Как обосновать расходы на ОСНО и УСН, чтобы не нарваться на претензии налоговиков

На общем режиме налогообложения компании и ИП платят налог на прибыль. С 2025 года его размер составляет 25%. Прибыль представляет собой разницу между доходами и расходами. Законный способ уменьшения налоговой нагрузки — признание расходов по максимуму. Но чтобы у налоговой не возникало претензий к компании, расходы нужно грамотно обосновать. При УСН признание расходов имеет место для варианта «Доходы минус расходы» с уплатой налога в размере 15%.

Расходы на общей системе налогообложения делятся на две группы:

• расходы, связанные с производством и реализацией;

• внереализационные.

Но затраты для целей налогообложения можно признать не во всех случаях. Для принятия к вычету необходимо соблюдение двух условий:

• есть документы, подтверждающие затраты;

• расходы должны быть связаны с деятельностью компании или ИП и приносить или иметь возможность приносить прибыль в будущем.

Иначе ФНС посчитает затраты необоснованными и откажет в вычете по ним. 

Большая часть расходов компании относится к производственным, это:

• материальные издержки;

• амортизация основных средств и нематериальных активов;

• затраты на оплату труда;

• прочие затраты (ст. 264 НК). 

Прочие затраты очень разнообразны, это:

• расходы на командировки;

• оплата услуг аудиторов и юристов;

• расходы на обучение персонала;

• на рекламу и т.п.

В бухучете производственные расходы учитывают на счете 90.2.

Эта группа расходов напрямую с деятельностью компании не связана. О внереализационных расходах говориться в статье 265 НК, это:

• затраты по судебным спорам;

• проценты, уплаченные по кредитам;

• комиссии банков;

• налоги и авансы по налогам;

• расходы на содержание имущества, переданного в аренду;

• санкции по договорам с контрагентами;

• отрицательные курсовые разницы;

• прочие внереализационные расходы, целесообразность которых компания может обосновать — убытки от простоев и безнадежных долгов, потери и недостачи от стихийных бедствий и другие.

В бухучете эта группа расходов отражается на счете 91.2.

Кроме того, существует ряд расходов, которые нельзя списывать на базу по налогу на прибыль в полной мере. Для них в налоговом кодексе заданы нормативы:

• Расходы на рекламу. Издержки на вывески, рекламу в СМИ, расходы на проведение ярмарок разрешено полностью включать в расходы, принимаемые для целей налогообложения (п. 4 ст. 264 НК). Прочие затраты на рекламу, не перечисленные в этом пункте, а также расходы на призы для победителей лотерей и розыгрышей, нормируются. Списывать в расходы разрешено только сумму не более 1% доходов от реализации за год.

• Потери. Сырье и запасы в процессе доставки или хранения подвержены физическому воздействию: жидкости испаряются, сыпучие материалы в зависимости от влажности могут менять вес. Но списать потери от подобного воздействия разрешается лишь в пределах естественной убыли. Иначе ФНС сочтет расходы необоснованными.

• Представительские расходы. При частых встречах с бизнес-партнерами, особенно представителями иностранных компаний, статья представительских расходов будет значительной. Но принять их в качестве расходов для целей налогообложения разрешено в размере не более 4% от издержек на оплату труда отчетного периода.

• Расходы по ДМС. Дополнительная медстраховка — хороший способ привлечь в компанию новых работников. Но нужно учитывать, что такие расходы нормируются и принять их к вычету для целей налогообложения можно в размере не более 6% от расходов на зарплату.

Подписывайтесь на авторский телеграмм-канал эксперта-практика Оксаны Баркаловой

Говорим про налоги, обсуждаем законы, разбираем судебную практику!

Подписаться

Кроме деления расходов на две большие группы, признаются они также двумя методами.

1. Метод начисления. Его могут применять все налогоплательщики на ОСНО. Момент признания расходов при этом методе зависит от отношения к конкретной группе. Например, при закупке материалов у поставщика, расходы на его приобретение признаются при отпуске сырья в производство. А издержки по зарплате признают в момент ее начисления каждый месяц, а не в момент выплаты. Такие же правила установлены для амортизации. Затраты по услугам признают на дату подписания акта.

Метод начисления не привязан к движению денежных средств. Бывают случаи, когда величина признанных затрат велика, но оплаты по ним еще не было.

Порядок признания внереализационных расходов установлен пунктом 7 статьи 272 НК. 

2. Кассовый метод. Он доступен для применения ограниченному кругу экономических субъектов (п. 1 ст. 273 НК): 

• организация не относится к микрофинансовым и кредитным учреждениям;

• не добывает углеводороды в море;

• не является контролирующим лицом иностранных компаний;

• за предшествующие четыре квартала в среднем выручка субъекта составляла менее 1 млн руб. за квартал (превышение лимита грозит уходом с кассового метода и пересчетом налога на прибыль методом начисления).

Кассовый метод, в отличие от метода начисления, завязан на движении денежных средств. То есть затраты признаются в момент перечисления денег с расчетного счета или оплаты из кассы. В пункте 3 статьи 273 НК приведен список расходов, признаваемых в особом порядке при кассовом методе. Например, материальные расходы принимают к вычету в момент передачи в производство. А затраты по заработной плате учитывают в день ее выплаты, а не в день начисления.

В Налоговом кодексе к расходам на УСН предъявляются довольно строгие требования:

1. Перечень затрат, которые можно принять к вычету при УСН, жестко ограничен (п. 1 ст. 346.16 НК). Если в этом пункте вид расхода отсутствует, то и уменьшить налоговую базу на него нельзя.

2. Принимаются к вычету только расходы, по которым прошла оплата. Организации и ИП на УСН могут учитывать доходы и расходы только используя кассовый метод. Поэтому затраты для целей налогообложения признаются после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). 

Расходы за покупные товары признаются по мере их продажи (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).

Предоплату (аванс) в расходы включать нельзя. Затраты должны быть фактически понесены, а не только оплачены: например, услуги оказаны, материалы фактически поставлены на склад (письмо Минфина от 03.04.2015 № 03-11-11/18801).

3. Расходы при УСН должны быть — обоснованными (то есть экономически оправданными, с оценкой в денежной форме), подтвержденными документами, для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК).

4. Некоторые виды затрат признаются по правилам, предусмотренным для ОСНО — например, расходы на рекламу (могут быть нормируемыми, п. 4 ст. 264 НК), расходы в виде процентов по долговым обязательствам и другие. Но представительские расходы на УСН для вычета принять нельзя — они отсутствуют в перечне п. 1 ст. 346.16 НК.

Чтобы уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль или налогу на УСН на произведенные расходы, последние должны удовлетворять ряду требований, прописанных в НК. Если хотя бы одно из условий не выполняется, у ФНС будут претензии, что приведет к доначислению налога.

Учитывайте и обосновывайте расходы правильно! Чтобы не допускать ошибок, приходите на практический курс «Главный бухгалтер коммерческого предприятия». Минимум теории и максимум практики!

Читайте также:

• Как составить идеальную учетную политику на 2025 год: инструкция для бухгалтера.

• Памятка: ответственность и риски для главного бухгалтера.

• Какие ошибки чаще всего допускают в годовой бухгалтерской отчетности: чек-лист для бухгалтера.

Главный бухгалтер коммерческого предприятия

Для людей работающих и знакомых с бухгалтерским и налоговым учетом, но имеющие пробелы в знаниях, не видящих полную картинку

Принять участие

Реклама: ООО «Клуб бухгалтеров», ИНН 5406760731, erid: 2W5zFGMMTex