Разбираем восемь популярных заблуждений, которые мешают компаниям перейти на КЭДО — и показываем, как в реальности работает система стандартная система КЭДО.
1. «У КЭДО отсутствует законодательная база»
На деле все наоборот: КЭДО полностью регламентирован в законодательной базе следующими законами:
для всех сотрудников — ТК ст. 22.1–22.3, регламентирующие электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
дистанционных сотрудников — ТК ст. 312.1–312.9, регламентирующий дистанционную занятость;
о работе с электронными подписями — 63‑ФЗ от 06.04.2011.
Факт: суды, налоговая и трудовая инспекция принимают электронные документы. Сейчас любой сервис КЭДО поддерживает все типы ЭП, позволяя гибко выбирать — какая подпись уместна в каждом сценарии.
2. «Кадровый учет на бумаге надежнее, т.к. КЭДО — это рай для злоумышленников»
По статистике, до 5% бумажных документов организации теряется по самым разным причинам: например, пропали из архива или потерял курьер. Электронные документы хранятся в вашей базе 1С, в рамках вашего контура и доступны без зависимости от доступности внешней сети. В случае необходимости, их всегда можно распечатать с нужной визуализацией и просмотреть историю их подписания.
Это интересно: EmplDocs, в версии локальной установки, не зависит от сторонних поставщиков услуг и хранилищ — все контролируется с ваших собственных серверов.
3. «Сотрудники не смогут научиться работать с КЭДО — сложно и долго разбираться»
КЭДО не просто предлагает удобный интерфейс — еще на этапе проекта команда внедрения обучает сотрудников работе в КЭДО и сопровождает их инструкциями по работе с продуктом, чтобы переход на цифровой документооборот прошел легко. Мы понимаем, что сопротивление новым процессам — естественная реакция, поэтому особенно важно заранее донести до сотрудников, какие преимущества дает КЭДО.
Это интересно: например, с EmplDocs сотрудник сможет подать заявление на отпуск всего за пару минут с помощью ИИ-ассистента, без поисков нужных людей для согласования, или запросить справку без ожидания и визитов в отдел кадров — все делается онлайн, прямо из личного кабинета.
Это не просто цифровизация — это реальная экономия времени и комфорт для каждого.
В КЭДО даже рядовой специалист может сам настроить процесс подписания или согласования с помощью встроенных инструментов. А если персонал испытывает сложности в работе, то есть техническая поддержка, которая всегда готова помочь.
4. «КЭДО вытеснит кадровых специалистов с рабочих мест»
Для кадровых работников первостепенным вопросом является не экономическая эффективность внедрения новых технологий, а профессиональные опасения. Многие специалисты боятся, что системы электронного документооборота полностью заменят их, аналогично тому, как искусственный интеллект постепенно вытесняет программистов. Однако КЭДО не подменяет собой сотрудников, а лишь модернизирует процессы кадрового учета, делая их более простыми и оперативными, что в конечном итоге высвобождает время специалистов от рутинных операций.
Благодаря внедрению КЭДО кадры получают возможность концентрироваться на нестандартных задачах, требующих аналитического подхода и принятия ответственных решений. Специалисты, совмещающие кадровое делопроизводство и HR-функции, смогут уделять больше внимания развитию корпоративных коммуникаций, повышению продуктивности персонала, построению систем мотивации, укреплению лояльности сотрудников, а также организацией обучения и развития коллектива.
Это интересно: EmplDocs есть не только инструменты КЭДО, но и решения для работы с персоналом. Например, HR-модуль «Обратная связь» позволяет сотрудникам запрашивать мнения и комментарии о своей работе у коллег, а модуль «Таланты» помогает определить потенциал сотрудника и оценить его эффективность, чтобы компания могла развивать сильные стороны команды и принимать взвешенные кадровые решения.
5. «КЭДО нарушает закон о хранении персональных данных»
Многие организации с осторожностью относятся к размещению кадровой документации и внутренней информации на сторонних платформах электронного документооборота. Основная причина такой позиции — риски несанкционированного доступа к конфиденциальным сведениям и последующие значительные штрафы за несоблюдение требований законодательства о защите персональных данных.
Для минимизации правовых рисков при использовании облачных решений КЭДО организациям необходимо выполнить два ключевых требования: получить добровольное согласие работников на обработку их личной информации и заключить лицензионное соглашение с поставщиком программного обеспечения. Дополнительно рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте «О внедрении системы электронного документооборота» регламент работы с персональными данными сотрудников.
Важно знать: в версии локальной установки данные в КЭДО (в частности, ПД сотрудников) находятся в контуре компании, поэтому вам не требуется запрашивать согласие на обработку персональных данных сотрудников на сторонних ресурсах, что повышает лояльность сотрудников к использованию КЭДО.
6. «В электронных документах нельзя исправить ошибки»
Задним числом внести изменения в уже подписанный электронный документ нельзя — как и в бумажный с подписью, — вероятность ошибки в КЭДО значительно ниже. Все благодаря тому, что система работает с актуальными шаблонами, автоматом подставляет кадровые данные и исключает ручной ввод.
Кроме того, внедрение КЭДО можно начать с простых и рутинных процессов (например, отпусков или заявлений), где риск ошибки минимален — это снижает барьер входа и позволяет сотрудникам привыкнуть к новому формату.
7. «Сотрудники откажутся»
На практике 95% сотрудников легко принимают переход на КЭДО — особенно когда им заранее разъясняют, что система безопасна, регулируется Трудовым кодексом (в том числе статьями 22, 312.1 и 312.2), а юридическая значимость подписей обеспечивается с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Внедрение проходит проще: обычно вендор предоставляет полный набор инструментов поддержки — от пошаговых инструкций и базы знаний до обучающих вебинаров, консультаций и собственного портала с документацией. Это снижает нагрузку на HR и делает адаптацию сотрудников быстрой и бесконфликтной.
Все готово для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Записаться на демо:
8. «Это дорого»
Нет, наоборот, эффект экономии затрат наблюдается со временем. С КЭДО вы экономите на всем: бумаге, архивах, расходниках, пересылке, оптимизации трудозатрат кадрового отдела. Уже в первый год проект себя окупает, в крупных компаниях оптимизация затрат в год составляет около 1 млн. рублей экономии.
Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFG5839r
Начать дискуссию