ТОП–10 систем КЭДО в 2026 году: рейтинг решений для автоматизации КДП

Ниже подготовили рейтинг КЭДО 2026, который поможет сориентироваться на перенасыщенном рынке и выбрать решение, подходящее под ваши задачи.

КЭДО сегодня — это не просто способ заменить бумагу на электронный архив. Это основа сквозных кадровых процессов: от приема сотрудника и подписания трудового договора до отпусков, переводов, командировок и увольнения. Система связывает в единую цепочку кадровые события, маршруты согласования, электронные подписи, архив и личный кабинет сотрудника, обеспечивая управляемость, контроль сроков и юридическую значимость каждого документа.

На заметку: легитимность КЭДО строго регулируется законами № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 377-ФЗ, № 152-ФЗ и Трудовым кодексом. Юридическую значимость гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Профессиональная система КЭДО — это цифровая экосистема взаимодействия с отделом кадров. Она позволяет автоматизировать движение документов в КДП в соответствии с кадровыми событиями, решать задачи, контролировать сроки и хранить данные в защищенном контуре.

Почему кадровые службы переходят на КЭДО на практике:

• Снижение операционной нагрузки. Автоматическое формирование документов и заполнение данных из учетной системы (1С) сокращают ручной труд и количество рутинных операций.

• Сокращение сроков оформления. Приказы, допсоглашения и заявления подписываются за часы, а не за дни, без физического перемещения документов.

• Контроль и управляемость. Система отслеживает статусы, дедлайны и ответственных, что снижает риск просрочек и потери документов.

• Юридическая и регуляторная безопасность. Электронные подписи, архив и защищенный контур хранения позволяют соответствовать требованиям ТК и 152-ФЗ.

• Интеграция с 1С. Работа в привычной учетной среде без дублирования данных и разрыва процессов.

Совет: даже базовые функции КЭДО должны соответствовать законам РФ. При выборе решения  – оцените безопасность и хранение данных. Система поддерживает усиленную квалифицированную ЭЦП (УКЭП)? Где хранятся данные: на сервере компании или в облаке? Как обеспечена защита персональных данных (ПДн)? Есть ли архивирование и поиск документов с юридической значимостью?

Вопрос к вендору: «Какие сертификаты безопасности есть у системы и как реализована защита ПДн?»

Составили обзор сервисов КЭДО, оценив функциональность от 1 до 5 по типовым сценариям (да — 1 балл, нет — 0 баллов).

Таблица сравнения КЭДО по параметрам:

Российская платформа кадрового электронного документооборота, закрывающая полный цикл КДП в едином контуре с учетными системами 1С. Решение ориентировано на компании, которым важны не только юридически значимые электронные документы, но и сквозная автоматизация кадровых процессов, высокая безопасность ПДн и отсутствие разрыва между КЭДО и учетной системой. Ключевая особенность EmplDocs — бесшовная интеграция с 1С. 

Функциональные возможности:

• работа в среде 1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:ЗГУ, 1С:Бухгалтерия 8 с двусторонним обменом данными;

• автоматизация полного жизненного цикла кадровых документов: прием, переводы, отпуска, командировки, увольнение, дополнительные соглашения, приказы, ознакомления;

• поддержка всех видов электронных подписей, включая УКЭП и подписание через Госключ;

• личный кабинет сотрудника для подачи заявлений, подписания документов, получения справок и уведомлений;

• ИИ-ассистент для кадровиков и сотрудников, интеллектуальное распознавание и классификация документов (OCR);

• электронный архив с юридически значимым хранением, поиском и контролем сроков;

• модуль «Портал кандидата» для удаленного оформления и подписания документов при приеме на работу;

• гибкая настройка маршрутов согласования, ролей и прав доступа;

Плюсы: бесшовная интеграция с 1С без дублирования данных, полная функциональность КЭДО enterprise-уровня, высокая безопасность, возможность кастомизации под процессы компании и развертывания в собственном ИТ-контуре.

Ограничения: стоимость для малого бизнеса может быть высокой, подключение и настройка требуют участия ИТ-специалистов и времени;

Платформенное решение для кадрового электронного документооборота на базе BPM и ECM. Подходит компаниям, которым важно не только перевести кадровые документы в электронный вид, но и выстроить сквозные бизнес-процессы вокруг них.

Функциональные возможности:

• автоматизация кадровых процессов: прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки, изменения условий труда;

• настройка маршрутов согласования и подписания документов с использованием усиленной и неквалифицированной ЭП;

• электронный архив кадровых документов с классификацией, версиями, поиском и контролем сроков хранения;

• личные кабинеты сотрудников и руководителей для подачи заявлений, ознакомления и подписания документов;

• no-code / low-code конструктор процессов, позволяющий настраивать логику КДП без программирования;

• интеграция с 1С и другими учетными системами для обмена данными по сотрудникам и кадровым событиям;

• инструменты управления задачами, SLA и контролем исполнения в рамках кадровых процессов;

• поддержка on-premise и облачного размещения, разграничение прав доступа и средства защиты ПДн.

• поддержка размещения on-premise в контуре заказчика и соответствие требованиям по защите персональных данных.

Плюсы: универсальная BPM/ECM-платформа, позволяющая объединить КЭДО, согласование документов и автоматизацию смежных HR- и управленческих процессов в едином контуре.

Ограничения: требует навыков работы с BPM/ECM-платформой для настройки процессов; внедрение и адаптация под уникальные процессы могут занять время.

Облачная система КЭДО, ориентированная на быстрый запуск и покрытие базовых кадровых процессов: подписание документов, личный кабинет сотрудника, типовые маршруты согласования. Подходит для малого и среднего бизнеса без сложных регламентов.

Функциональные возможности:

• электронное подписание кадровых документов (УКЭП, НЭП);

• личный кабинет сотрудника для ознакомления и подписания;

• типовые маршруты согласования приказов и заявлений;

• электронный архив кадровых документов;

• базовые шаблоны документов КДП;

• интеграция с 1С по основным кадровым данным;

• уведомления и контроль статусов подписания;

• облачное размещение и веб-доступ.

Плюсы: быстрый старт, понятный интерфейс, минимальные требования к ИТ-инфраструктуре.

Ограничения: ограниченная гибкость настройки бизнес-процессов и интеграций, сложности при масштабировании и автоматизации нетиповых сценариев КДП.

Система КЭДО от холдинга VK, ориентированная на быстрый старт и типовые кадровые процессы. Решение особенно удобно для компаний, которые ценят мобильный доступ и облачное управление без сложной ИТ-инфраструктуры.

Возможности платформы:

• оформление и подписание кадровых документов в электронном виде (приказы, заявления, допсоглашения);

• мобильное приложение для сотрудников и руководителей: подача заявлений, согласование и ознакомление с документами «на ходу»;

• личный кабинет сотрудника с доступом к справкам, отпускам, командировкам и уведомлениям;

• маршруты согласования и подписание документов с использованием электронной подписи (УКЭП и НЭП);

• базовый электронный архив с хранением и поиском кадровых документов;

• интеграция с учетными системами для синхронизации основных кадровых данных;

• уведомления о статусе документов, контроль сроков согласования;

• облачная масштабируемость и централизованное администрирование без необходимости локального сервера.

Плюсы: облачная архитектура, мобильный доступ, быстрый старт внедрения.

Ограничения: ограниченные возможности кастомизации процессов, «коробочный» функционал, который может не подходить для крупных корпоративных сценариев.

Модульная система КЭДО, входящая в экосистему Directum, ориентированная на компании среднего и крупного бизнеса. Решение подходит для организаций, которым важна гибкость настроек и возможность автоматизировать как стандартные, так и нестандартные кадровые процессы без программирования.

Возможности платформы:

• формирование, согласование и подписание кадровых документов в электронном виде (приказы, заявления, допсоглашения);

• поддержка усиленной и квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для юридической значимости документов;

• личный кабинет сотрудника и руководителя для подачи заявлений, ознакомления и подписания документов;

• no-code / low-code конструктор маршрутов согласования и бизнес-процессов, позволяющий адаптировать систему под уникальные процессы компании;

• автоматический контроль сроков исполнения и уведомления ответственных лиц;

• электронный архив с классификацией, поиском, версиями документов и соблюдением требований по хранению;

• интеграция с 1С и другими учетными системами для синхронизации кадровых данных;

• управление ролями, правами доступа и разграничение полномочий внутри кадровой службы;

• инструменты для отчетности и анализа KPI по кадровым процессам;

• облачное и on-premise размещение, обеспечивающее гибкость ИТ-инфраструктуры.

Плюсы: высокая гибкость и адаптивность процессов, возможность без программной настройки, модуль интеграции с 1С и корпоративными системами.

Ограничения: внедрение требует времени и понимания структуры бизнес-процессов; базовый функционал без доработок может быть избыточен для малого бизнеса.

Система КЭДО, ориентированная на работу в экосистеме СБИС и интеграцию с государственными сервисами. Решение подходит компаниям, которым важны соответствие нормативам, юридическая значимость документов и автоматизация стандартных кадровых процессов.

Возможности платформы:

• оформление, согласование и подписание кадровых документов в электронном виде (приказы, заявления, допсоглашения);

• поддержка усиленной и квалифицированной электронной подписи (УКЭП) с юридической значимостью;

• личный кабинет сотрудника и руководителя для подачи заявлений, ознакомления и подписания документов;

• интеграция с государственными системами (ФНС, ПФР, Росстат) для автоматизации отчетности и обмена данными;

• электронный архив кадровых документов с контролем сроков хранения, поиском и версионностью;

• автоматизация стандартных кадровых процессов: прием, переводы, отпуска, командировки, увольнения;

• контроль исполнения задач и уведомления ответственных, SLA по кадровым процессам;

• возможность настройки ролей и прав доступа внутри компании;

• модуль «Портал сотрудника» для удаленной работы и подачи заявлений;

• облачная и гибкая архитектура, возможность интеграции с учетными системами, включая 1С.

Плюсы: собственный удостоверяющий центр (УЦ), актуальная нормативная база, интеграция с госуслугами.

Ограничения: ограниченные возможности для гибкой кастомизации сложных бизнес-процессов и нестандартных сценариев крупного бизнеса.

Облегченная система КЭДО, ориентированная на малый бизнес и компании с небольшим количеством кадровых операций. Отличается простотой внедрения и быстрым стартом работы без сложной ИТ-инфраструктуры. Особенность — возможность подписания документов через популярные мессенджеры, включая Telegram, что ускоряет процесс согласования для удаленных сотрудников.

Возможности платформы:

• создание, согласование и подписание кадровых документов в электронном виде (приказы, заявления, допсоглашения);

• поддержка электронной подписи (УКЭП и НЭП) для юридической значимости документов;

• подписание документов через мессенджеры, мобильные устройства и веб-интерфейс;

• личный кабинет сотрудника для подачи заявлений, ознакомления с документами и получения справок;

• электронный архив с поиском и хранением кадровых документов;

• типовые маршруты согласования кадровых документов;

• уведомления о статусе документов и контроль сроков подписания;

• облачное размещение, отсутствие необходимости в локальном сервере;

• базовая интеграция с учетными системами для синхронизации данных сотрудников.

Плюсы: быстрый запуск, удобство для малого бизнеса, возможность удаленного подписания документов.

Ограничения: ограниченный функционал для сложных кадровых процессов и масштабных компаний.

Система КЭДО с акцентом на безопасность данных и архивное хранение кадровых документов. Решение подходит компаниям, которым важен контроль ИТ-инфраструктуры и размещение системы на собственных серверах (on-premise).

Возможности платформы:

• оформление, согласование и подписание кадровых документов в электронном виде (приказы, заявления, допсоглашения);

• поддержка усиленной и квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для юридической значимости документов;

• личный кабинет сотрудника для подачи заявлений, ознакомления с документами и получения справок;

• безопасное хранение документов в зашифрованном архиве с контролем сроков хранения;

• автоматизация стандартных кадровых процессов: прием, переводы, отпуска, увольнения;

• контроль статусов исполнения и уведомления ответственных;

• базовая интеграция с учетными системами, включая 1С;

• возможность локального развертывания на инфраструктуре компании с полным контролем над данными;

• управление ролями и правами доступа внутри организации.

Плюсы: высокий уровень безопасности, архивное хранение, on-premise-развертывание.Ограничения: зависимость от вендора при доработках и обновлениях, ограниченные возможности функционала.

Облачное решение КЭДО для небольших и распределенных команд, ориентированное на быстрый старт и минимальные затраты на внедрение. Подходит компаниям, которым важна простота и доступность без сложной ИТ-инфраструктуры.

Возможности платформы:

• формирование, согласование и подписание базовых кадровых документов в электронном виде;

• личный кабинет сотрудника для подачи заявлений и ознакомления с документами;

• электронный архив с базовым поиском и хранением кадровых документов;

• стандартные маршруты согласования для типовых кадровых процессов;

• уведомления о статусе документов и контроль сроков;

• облачное размещение, доступ с веб-браузера и минимальные требования к ИТ;

• базовая интеграция с учетными системами для синхронизации ключевых данных сотрудников.

