Какие документы должны быть в организации по охране труда. Требования – 2026

Кто-то в организации всегда должен отвечать за охрану труда, если говорить о небольшой организации со штатом до 50 человек, то в ТК для таких работодателей нет требования о введении должности специалиста по охране труда или создания службы. 

Если в штате до 50 сотрудников, то функции по охране труда нужно поручить какому-либо лицу, который определит руководитель организации. Можно назначить себя ответственным или возложить их на кадровика или бухгалтера. Можно даже привлечь по договору ГПХ стороннюю организацию или лицо и возложить функции по охране труда на них.

Если организация со штатом свыше 50 человек, то тогда ТК говорит, что в такой организации должна быть введена должность специалиста по охране труда или создана служба. 

К лицам, которые являются руководителями службы по охране труда, специалистами по охране труда, предъявляются определенные требования в части образования. Такое лицо должно обладать профильным образованием по «Техносферной безопасности». Если на должность принимается лицо, не имеющее специального образования, но имеет среднее профессиональное или высшее образование по другой специальности, тогда нужно направить его в учебный центр, имеющий лицензию на образовательную деятельность, на профессиональную переподготовку «Охрана труда. Техносферная безопасность».

Профпереподготовка — это курс от 250 часов и выше по итогам обучения на котором выдается диплом, который дает право проводить обучение по охране труда и заниматься функциями по охране труда внутри организации. 

Если вы только начинаете заниматься охраной труда в организации, то лучше всего провести внутренний аудит по охране труда.

Аудит по ОТ в организации — это прекрасный инструмент для определения слабых мест компании в части соблюдения требований трудового законодательства. 

Если на предприятии охрана труда не велась, то в первую очередь, чтобы обезопасить себя, нужно: 

1. Составить акт (в произвольной форме) о том, какие документы по охране труда вам передали.

2. Ознакомить с актом руководителя, кадровую и юридическую службы.

Наличие пакета нормативных правовых актов в организации является обязанностью работодателя (ст. 214 ТК). Нет четкого перечня документов, которые должны быть в компании, работодатель, исходя из специфики своей деятельности, должен такой список разработать сам и вести эти документы. 

Для создания этих документов можно воспользоваться чек-листами ГИТ (приказ Роструда от 01.02.2022 № 20). Из чек-листов вы сразу узнаете, какие документы запросят у вас при проверке. Реестр обязательных требований есть на сайте ot.gov.ru. 

Важно проверить, что работодатель обеспечил организацию проведения за счет собственных средств предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медосмотров, других обязательных медосмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медосмотров и т. п.

Какие локальные нормативные документы нужно подготовить:

1. Журнал учета выдачи направлений на медосмотры и психиатрические освидетельствования.

2. Список лиц на медосмотры.

3. Поименный список на медосмотр.

4. Раздел в утвержденном приказом работодателя Положении о СОУТ, в котором определен порядок организации медосмотров.

Нужно обеспечить работников средствами индивидуальной защиты, если это необходимо; определить рабочие места в отношении которых будет проведена специальная оценка условий труда и выбрать лабораторию, которая ее проведет. 

Каждый работодатель должен проводить обучение по охране труда, нужно определить категории, программы, по которым будут проводить обучение и контингент, который будет проходить это обучение.

Далее определяем мероприятия по содержанию спецодежды и спецобуви, по сдаче отчетности по возмещению средств, затраченных на охрану труда, прописываем их и реализуем в соответствии с требованиями. 

Обязательное мероприятие — оценка профессиональных рисков — это оценка вероятности причинения вреда здоровью в результате воздействия вредных и опасных производственных факторов при исполнении обязанностей по трудовому договору. Проводить ее — одна из обязанностей работодателя. Не провели — можно получить штраф по ст. 5.27.1 КоАП.

• Этап 1.  Разработка и утверждение внутренней процедуры управления профессиональными рисками.

• Этап 2. Выявление опасностей / сбор исходных данных.

• Этап 3. Оценка уровня профессиональных рисков.

• Этап 4. Разработка плана мероприятий по снижению рисков.

Форма рекомендованная, но разработать документ необходимо в том виде, в котором документ будет утвержден в Положении о системе управления охраной труда.

Не забудьте, что обязательным документом является Перечень опасностей.

Проведение учета и расследования микротравм. Форма учета не закреплена законодательно, но дан ее рекомендованный образец. Работодатель с учетом своей деятельности и количества подразделений должен разработать форму учета — это может быть справка о расследовании, акт расследования.

В зависимости от того, как в вашей компании выстроена система охраны труда, будет зависеть то, как все мероприятия по охране труда реализуются. 

Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н утверждает типовое примерное Положение о системе управления охраной труда. В документе должны быть прописаны функции специалиста, основные принципы работы, ответственность в пределах компетенции, контроль за работой и пр.

Не запрещается дополнять или сокращать отдельные пункты и разделы или объединять их.

Особенности разработки СОУТ для микропредприятий на данный момент отсутствуют.

Если в организации происходит несчастный случай, то первый документ, который будет смотреть инспекция по труду — это положение о системе управления охраной труда.

Структура положения о СОУТ обязательно включает в себя Политику и определяет те основные мероприятия, которые для каждого работодателя являются обязательными по охране труда (раздел 10 ТК).

Срок хранения локальных нормативных актов зависит от содержания и цели издания таких приказов. Подробности в письме Минтруда от 05.05.2017 № 15-2/ООГ-1277. 

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В зависимости от вида документа срок хранения составляет:

• 1 год;

• 3 года;

• 5 лет;

• 45/50/75 лет.

Документы по вопросам ОТ перечислены в разделе 7.3 Перечня. 

Например, ведомости на выдачу СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, обеспечение молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питаниям хранятся всего 1 год.

Протоколы результатов обучения по ОТ хранятся 5 лет.

Важно правильно определить, кто проводит инструктаж и для какой категории, по каким программам или инструкциям и к самостоятельной работе можно допустить работников только тогда, когда они прошли нужные инструктажи, обучение и проверку знаний, стажировку на рабочем месте для работы с повышенным уровнем опасности.

Вводный инструктаж проводится для всех работников без исключения. От первичных и повторных инструктажей работников можно освободить, если по результатам СОУТ КУТ 2 или 1 и кроме офисной и бытовой техники работники не используют иного производственного оборудования. 

Проведение инструктажей нужно фиксировать записями в локальном нормативном акте, например, в журнале.

Обучение требованиям охраны труда производится в зависимости от категории работников:

• Программа А — обучение по общим вопросам ОТ и функционирования СОУТ.

• Программа Б — обучение безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных или опасных производственных факторов и источников опасности, которые выявлены в рамках СОУТ и оценки профрисков.

• Программа В — обучение безопасным методам и приемам выполнения работ повышенной опасности.

Порядок определяет категории сотрудников, которые должны проходить обучение только в стороннем учебном центре:

• руководители и его замы с обязанностями по ОТ;

• специалисты по охране труда;

• руководители филиалов;

• председатель и члены комиссии;

• ответственные за инструктажи и обучение по ОТ;

• члены комитетов (комиссий) по охране труда;

• уполномоченные по охране труда;

• ответственные за проверку знаний требований ОТ на микропредприятиях.

Для остальных сотрудников, создав свою комиссию по проверке знаний, методологическую основу, имея в штате преподавателей или назначив таких преподавателей в виде совмещения, можно организовать обучение своими силами.

За неорганизацию обучения по охране труда можно заработать штраф до 130 000 руб. за каждого необученного сотрудника.

Возможно, есть необходимость провести внеплановую СОУТ ст. 17 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». СОУТ проводят эксперты независимой аккредитованной организации по договору, кроме микропредприятий с определенными видами деятельности.

В компании за организацию СОУТ отвечает комиссия, которую утверждают приказом по предприятию.

Обучение по пожарной безопасности, как и охрана труда, должно быть реализовано каждым работодателем вне зависимости от того бюджетная это организация или коммерческая, арендуете вы площади или используете собственные, а также от того, какое количество работников в организации.

Важно выполнить требования по пожарной безопасности с точки зрения назначения ответственного лица за обучение по пожарной безопасности в виде противопожарного инструктажа.

С 1 сентября 2025 действует новый приказ МЧС от 16.12.2024 года № 1120, который содержит:

• порядок, виды, сроки обучения работников по программам противопожарного инструктажа;

• требования к содержанию программ;

• порядок утверждения и согласования документов

• категории работников, которые проходят обучение дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности.

Проверьте квалификацию лиц, проводящих противопожарные инструктажи. И в целом назначено ли у вас лицо, отвечающее за противопожарную безопасность.

Категории работников, которые проходят повышение квалификации по дополнительным профессиональным программам (п. 1 приложения 4 приказа МЧС № 1120):

• ответственные за пожарную безопасность, главные специалисты технического и производственного профиля на объектах защиты, где одновременно находятся от 50 человек (это не количество сотрудников организации, а возможность нахождения на территории работодателя более 50 человек, например, торговый центр);

• ответственные за пожарную безопасность, главные специалисты технического и производственного профиля в зданиях организации, которым присвоили категорию А, Б, В;

• руководители организаций;

• ответственные за противопожарный инструктаж;

• специалисты по пожарной профилактике;

• уполномоченные владеть, пользоваться или распоряжаться имуществом организации;

• ИП, которые являются собственниками зданий;

• другие работники, определяемые руководителем.

Посмотрите уже сейчас, издан ли у вас распорядительный документ, который назначает определенное лицо ответственным за противопожарную безопасность и проводятся ли противопожарные инструктажи.

Если работодатель не организует обучение пожарной безопасности, то он нарушит требования приказа МЧС № 1120. Штрафы за такое нарушение установлены ч. 1 ст. 20.4 КоАП:

• должностным лицам — от 12 000 до 30 000 руб.;

• ИП — от 40 000 до 60 000 руб.;

• юридическим лицам — от 300 000 до 400 000 руб.

1. Нужно ли обучать сотрудника, ответственного по наряду допуска при огневых работах на специалиста по пожарной профилактике?

Да, нужно, требование действует с марта 2025 года и теперь те, кто выполняет огневые работы и работы, требующие знаний по пожарной безопасности, должны быть обучены. Это тематика вебинара, который будет в феврале.

2. ИП собственник, сдает в аренду площади, как быть с арендатором, арендатор сам ответственен, если в договоре аренды это прописано?

У каждого, в силу того, что один является собственником, а другой является, по отношению к своим работникам работодателем есть обязательства по пожарной безопасности. В феврале на вебинаре тоже этот вопрос рассмотрим и покажем какие формулировки в договор аренды лучше включить, чтобы грамотно распределить обязательства. 

3. А что должен сделать тот, кто арендует помещение или тот кто снимает в аренду?

Если мы сдаем помещение в аренду, у нас нет работников, мы должны выполнять те требования безопасности, которые с точки зрения организации пожарной безопасности в отношении нас прописаны, как собственников зданий.

4. Если организация зарегистрирована по адресу проживания директора, а сотрудники удаленно работают, то нужно ли приказы и другие мероприятия по пожарной безопасности и охране труда?

Дистанционный труд — это новый раздел ТК, под понятие дистанционных работников сотрудники попадают тогда, когда с ними заключены реальные дистанционные трудовые договоры, а не просто трудовой договор и имеются устные договоренности. В отношении таких работников по-другому реализуются требования и по охране труда, и по пожарной безопасности.

Если у вас дистанционный договор, то с точки зрения пожарной безопасности, мы не выполняем те требования, которые законом предусмотрены, потому что сотрудники работают дистанционно. По отношению к охране труда мы выполняем усеченный перечень, который указан в ТК (если вы выдаете таким сотрудникам оборудование или технику для выполнения работы).

5. IT-компания, численность до 25 человек, директором пройдено обучение по программам охраны труда и пожарной безопасности в сторонней организации по программе ДПО, нужно ли проходить тестирование на платформе Минтруда?

Тестирование на платформе Минтруда от работодателя проходят лишь такие категории работников, как специалист по охране труда и руководитель службы. Директору достаточно обучения и проверки знаний в учебном центре, сдача тестирования не требуется.

6. Нужно ли проводить спецоценку рабочих мест, если с последнего проведения в 2020 году ничего не изменилось, работают те же работники на тех же местах, новых рабочих мест не создавалось?

Если изменений нет, декларация была подана, то она признается бессрочно действующей и повторная спецоценка не требуется. Она потребуется при введении новых рабочих мест или изменении условий труда. 

7. ИП собственник здания, сдает в аренду, нужно ли учиться на пожарную безопасность?

Если у ИП нет взаимоотношений трудовых, нет наемных работников и он сам не выполняет производственную деятельность, то ему обучаться нет необходимости.

Требования в отношении ИП должны реализовываться тогда, когда у него есть хотя бы один наемный сотрудник. Как только у ИП появляются намерения принять наемного сотрудника, ИП в том числе должен обучиться сам в учебном центре и после принятия сотрудника организовать обучение ему. Пока нет сотрудников обязательств реализации трудовых требований не возникает.

8. Адвокатское образование и все работают по партнерским договорам, в штате 1 сотрудник, что делать?

Требования, которые установлены в ТК, касаются взаимоотношения «работодатель и работник», которые выстроены в рамках трудовых правоотношений. Если в штате 1 сотрудник, который работает по трудовому договору, то в отношении него нужно выполнить все мероприятия, которые имеют место быть с точки зрения рассмотренных вопросов. В отношении адвокатов, которые работают по партнерскому договору, эти требования выполнять не нужно.

Тоже самое касается договоров ГПХ и самозанятых.

9. Все функции обучения на директоре, если в компании 1 человек?

Да, абсолютно верно. Директор назначает себя ответственным за охрану труда и пожарную безопасность, в стороннем учебном центре проходит обучение.

10. Если в организации 4 человека надо ли специалисту иметь профессиональную квалификацию 250 часов?

Если по должности он является специалистом по охране труда, то нужно. Если должность другая, но на него возложены функции, то не нужно.

11. Организация IT-технологии, 22 человека в штате, обязательная ли охрана труда?

Да, обязательна.

12. Если взять аутсорс по охране труда, то все равно ответственность на руководителе остается? 

Даже если мы заключаем договор гражданско-правовой, привлекаем для выполнения функций по охране труда стороннюю организацию, то ответственность за жизнь и здоровье сотрудников не снимается с руководителя. Если произойдет несчастный случай, то руководитель будет рассматриваться в качестве потенциально виновного должностного лица, которое допустило нарушение требований.

13. А если это СНТ надо ли проводить данные мероприятия? Численность 1 человек без зарплаты. Есть правление 5 человек и ревизионная комиссия 3 человека, но все на добровольных началах.

Тут нужно посмотреть есть ли с кем-то трудовой договор, то тогда все мероприятия по охране труда выполнить необходимо, если отношения трудовые, то требования ТК не выполняются.

14. А разве директору нужно самому себя назначить ответственным за охрану труда и пожарную безопасность? Он же является таковым будучи единственным работником.

Если говорить о выполнении требований закона, а оно говорит, что должно быть распорядительным документом назначено лицо, отвечающее за охрану труда и пожарную безопасность. Поэтому в этой ситуации все равно нужно издать приказ о назначении ответственного.