Зачем автоматизировать работу бухгалтерии: как таск-трекер сокращает время на рутинные запросы

Таск-трекер может упростить 3 главных вещи для любого бухгалтера:

• Контроль соблюдения сроков предоставления отчетности. 

• Работа с требованиями и запросами государственных органов.

• Ответы на часто задаваемые вопросы и сохранение типовых шаблонов документов.

Даже на крупных предприятиях бухгалтерия обычно работает классическим способом: есть электронная почта, телефон и календарь на стене. В календаре ярким маркером отмечены все основные отчетные даты. Иногда цвет маркера соответствует определенному отчету или сотруднику, который за него отвечает.

Получается система напоминаний для руководителя и сотрудников. Обычно все в команде знают свое расписание задач, и для опытных сработавшихся специалистов бумажного календаря хватает.

Бухгалтерия и финансовый департамент часто ассоциируются с огромным количеством отчетов для разных организаций: органов статистики, налоговой инспекции, фонда социального страхования. 

У каждого отчета есть свой жестко регламентированный срок сдачи. Если его пропустить, компания заработает штраф и получит репутационные риски, потому что в будущем контролирующие органы будут относиться к ней с повышенным вниманием. Именно поэтому каждый бухгалтер должен знать, кому, когда и как часто нужно сдать соответствующий отчет.

Пример — отчетность для государственных органов статистики, которая занимает особое место. Перечислить все виды отчетов в одной статье невозможно: их перечень зависит от специфики работы компании, ее размера и количества сотрудников. Но в определенный период времени (по итогам квартала или года) количество метрик, по которым нужно подать сведения, может исчисляться десятками.

Задача в таск-трекере — это как рабочее поручение в системе. В ней указано, что необходимо сделать, кто за это отвечает и когда нужно закончить. Все обсуждение и документы по работе хранятся прямо внутри этого пространства.

Первое, что становится удобнее при переносе работы с бумажных календарей и электронной почты в таск-трекер — ежемесячные и периодические отчеты. Вот как это выглядит.

Первого числа каждого месяца в установленное время создается повторяющаяся задача. Она запускается автоматически по шаблону, который нужно подготовить один раз. Например: «Статистика 1С-Битрикс за март 2026 года».

В задаче есть чек-лист, который тоже формируется автоматически. В чек-листе по каждому виду отчета за месяц программа проставит:

• Название отчета.

• Ответственного сотрудника.

• Срок сдачи.

Например, если есть форма «П (услуги)», отчитаться по которой нужно не позднее пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, то календарь самостоятельно рассчитает нужную дату. Неважно, есть ли выходные или праздники — система учтет это и выставит срок выполнения ровно на пятый день.

После создания новой задачи каждому ответственному поступит уведомление о том, что нужно составить отчет и сдать его. Выполнив свою часть, сотрудник отмечает это в чек-листе, и задача переходит на следующего. Можно установить удобные настройки напоминаний, которые будут приходить за сутки до крайнего срока.

Вторая после статистических отчетов вещь, работу с которой можно организовать удобнее — это запросы от налоговой и других служб. Обычно нужно дать пояснения и предоставить документы.

Любой такой запрос можно обработать так же. Это удобно для всех. Если приходит похожее требование, можно зайти в уже закрытую задачу и посмотреть:

• Как был составлен ответ.

• Какие документы прикладывали. 

• В каком формате. 

• Как принято отвечать.

Иногда достаточно открыть документ, поправить дату и некоторые формулировки и получить готовый ответ. А если бухгалтер недавно пришел в компанию, он может открыть закрытые задачи от предшественников и посмотреть, как необходимо отвечать.

Еще у таких требований есть четкий срок. Например, для предоставления документов или информации — это 10 рабочих дней. Если указать срок в задаче, то за два дня до дедлайна приходит напоминание. Это дисциплинирует и помогает ничего не пропустить.

Ко всем задачам привязаны чаты, внутри которых находятся все участники. Если у кого-то возникает вопрос, он может написать в чат, и к обсуждению присоединятся все заинтересованные.

Например, органы статистики перенесли срок сдачи отчетности за январь, потому что это был короткий рабочий месяц. Если кто-то из бухгалтеров видит эту информацию, он может написать в общий чат: «Обратите внимание — срок сдвинули на семь дней. У нас у всех есть дополнительная неделя».

В программе можно создавать разные роли. 

Есть исполнитель, руководитель, наблюдатель. Руководитель может быть не обязан участвовать в задаче напрямую. Ему приходят уведомления, он видит, что происходит, и подключается только когда действительно нужно.

Это сокращает объем работы, потому что не нужно каждому писать: «Посмотри вот это, это и это». Руководитель видит, что сотрудники справляются со своими обязанностями, и не отвлекает их уточняющими вопросами.

У руководителя может быть много разных задач в работе одновременно. Есть личные и комплексные: автор добавляет коллегу, и он видит свою часть работы.

Если просто писать людям в личные сообщения с просьбой о помощи, то иногда из-за загруженности они могут не читать эти сообщения или отложить их и забыть. А при добавлении в задачу человек сразу понимает, что это реальная рабочая обязанность, в которой он участвует. Внутри указаны участники, роли и сроки. 

В некоторых таск-трекерах можно ставить задачи через аудио или видео, как в Телеграме. 

Это не всегда подходит для бухгалтерии, потому что часто важно, чтобы информация была записана текстом. Тогда можно вернуться и посмотреть обсуждение и решение.

База знаний компании — это большая энциклопедия, где можно найти всю основную информацию.

Если такого источника нет, то любой вопрос нужно объяснять лично. Часто вопросы у людей повторяются. Когда десятый человек спрашивает одно и то же, это явный знак, что систему нужно автоматизировать. Полезно записать информацию про такие вещи:

• Регламенты и инструкции.

• Правила и сроки предоставления документов.

• Ответственность.

• Нормативная база.

• Часто встречающиеся вопросы (в формате «вопрос-ответ»).

• Кто и за что отвечает (к кому обратиться по определенному направлению).

Теперь, если сотрудник задает такой вопрос, ему можно сказать: «Посмотрите в базе знаний». Особенно это важно для новичков. Когда новый человек приходит в компанию, ему нужно понять, как устроены процессы, как оплачиваются счета, у кого подписывать документы.

Если разобрать, с чем работает бухгалтерия, то это:

• оплата счетов;

• проверка договоров по финансовой части;

• согласование закрывающих документов;

• подписание документов;

• электронный документооборот;

• коммуникации с партнерами, клиентами и прочими контрагентами.

Получается огромный пласт задач, который в пиковый месяц может доходить до тысячи.

У каждого сотрудника есть свой участок работы. Например, оплата счетов: их количество в день может доходить до 40, в неделю — до 200, в месяц — до 800. Каждый такой счет нужно проверить, согласовать, при необходимости уточнить и подготовить к оплате.

Поэтому так важно, когда все наглядно и понятно: кто отвечает, к кому обращаться, где возникла проблема. Система задач делает всю работу прозрачной и эффективной, потому что можно сразу подключить всех заинтересованных людей. Если возникает вопрос — его можно обсудить прямо внутри задачи, а потом вернуться и посмотреть историю.

Единая система коммуникации внутри компании увеличивает безопасность и защиту от мошенников.

У руководителя могут подделать аккаунт или телефон и написать бухгалтеру с фальшивой почты: «У нас изменились реквизиты. Просим оплатить следующий счет по новым данным». А если все детали уже согласованы, то есть вероятность отправить платеж по неправильным реквизитам.

Когда общение происходит только внутри рабочего контура — риск таких ошибок намного меньше.

Самое сложное — начать. Вот несколько советов, как это сделать.

Сначала просто перенесите существующую схему работы в систему задач. Если раньше у вас был календарь и список ответственных — опишите их в цифровой форме.

После этого можно автоматизировать что-то одно: например, контроль сроков сдачи отчетности. Когда сотрудники привыкнут работать по-новому, внедрить следующую часть будет уже проще.

А еще подумайте, что особенно нагружает команду и отнимает больше всего времени, и попробуйте перенести в таск-трекер эту задачу. Так у всего отдела будет больше мотивации пробовать.