Плюсы: простота, низкая стоимость, быстрый старт для малого бизнеса.Ограничения: функционал ограничен базовыми процессами, подходит для компаний с минимальной сложностью КДП.

Облачная система КЭДО, разработанная с прицелом на практические задачи HR‑служб и удобство повседневной работы. Платформа с фокусом на устранение рутинных операций и обеспечение юридической значимости документов в цифровом формате.

Возможности платформы:

• оформление, согласование и подписание кадровых документов в электронном виде с использованием усиленной и квалифицированной электронной подписи;

• удобный электронный архив с управлением сроками хранения, классификацией и быстрым поиском кадровых документов;

• интеграция с 1С, SAP, БОСС‑Кадровиком и другими учетными системами для синхронизации баз данных сотрудников и событий;

• интуитивный интерфейс для кадровиков, руководителей и сотрудников, обеспечивающий быстрый доступ к подаче, согласованию и подписанию документов;

• управление сроками, этапами и статусами кадровых документов с прозрачным трекингом на всех стадиях жизненного цикла;

Плюсы: быстрое внедрение без сложной ИТ‑инфраструктуры, автоматизация типовых кадровых процессов (приказы, согласования, отпуска).

Ограничения: нет on‑premise варианта (локального развертывания), фокус на типовых сценариях.

При выборе КЭДО важно отталкиваться от масштаба вашего бизнеса и реальных задач отдела кадров. Универсального решения нет, но есть ориентиры, которые помогут сделать правильный выбор, и данный рейтинг систем КЭДО может служить примером оценки параметров КЭДО-систем. 

Для малого бизнеса:

• Не нужны тяжелые корпоративные платформы.

• В приоритете скорость внедрения, простота и низкая стоимость.

• Лучше выбирать облачные решения, которые запускаются «из коробки».

• Интерфейс должен быть понятным и без обучения.

Для среднего бизнеса:

• Появляются филиалы и потребность в интеграции с 1С или ERP.

• Важен модуль для удаленного трудоустройства кандидатов.

• Требуется мобильный доступ, чтобы сотрудники могли оформлять справки и заявления онлайн.

• Система должна обеспечивать контроль сроков, маршруты согласования и уведомления для кадровиков.

Для крупного бизнеса (1000+ сотрудников):

• Нужна Enterprise‑платформа с высокой отказоустойчивостью.

• Критичны: безопасность персональных данных, гибкая кастомизация процессов (no‑code) и сквозная автоматизация КДП.

• Если компания работает в 1С, лучшим выбором станет EmplDocs: бесшовная интеграция, возможность установки оn‑premise, единый контур с учетной системой.

Совет: определите приоритетные функции, прежде чем сравнивать системы КЭДО, что для вашего отдела кадров критично: нужно ли вам работать прямо в 1С без дублирования данных? Нужен ли личный кабинет сотрудника для заявлений, справок и отпуска онлайн?

Вопрос к вендору: «Можно ли работать сквозным процессом прямо из 1С и переносить данные автоматически в КЭДО и ЛКС?».

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• EmplDocs подходит для крупных организаций и корпораций, где важна бесшовная интеграция с 1С, сквозная автоматизация кадровых процессов и высокий уровень безопасности данных. Эта система станет логичным продолжением учетной системы, позволяя управлять всеми кадровыми операциями в едином интерфейсе — от приема на работу до приказов и отпуска, без ручного дублирования и с минимальной нагрузкой на отдел кадров за счет ИИ-агентов.

• Directum HR Pro и ELMA365 КЭДО хорошо подходят среднему и крупному бизнесу, где нужны модульность, гибкие маршруты согласования и возможности настройки бизнес-процессов. Они позволяют автоматизировать большинство кадровых операций, но работают чаще через отдельные интерфейсы, поэтому требуют некоторого обучения и настройки.

• HRLink, VK HR Tek, Saby Staff, LDM.КЭДО, EasyDocs, Nopaper — удобные решения для среднего бизнеса, где важны скорость запуска, простота интерфейса, мобильный доступ и возможность удаленного трудоустройства сотрудников с типовым функционалом. Они закрывают базовые процессы КДП и позволяют быстро организовать работу отдела кадров без сложной ИТ-инфраструктуры.

Совет: прежде чем внедрять любую систему, обязательно протестируйте демо‑версию. Убедитесь, что интерфейс удобен для вас и ваших коллег, маршруты согласования понятны, а сотрудники легко оформят заявки онлайн. Так вы точно выберете платформу, которая будет работать на ваши задачи, а не усложнять их решение.

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFKAH9t4