Переход на КЭДО: пошаговое руководство в 2025 году

Большинство HR-отделов продолжают работать с кадровыми документами в гибридном формате. Что-то ведут на бумаге, что-то — в «1С» или другой системе. Это повышает риск ошибок и увеличивает нагрузку на специалистов. КЭДО помогает выстроить прозрачный и управляемый процесс даже в компаниях с большим объемом документооборота.

В статье разберем, что важно знать об электронном кадровом документообороте в 2025 году и какие преимущества он дает бизнесу и кадровым специалистам. 

КЭДО — это обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в электронном виде. Он позволяет заменить бумажные оригиналы на цифровые с соблюдением требований законодательства и полной юридической силой.

Сотрудники устраиваются на работу, ходят в отпуска, переводятся в другие отделы или увольняются. Каждое действие имеет регламент и сопровождается подготовкой документов. Переход на КЭДО делает этот процесс простым и прозрачным.

КЭДО помогает компании:

• Уменьшить нагрузку на отдел кадров. Меньше рутинных операций — кадровым специалистам не нужно вручную печатать, сканировать и подшивать документы.

• Ускорить процессы. Подписание занимает минуты, а не растягивается на недели. Сотрудники оформляют документы удаленно без визитов в офис и потери времени. Отделу кадров не нужно координировать личные встречи или пересылки бумажных оригиналов. 

• Повысить прозрачность. В системе КЭДО видно, сколько документов подписаны, а сколько ждут согласования и какое среднее время подписания. Кадровый специалист понимает, где чаще всего возникают задержки, и может корректировать процессы.

• Снизить юридические риски. КЭДО исключает потерю документов — их нельзя случайно выбросить или испортить. Все данные хранятся в защищенном архиве. Каждый шаг от создания до подписания документа фиксируется сервисом. 

С системой КЭДО все просто. Кадровый специалист создает документ и отправляет его на подпись. Сотрудник получает уведомление. Изучает документ и нажимает «Подписать». У кадрового специалиста обновляется статус на «Подписан». Затем документ хранится в электронном архиве — его можно выгрузить в любой момент. 

Одного закона, который бы включал все аспекты кадрового электронного оборота, в России нет. Сферу КЭДО регулируют несколько нормативных актов: 

• № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»; 

• № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

• № 152-ФЗ «О персональных данных». 

Согласие на КЭДО обязательно, если:

• сотрудник уже работает в организации и его переводят на электронный обмен документами;

• кандидат устраивается в компанию после 01.01.2022 и у него был трудовой стаж до 31.12.2021.

Кроме ЛНА и согласия на КЭДО, для цифровизации кадрового документооборота понадобятся: 

• приказ о переходе на КЭДО; 

• уведомление работников;

• соглашение о применении УНЭП и ПЭП; 

• согласие на обработку ПДн. 

Скачать гайд о том, как подготовить документы к переходу на КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить гайд

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Важно: уже работающие сотрудники при желании могут отказаться от перехода. Это не будет считаться причиной для увольнения. Но на практике отказы случаются нечасто. Большинство сотрудников понимают преимущества КЭДО — меньше бумажной рутины, быстрее процессы, доступ к документам из любой точки мира. Даже если возникают сомнения, HR-специалисты и руководители могут донести выгоды перехода и развеять опасения. 

Внедрение КЭДО сегодня добровольное. Но государство активно продвигает цифровизацию. В 2024 году в эксперимент по кадровому ЭДО вошли госкомпании, внебюджетные фонды и другие организации. Высока вероятность, что в ближайшие годы КЭДО станет обязательным.

Скачать гайд по законодательной базе КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить гайд

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Почти все кадровые документы сегодня можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде. Это закреплено в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса. Например:

• трудовые договоры и допсоглашения;

• приказы о приеме, переводе, командировках, отпусках;

• графики отпусков и табели учета рабочего времени;

• штатное расписание и локальные нормативные акты;

• согласия на обработку персональных данных;

• расчетные листки и уведомления для сотрудников.

Но некоторые документы по закону все еще требуют оформлять на бумаге и подписывать лично. К ним относятся:

• приказы об увольнении;

• акты о несчастных случаях на производстве;

• журналы по охране труда.

КЭДО в организациях позволяет вести их в электронном формате, но все равно необходимо иметь бумажные оригиналы. 

Электронная подпись — это комбинация знаков и чисел, в которой зашифрована информация о подписанте. Именно она наделяет документы юридической силой и подтверждает, что в них не вносили изменения после подписания.

В кадровом документообороте используют три вида подписей.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — это пара логин-пароль или одноразовый числовой код. Ее применяют, если стороны ранее заключили соглашение о признании ПЭП аналогом собственноручной подписи. 

• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — подпись, создаваемая с помощью криптографических средств, но без квалифицированного сертификата. Имеет юридическую силу на той платформе, где ее выпустили. 

• Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — подпись, равнозначная собственноручной без каких-либо условий. Защищена наивысшим уровнем криптографической безопасности и выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

В КЭДО УКЭП, как правило, используют только руководители компании или уполномоченные лица. Для сотрудников достаточно ПЭП или УНЭП. Это избавляет организацию от лишних затрат на выпуск сверхзащищенной подписи каждому работнику.

Кадровый электронный документооборот помогает решить целый ряд проблем. 

• Ошибки при составлении и подписании документов. При бумажном документообороте могут встречаться опечатки и другие неточности. Иногда сотрудники ошибаются в процессе подписания. В КЭДО HRlink можно использовать готовые шаблоны — данные сотрудников подставляются автоматически, поэтому ошибиться невозможно. Работники не могут поставить подпись не там или пропустить ее. 

• Сложный и многоэтапный процесс согласования. Если заявление или документ должны пройти несколько этапов согласования, процесс может затянуться и превратиться в квест. В HRlink можно создавать гибкие маршруты, по которым электронный документ будет автоматически переходить от одного сотрудника к другому. 

• Штрафы из-за несвоевременного подписания. Все документы имеют правила по порядку и времени ознакомления, подписания, согласования и хранения. Риски нарушения этих регламентов повышаются в компаниях с территориально распределенной структурой.

• Потеря документов. Бумажные документы часто теряются в процессе подписания. Приходится их заново печатать и отправлять. С КЭДО все документы хранятся в электронном архиве в безопасном облаке. Они всегда под рукой, и не нужно прилагать много усилий, чтобы найти их. 

Внедрение КЭДО часто преподносят как решение всех кадровых проблем. Но при неправильном подходе «переезд» в электронный формат может увеличить расходы компании и нагрузку на отдел КДП. Чтобы КЭДО принес пользу, важно провести подготовительную работу.

1. Выберите бизнес-процессы, которые хотите автоматизировать. КЭДО помогает перевести в цифру почти все кадровые задачи — от приема сотрудников до оформления командировок.

2. Посчитайте время, которое тратите на бумажные процессы. В среднем переход на цифру ускоряет работу HR в 5 раз. 

3. Сравните затраты и выгоды. Для большинства компаний переход на КЭДО выгоден, но важно понимать экономику проекта. Оцените текущую статью расходов на бумажный документооборот: бумага, картриджи и папки, услуги почты и курьеров, время сотрудников на рутинные задачи. И узнайте потенциальную стоимость КЭДО.

Скачать калькулятор выгоды КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Скачать

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

4. Проверьте состояние IТ‑инфраструктуры. Убедитесь, что платформа КЭДО совместима с вашими учетными системами. Проведите настройку, если это необходимо. 

Определите, по каким маршрутам перемещаются документы для согласования и подписания. Выберите бизнес-процессы для переноса в КЭДО. На этом этапе важно понять, с какими трудностями сталкиваются HR, руководители и линейные сотрудники. Но проводить аудит не обязательно силами вашей команды. 

Команда HRlink поможет вам провести аудит кадрового документооборота.

Оставить заявку на аудит кадрового документооборота

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Назначьте руководителя проекта — он будет курировать внедрение и общаться с поставщиком КЭДО. Определите, кто войдет в команду и за какие задачи будет отвечать.

На основании проведенного аудита составьте документ, в котором опишите ключевые аспекты КДП. Укажите:

• какие виды документов используете;

• как проходят согласование и подписание;

• какие необходимы сроки обработки;

• каков порядок хранения данных. 

Это поможет вендору КЭДО лучше понять ваши задачи и предложить подходящие решения. Расскажите, сколько времени у вас есть на внедрение и какие процессы хотите перевести в цифру. 

Определите, что важно именно для вашей компании, перед тем как выбирать КЭДО. Ориентируйтесь на свои задачи, цели и возможности бизнеса. 

На что стоит обратить внимание:

• стоимость решения и прозрачность тарифов — без скрытых платежей и доплат;

• интеграции с уже используемыми учетными системами;

• поддержка со стороны подрядчика на всех этапах: от первой консультации до сопровождения;

• обучение сотрудников — готов ли поставщик помочь с адаптацией команды;

• качество техподдержки — наличие нескольких линий и быстрые ответы на запросы;

• интерфейс системы — удобный и понятный для всех; 

• опыт и компетенции подрядчика, и знание действующего законодательства.

Получить чек-лист проверки вендоров

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Скачать

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Внедрение КЭДО можно начать с запуска пилотной группы. Тестирование на небольшом количестве сотрудников поможет выявить узкие места и отточить процессы. Для пилота выберите работников, лояльных к изменениям. Например, из IT‑отдела.

Обучите коллектив. Начните с кадрового отдела — они первыми будут работать в системе. Такой формат позволяет быстро адаптировать сотрудников и упростить онбординг новых.

После успешного пилота приглашайте остальных работников в КЭДО. Важно, чтобы поставщик обеспечил поддержку и предоставил материалы с ответами на возможные вопросы.

Сохраните главное о процессе внедрения КЭДО — скачайте инструкцию с ключевыми параметрами системы, этапами перехода и сроками. 

Получить гайд о внедрении КЭДО

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить гайд

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFGoxGJt