Экстренные шаги для восстановления бухучета: если бухгалтер исчез вместе с базой

Начните с защиты активов: исключите любую возможность хищения оставшихся средств.

• отозвать токены и подписи: свяжитесь с удостоверяющим центром и заблокируйте электронную подпись (КЭП), которая была у бухгалтера. Выпустите новую на руководителя.

• заблокировать доступ к банку: позвоните в банк, смените пароли в личном кабинете и убедитесь, что у старого сотрудника нет прав на подтверждение платежей.

• проверить почту и ЭДО: смените пароли от корпоративной почты и личных кабинетов в сервисах отчетности (Контур, СБИС и др.).

Если вы просто начнете восстанавливать учет, вы не сможете наказать виновного или оправдаться перед налоговой за задержку отчетов.

• составить акт об отсутствии документов: соберите комиссию из двух-трех сотрудников и зафиксируйте, что документов и базы нет.

• направить досудебную претензию: напишите бывшему сотруднику официальное письмо с требованием вернуть имущество компании (базу и архивы). Отправьте заказным письмом с описью вложения на его домашний адрес. Это пригодится в суде.

• уведомить налоговую: напишите в ИФНС письмо в свободной форме о пропаже документов. Это не освободит от учета, но может помочь избежать штрафов за несвоевременное представление документов по требованию.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Даже если база 1С стерта, данные о вашей деятельности остались во внешних системах.

• запросить выписки в банках: за все периоды, которые нужно восстановить. Это ваш главный источник данных о доходах, расходах и контрагентах.

• сверка с ФНС и фондами: закажите справку о состоянии расчетов с бюджетом. Вы увидите, какие налоги реально уплачены и какие отчеты сданы. С 2026 года основным документом станет единая выписка из госреестра налогоплательщиков.

• архив ЭДО: если вы работали через электронный документооборот, 80% вашей первички (счета-фактуры, УПД, акты) хранится на серверах оператора. Просто скачайте их.

Это самый трудоемкий этап. Без бумажных подтверждений налоговая не признает расходы на УСН «доходы минус расходы» или вычеты по НДС.

• разослать запросы контрагентам: попросите поставщиков и заказчиков прислать дубликаты актов и накладных. Большинство идет навстречу.

• инвентаризация: проведите реальный пересчет товаров на складе и проверьте основные средства. С 1 апреля 2025 года действует новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», теперь правила стали строже и четче. Результаты инвентаризации станут вашими «входящими остатками» для новой базы.

Когда данные собраны, их нужно занести в новую базу 1С.

• выбрать дату старта: обычно это начало текущего квартала или года.

• ввести остатки: на основании выписок и актов сверок занесите данные о долгах, деньгах на счетах и имуществе.

• ретроспективный ввод: если бухгалтер стер все за несколько лет, не всегда нужно восстанавливать каждую скрепку за 2022 год. Сфокусируйтесь на последних трех годах (период налоговой проверки). Помните, что за 2025 год мы отчитываемся уже по новому ФСБУ 4/2023.

После того как учет воссоздан, вы почти наверняка найдете расхождения с тем, что сдавалось ранее.

• сравнить данные: сопоставьте то, что получилось у вас, с данными, которые хранятся в налоговой.

• сдать корректировочные декларации: если налог был занижен — сначала доплатите его и пени, а только потом сдавайте «уточненку», чтобы избежать штрафа в 20%.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Восстановление учета стоит в 2–3 раза дороже, чем его обычное ведение. Чтобы не платить дважды, учтите моменты. 

1. облачная 1С: храните базу в облаке провайдера, а не на компьютере бухгалтера. Так вы сможете отозвать доступ одним кликом.

2. права доступа: руководитель должен иметь права администратора в 1С и личных кабинетах банков.

3. регулярные бэкапы: настройте автоматическое сохранение базы на независимый диск раз в неделю.

4. аутсорсинг: у крупных бухгалтерских компаний прописана финансовая ответственность за сохранность данных в договоре.

Если вы столкнулись с пропажей учета, не пытайтесь заставить штатных сотрудников делать это в свободное время. Они упустят текучку, а старые ошибки останутся. Лучше привлечь специалистов, например, «Мегаконсалт» на разовый проект восстановления: это быстрее, надежнее и юридически безопаснее.

Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFJYoVi8