 4.7 закона о ККТ (от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Что нужно указывать в чеке:

• Ставку НДС по каждому предмету расчета — 22%, 10%, 5%, 7% или «НДС 0%», в зависимости от применяемой ставки.

• Если компания не платит НДС (освобождение по ст. 145 НК) или операция не облагается налогом (ст. 149 НК), ставку указывают как «без НДС».

• Количество предмета расчета (тег 1023) обязательно; допускается десятичная дробь, максимальная длина значения — 8 символов (приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@).

Если ставка НДС в чеке не совпадает с фактически применяемой по операции, возникает риск претензий — как от покупателей, так и от налоговой. Для плательщиков НДС (включая «упрощенцев») корректность ставок — обязательное условие для прозрачного учета и избежания ошибок в регистрах.

Чтобы корректно указывать ставки в чеке, кассовое ПО должно поддерживать нужные режимы работы со ставками 22% / 10% / 5% / 7%. Чтобы касса корректно отражала новые ставки НДС, важно убедиться, что оборудование и кассовое ПО поддерживают работу с ними. Уточните у поставщика ККТ или в сервисном центре, требуется ли обновление прошивки. Специалисты подскажут, как правильно настроить номенклатуру под выбранную ставку НДС.

Ниже — краткий перечень обязанностей, которые появятся у бизнеса после перехода на УСН с НДС в 2026 году. Этот список поможет быстро проверить, учтены ли все ключевые задачи в учете, отчетности и в работе с контрагентами.

• Формировать счета-фактуры по каждой отгрузке и каждому авансу и регистрировать их в книге продаж.

• Вести книги покупок и продаж.

• Сдавать декларацию по НДС ежеквартально и только в электронной форме.

• Организовать раздельный учет «входного» НДС при совмещении облагаемых и необлагаемых операций.

• Правильно рассчитывать НДС по ставкам 22%/10% или 5%/7% и проверять условия для вычета.

• Уплачивать НДС через ЕНП в установленные сроки с учетом переносов на рабочие дни.

• Планировать налоговую нагрузку и учитывать НДС в платежном календаре, чтобы избегать кассовых разрывов.

• Проводить сверку счетов-фактур с контрагентами перед сдачей декларации.

• Отвечать на требования ФНС по НДС в установленные сроки и в электронной форме.

• Выдавать кассовые чеки с корректной ставкой НДС.

Реклама: «1С-Рарус Интеграционные проекты», ИНН 7717154350, erid: 2W5zFHirJsJ