Запись об увольнении в трудовой книжке в 2026 году: образцы заполнения и формулировки по ТК РФ

1. Основные причины прекращения трудового договора перечислены в ст. 77 Трудового кодекса.

2. Правила оформления, учета и хранения трудовых книжек закреплены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

3. Обычно сведения об увольнении в трудовую книжку вносит сотрудник отдела кадров или работник, которому поручены такие обязанности.

4. В этом материале вы найдете примеры записей и корректные формулировки для самых распространенных случаев увольнения: по инициативе работника, по соглашению сторон, за отсутствие на работе без уважительной причины, при сокращении сотрудников и в связи с выходом на пенсию.

5. Если при внесении записи была допущена неточность, исправлять ее нельзя (зачеркивать или замазывать корректором). Неверную запись нужно сначала признать недействительной, затем в новой строке прописать верный вариант.

Увольнение — это завершение работы сотрудника в компании, после которого трудовой договор перестает действовать. Причины могут быть разными: решение самого работника, инициатива работодателя или обстоятельства, при которых продолжать трудовые отношения невозможно.

Общие основания, по которым сотрудник и организация могут прекратить сотрудничество, перечислены в статье 77 ТК:

• Соглашение сторон (ст. 78 ТК).

• Окончание трудового договора (ст. 79 ТК). Исключение — случаи, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения. Считается, что договор заключен на неопределенный срок. 

• Увольнение по инициативе работника (ст. 80 ТК).

• Увольнение по инициативе работодателя (ст. 71, 81 ТК).

• Перевод работника по его просьбе или с его согласия в другую организацию или переход на выборную работу (ст. 72.1 ТК).

• Отказ сотрудника работать в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности или подчиненности компании, ее реорганизацией или изменением типа государственного (муниципального) учреждения (ст. 75 ТК).

• Отказ работника перейти на работу в другую местность вместе с работодателем (ч. 1 ст. 72.1 ТК).

• Отказ сотрудника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или если у работодателя нет такой работы (ч. 3, 4 ст. 73 ТК).

• Отказ работника продолжать работу в связи с изменениями условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК).

• Обстоятельства, на которые стороны не могут повлиять (ст. 83 ТК).

• Нарушение правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжать работу (ст. 84 ТК).

В Трудовом кодексе также даются дополнительные основания, которые разрешено использовать при увольнении таких работников:

• руководитель организации (ст. 278 ТК);

• работник, который работает по совместительству (ст. 288 ТК);

• надомник (ст. 312 ТК);

• педагогический работник (ст. 336 ТК);

• сотрудник, чей работодатель — физлицо (ст. 307 ТК);

• работник религиозной организации (ч. 1 ст. 347 ТК);

• профессиональный спортсмен (ст. 348.11 ТК);

• дистанционный работник (ст. 312.8 ТК).

Ответственность за правильное оформление трудовых книжек в первую очередь несет работодатель. Если нарушение трудового законодательства допущено по вине уполномоченного сотрудника, то к нему применяются меры наказания в виде предупреждения, дисциплинарного взыскания или штрафа (ст. 192 ТК, ст. 5.27 КоАП). 

Заполнять трудовую книжку обычно поручают кадровику или другому сотруднику, который отвечает за документы компании. При оформлении записи нужно соблюдать правила, установленные трудовым законодательством.

• Графа 1 — номер записи. Каждая новая запись идет по порядку — строго под предыдущей. Пропускать строки или оставлять пустые места в разделе нельзя.

• Графа 2 — дата увольнения. Здесь указывают дату расторжения трудовых отношений с работником. 

• Графа 3 — сведения о работе. В этом столбце пишут причину прекращения работы и указывают норму закона, на основании которой оформлено увольнение. 

• Графа 4 — реквизиты документа-основания. Здесь прописывают дату и номер приказа об увольнении. Приказ можно оформить на стандартной форме Т-8 или внутреннем бланке, который компания утвердила для кадровых документов.

При внесении записи об увольнении важно указать не только причину прекращения работы, но и точную ссылку на статью Трудового кодекса или другого закона, на основании которого оформлено увольнение.

Некорректными считаются такие варианты записей:

• «Уволен по собственному желанию» — нет ссылки на закон;

• «Уволен по п. 3 ст. 77 ТК РФ» — использованы сокращения;

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника» — формулировка указана не полностью.

Правильно запись оформляют так:

• «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Дату увольнения изначально указывают в кадровом приказе, а затем ее необходимо перенести в трудовую книжку. 

Как определить дату увольнения:

• При стандартном увольнении с двухнедельной отработкой — последний рабочий день работника. 

• При выходе из отпуска с последующим увольнением — последний день отпуска. 

• При увольнении по соглашению сторон — последний рабочий день сотрудника, согласованный сторонами. 

Дата увольнения считается рабочим днем, если сотрудник работал по графику и не было оснований не работать (например, находился в отпуске). За этот день работнику должны начислить и выплатить зарплату. 

Есть несколько вариантов записи об увольнении по собственному желанию. 

Обратимся к нормам трудового законодательства:

1. В ст. 77 ТК используются такие определения: «прекращение трудового договора», «расторжение трудового договора».

2. Дословное название ст. 80 ТК звучит так: «Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)». 

3. Название главы 13 ТК — «Прекращение трудового договора».

Разные формулировки в Трудовом кодексе дают право использовать несколько вариантов записи, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Основание во всех случаях будет одинаковым:

• «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». 

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Скачать образец записи об увольнении по инициативе работника

Трудовой договор может быть расторгнут в любое время по взаимному согласию руководства и сотрудника организации (ст. 78 ТК). 

В ст. 77 и 78 ТК используются формулировки «расторжение трудового договора» и «прекращение трудового договора». В трудовой книжке запись об увольнении по соглашению сторон может выглядеть так:

• «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». 

• «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». 

Обычно инициатором увольнения по соглашению выступает одна из сторон: например, работнику может поступить такое предложение от работодателя. 

Скачать образец записи об увольнении по соглашению сторон

Прогулы работника считаются грубым нарушением трудовых обязанностей. Если сотрудник не выходит на работу без уважительной причины, то работодатель вправе прекратить с ним трудовые отношения по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК. 

При увольнении работника за прогул в трудовую книжку вносится запись на основании п. 4 ч. 1 ст. 77 и пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК. Как правильно сформулировать:

• «Уволен по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». 

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

• Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». 

Скачать образец записи об увольнении за прогул

Сокращение штата работников — обычная практика в организациях и у ИП, когда компания не справляется с кризисом, терпит убытки или больше не нуждается в определенных должностях. 

Основанием для записи в трудовую будет п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК — эта же норма является основанием для сокращения численности работников. Специалисту по кадрам или другому уполномоченному лицу следует использовать точные формулировки:

• «Уволен по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Скачать образец записи об увольнении по сокращению штата

Выход на пенсию относится к случаям увольнения, когда работник уходит по собственной инициативе. В трудовой делают запись по основанию п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК. Но есть специфичные случаи, о которых — ниже. 

При увольнении на пенсию нужно указать не только общее основание, но и причину, почему стороны разрывают трудовые отношения. Допускается вариативность записи:

1. «Уволен по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

2. «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

3. «Трудовой договор прекращен по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». 

4. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». 

Уволиться в связи с выходом на пенсию можно только один раз. Если такая запись уже была сделана в трудовой книжке, при следующем увольнении это основание больше не используется — в дальнейшем расторжение договора оформляют, как правило, по собственному желанию с соблюдением обычного срока предупреждения — за две недели до ухода (письма Роструда от 01.06.2021 № ПГ/16760-6-1 и Минтруда от 24.03.2025 № 14-6/ООГ-1502).

Пенсионер и работодатель также могут прекратить трудовые отношения по соглашению сторон. В этом случае дату ухода и условия увольнения они определяют самостоятельно, без обязательной отработки.

Если инициатором выступает работодатель, увольнение пенсионера возможно только на законных основаниях — например, при сокращении должности или за серьезные нарушения трудовой дисциплины (ст. 81 ТК).

Скачать образец записи при увольнении на пенсию

При заполнении трудовой книжки кадровому сотруднику важно внимательно проверять все данные. В документе не допускаются помарки и исправления. 

Информацию об увольнении вносят в раздел «Сведения о работе». Если после оформления выяснилось, что в записи есть ошибка — например, неправильно указана дата, причина увольнения или реквизиты приказа, — исправление делают по специальному порядку. Для этого неверную запись сначала признают недействительной, а затем ниже вносят правильные сведения новой строкой.

Корректировки нужно оформить следующим образом:

• В графе 1 поставить следующий номер записи.

• В графе 2 указать дату, когда внесено исправление.

• В графе 3 написать: «Запись за № ___ недействительна», после чего привести правильную формулировку.

• В графе 4 указать дату и номер документа, на основании которого внесены верные сведения.

Иногда ошибочную запись не исправляют, а просто отменяют. Тогда заполняют только первые три графы. Четвертую графу оставляют пустой, потому что новая запись об увольнении не оформляется и нет необходимости указывать документ-основание.