ЭТрН стали обязательными с 1 сентября: как защитить расходы на перевозку, если пришлось использовать бумагу

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы, включая транспортную накладную, стали обязательными. Поэтому просто выбрать бумажную накладную потому, что компании так удобнее, уже нельзя — бумажная форма допустима только в установленных случаях.

Сама по себе ошибка в форме документа еще не означает автоматически, что перевозки не было и расходы фиктивные, пояснила «Клерку» руководитель бухгалтерской службы TaxSmart Лоскутова Мария.

«Для налога на прибыль действует общий принцип ст. 252 НК: расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Поэтому при споре я бы собирала доказательства не вокруг одной накладной, а вокруг реальности всей перевозки», — отметила она.

Что должно быть в таком комплекте:

• договор с перевозчиком;

• заявка на перевозку;

• бумажная транспортная накладная, если ее оформление было допустимо;

• акт или УПД;

• счет;

• платежные документы;

• документы, которые связывают перевозку с конкретным товаром и хозяйственной деятельностью компании: накладные на товар, складские документы, документы о приемке груза, переписка с перевозчиком.

Если инспектор требует именно ЭТрН и ставит под сомнение расходы только из-за ее отсутствия, Лоскутова рекомендует выяснить, имела ли компания законное основание использовать бумагу. Если да — его нужно подтвердить, и представить весь комплект документов по операции.

При техническом сбое лучше сохранить сообщения оператора ЭДО о недоступности системы, скриншоты с датой и временем, обращения в техническую поддержку и номера заявок, переписку с перевозчиком, системные журналы и внутренний акт о сбое. То есть должно быть видно не просто заявление компании «у нас не работало», а объективные следы технической проблемы.

«Наличие у компании технической возможности работать с ЭТрН, но сознательный выбор бумаги без предусмотренного основания — плохая позиция. Это не делает перевозку автоматически фиктивной, если она действительно состоялась, но создает ненужный вопрос для проверяющих: почему обязательный порядок оформления документов был проигнорирован?», — подчеркнула эксперт.

В 2026 году она рекомендует использовать ЭТрН как основной вариант, а бумагу — как исключение. А если пришлось использовать бумажный документ – сохранить доказательства того, почему это было допустимо, и максимально полно подтвердить саму перевозку другими документами.

Тогда спор будет идти не вокруг одного отсутствующего файла, а вокруг реальности хозяйственной операции в целом.

Ранее представитель ФНС разъяснил, что расходы на перевозку можно учесть без ЭТрН.