Еженедельный отчёт для столичных компаний

Еженедельный отчёт для столичных компаний

С 5 октября власти столицы обязали всех ИП и организации перевести отдельные группы сотрудников на дистанционную работу. К ним относятся люди старше 65 лет, а также работники, имеющие хронические заболевания (перечень опубликовал Департамент здравоохранения г. Москвы). Плюс к этому не менее 30% сотрудников должны работать удалённо. Предприятиям необходимо предоставлять дополнительные сведения по всем этим сотрудникам. В связи с этими изменениями у многих компаний возникли вопросы относительно данного требования. В своей статье постараюсь рассмотреть наиболее подробно заполнение нового отчёта и ответственность за него.

Для столичных предприятий ввели новую еженедельную отчётность в соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ. Начиная с 12 октября 2020г. предприятия обязаны предоставлять её в мэрию. За непредставление грозят крупные штрафы, и даже могут приостановить деятельность организации. Расскажу вам как сдать новую отчётность, не нарушая закон.

В отчёте подают сведения на всех сотрудников компании или ИП, работающих на территории Москвы. Прошу обратить внимание, что отчёт предоставляется и по сотрудникам, с которыми заключён гражданско-правовой договор.

Сдаётся он в электронном виде через личный кабинет на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы mos.ru. Для этого необходимо наличие квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вопросы можно задать специалистам горячей линии по телефону 8(495)870-72-98. Также на портале mos.ru размещены ответы на ряд актуальных вопросов, можно при желании посмотреть.

Кому не надо сдавать новый отчёт

При всем этом есть организации, которым не нужно сдавать отчёт. Давайте выясним, кому повезло. Отчёт не сдают следующие организации:

  • оборонно-промышленный комплекс, авиастроение;
  • предприятия, которые входят в состав госкорпораций «Роскосмос» и «Росатом»;
  • работающие по государственному оборонному заказу;
  • электронно-техническая отрасль, которая обеспечивает деятельность указанных организаций;
  • здравоохранение и иные организации, определённые Штабом по мероприятиям по предупреждению завоза и распространения ковида в Москве.

Какие сведения должны отражаться в отчёте.

В отчёте отражается следующая информация о сотрудниках, которых перевели на удалёнку:

Также номер электронной карты «Стрелка» указывается, если такая имеется.

Первый раз сдать отчёт необходимо было до 19 октября 2020 года (изначально срок был 12 октября, но его перенесли). И так еженедельно до особого распоряжения столичных властей.

Защита персональных данных.

Перечисленные выше сведения являются персональными данными сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006).

Теперь получается эта информация необходима. Отсюда следует, что сейчас работодатели имеют право запрашивать у работников дополнительные сведения, не боясь быть оштрафованными.

Обязательно заключите с каждым сотрудником соглашение на обработку новых персональных данных, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за их несанкционированную обработку (ст. 6 № 152-ФЗот 27.07.2006).

Согласие на обработку персональных данных можно оформить двумя способами:

  • в письменной форме с собственноручной подписью сотрудника;
  • в электронном виде, подписанное электронной подписью работника.

Согласие должно быть конкретным, информативным и сознательным. Если оно оформлено на бумаге, то должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 № 152-ФЗ от 27.07.2006):

Рекомендации, если отчёт не прошел проверку

В большинстве случаев проблема легко решается при помощи несложных действий:

  • убедитесь, что все поля на первой странице отчёта (информация о работодателе) заполнены;
  • не указывайте «0» в графах, посвященных численности работников, поставьте прочерк;
  • не копируйте ИНН или ОГРН из другого документа, набирайте вручную;
  • проверьте, чтобы наименование компании было указано заглавными буквами, как в Едином госреестре юридических лиц;
  • убедитесь, что необязательные для заполнения поля из второй страницы (информация о работниках) остались просто пустыми, прочерки в них ставить категорически запрещено;
  • проследите, чтобы поля для указания телефонных номеров на второй странице отчёта были заполнены.

Надо ли сдавать отчёт для ИП без работников и ООО с одним сотрудником

Вопрос, который волнует большое количество индивидуальных предпринимателей — Должны ли они сдавать сведения о дистанционных работниках ИП, у которого в штате нет ни одного сотрудника? Однозначного мнения нет. Специалисты горячей линии дают разные ответы. Некоторые говорят, что отчёт нужен, другие — что не нужен. Я придерживаюсь мнения, что ИП не является по отношению к себе ни работником, ни работодателем, поэтому отчитываться не обязан. Но во избежание разногласий с инспекторами, лучше подстраховаться и отправить сведения.

Подобный вопрос возникает у организаций, у которых нет сотрудников, кроме директора — единственного учредителя. В последнее время специалисты горячей линии дают одинаковый ответ, что отчитываться не надо. Однако тем, кто хочет обезопасить себя от возможных разногласий с представителями власти, проще заполнить и отправить форму.

Штрафы за непредставление новой отчётности.

Как я и говорила ранее, за непредставление новых сведений о работниках или предоставление недостоверных столичные предприятия несут административную ответственность (п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-У. Получается, что штраф будут выписывать не за исполнение самого указа столичного градоначальника, не за то, что работодатель отправил или не отправил сотрудников на «удаленку», а именно за не предоставление отчёта. Для большинства предприятий это будет штрафом за отсутствие ЭЦП, которая не является обязательной по российскому законодательству

Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности:

  • для должностных лиц организаций и ИП штраф составит от 10 000 до 50 000 рублей (повторное нарушение от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификация на срок до трёх лет)
  • для организации-работодателя в размере от 100 000 до 300 000 рублей (повторное нарушение от 500 000 до 1 млн. рублей, а также приостановление деятельности до 90 дней).

Сначала режим дистанционной работы для части сотрудников столичных работодателей был установлен на период с 5 по 28 октября включительно (указ столичной мэрии от 01.10.2020 № 96-УМ). Но в итоге срок действия требования о переводе на удалённый режим работы продлили до 29 ноября 2020 года (указ от 28.10.2020 № 103-УМ). Вполне ожидаемо, что действие данного требования будет продлено и на более длительный срок. Также до 29 ноября продлевается обязанность работодателей подавать сведения о сотрудниках, переведённых на дистанционную работу.

Татьяна Андрияшкина эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге: