Персонифицированные сведения о физлицах 

С 2023 года организации и ИП сдают в ФНС отчет с информацией о работниках, суммах выплат и вознаграждений за отчетный месяц. Официальное название документа — «Персонифицированные сведения о физических лицах». Он заменил действующую ранее форму СЗВ-М.

На заметку. Форму СЗВ-М заполняли по-другому: это была общая таблица с пофамильным списком работников. СЗВ-М сдавали в ПФР. В 2025 году работодатели сдают отчет ПСФл в ФНС. 

Персонифицированные сведения (ПСФл) — это данные работников-физлиц: ФИО, ИНН, СНИЛС, а также информация о денежных вознаграждениях и других выплатах. 

Отчет о ПСФл условно можно разделить на две части: информация о компании (работодателе) и данные работника (физлица). По факту сведения прописываются в специальных строках кириллицей, в каждой клетке — один символ (буква или цифра). На каждого сотрудника заполняется отдельный блок. Пример заполнения рассмотрим ниже.

Отчет в ФНС подают организации и ИП, которые перечисляли работникам деньги — облагаемые или необлагаемые страховыми взносами выплаты (зарплата, пособия от государства и т.д.).   

При этом не имеет значения, какой договор заключен с сотрудником:

• трудовой; 

• гражданско-правовой;

• авторский;

• об отчуждении исключительного права;

• о предоставлении права на использование произведений искусства, науки или литературы. 

Кроме того, персонифицированные сведения подают главы КФХ, физлица (без статуса ИП), частнопрактикующие нотариусы и адвокаты (если начисляют доходы физическим лицам). 

Исключение действует для компаний и ИП на АУСН — они не подают отчет о ПСФл в ФНС (ч. 2 ст. 18 закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ утверждены две формы документов для работодателей — РСВ и ПСФл. 

Рассмотрим, как правильно заполнить персонифицированные сведения физлиц. Отчет состоит из титульного листа и листа для заполнения информации о работнике.

Заполняем титульный лист:

1. ИНН.

2. КПП (для юрлиц).

3. Номер корректировки. Проставьте «0», если впервые направляете сведения за отчетный месяц.  

4. Код отчетного периода: соответствует номеру месяца. Например, если подаете сведения в сентябре за август 2025, то укажите «08» (отчетный месяц — август).

5. Год подачи ПСФл.

6. Код налогового органа — код вашей ИФНС. 

7. Код сдачи отчета: значение для поля «По месту нахождения (учета) (код)» выбирается из перечня, который утвержден порядком заполнения. Например, если компания  сдает персонифицированные сведения по месту нахождения, то нужно выбрать код 214.

8. Наименование организации или ФИО предпринимателя.

9. ОГРНИП (для КФХ, ИП).

10. Номер телефона.

Если сведения подает представитель, то нужно указать реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя. 

Заполните сведения о сотруднике:

1. Строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице». Не нужно заполнять при первичной отправке ПСФл.

2. Строки 020 и 030: ИНН и СНИЛС.

3. Строки 040, 050 и 060: фамилия, имя и отчество работника.

4. Строка 070: все выплаты, являющиеся объектом обложения страховыми взносами по ст. 420 НК, включая суммы, освобожденные по ст. 422 НК (например, часть матпомощи, первые 3 дня больничного и т. п.). Дивиденды, выплаты по займам/аренде и иные суммы, которые не являются объектом по ст. 420, в 070 не отражаются. 

Если в отчетном периоде не было никаких выплат работнику, то заполняются только строки 020–060.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчётности в госорганы

Подключить

Способ подачи отчета зависит от количества работников у компании или ИП.

1. Направьте в электронной форме, если сотрудников более 10.  

2. Выберите предпочтительный способ — на бумажном носителе или в электронной форме — если количество сотрудников не больше 10.

Организации направляют отчет по месту регистрации, ИП — по месту жительства. В электронном виде подать сведения можно на сайте ФНС или через сервис оператора.

Отчет сдают 25 числа каждого месяца за предыдущий отчетный месяц. Например, 25 сентября 2025 года — за август 2025 года и т. д. Если 25 число выпадает на выходной, то отправку документа следует перенести на следующий рабочий день.

Важно! Если работодатель подает расчет по страховым взносам (РСВ) за квартал, полугодие, 9 месяцев и год, то подавать ПСФл за март, июнь, сентябрь и декабрь не нужно. ФНС возьмет необходимые сведения из третьего раздела РСВ (письма от 06.03.2023 № БС‑4‑11/2593@ и от 28.03.2023 № БС‑4‑11/3700@).

В таблице показали, когда и за какие отчетные месяцы направить персонифицированные сведения физлиц в ФНС в 2025 году (с учетом переносов):

В 2025 году 25 мая выпало на воскресенье, 25 октября попадает на субботу, а 25 января 2026 года тоже — на воскресенье. Срок сдачи отчета нужно перенести на ближайший понедельник. Но учитывая, что в эти даты (27 октября и 26 января 2026 года) сдается документ за последние месяцы квартала (за сентябрь и декабрь), работодатель может не подавать сведения в октябре и январе, если сдаст РСВ за 3 квартал и по итогам 2026 года.

Специальные меры наказания за непредоставление отчета, нарушение сроков подачи или ошибки в документе — не применяются. Но ст. 126 НК устанавливает общие штрафы для налогоплательщиков за неподачу документов в ФНС — 200 руб. за каждый документ. 

Должностное лицо может получить штраф по ст. 15.6 КоАП от 300 до 500 руб. — за неподачу документов в ФНС или предоставление неполных либо искаженных сведений.

Налоговый орган может попросить уточнить информацию, если ПСФл отправлены в срок, но есть несоответствия с РСВ. 

Налоговая может вернуть отчет с ошибками или запросить пояснения. На исправление уйдет время. Чтобы не допускать ошибок, придерживайтесь простых правил:

1. Назначьте ответственного сотрудника. Если в компании большой штат, то лучше закрепить отдельного специалиста за формированием и отправкой ПСФл.

2. Заранее сверяйте ФИО, ИНН, СНИЛС, сумму выплат, чтобы потом не тратить время на исправление отчета.

3. Сверяйте данные РСВ с ежемесячной отчетностью — расхождений между ними быть не должно, иначе ФНС запросит уточнения.

4. Ведите внутренний реестр выплат сотрудникам, чтобы быстро перенести данные в отчет.

Персонифицированные сведения направляются по всем работникам, с кем заключены договоры (трудовые, ГПД и др.), даже если выплат не было в отчетном месяце. Такой отчет называется «нулевым».     

В этом случае в отчете нужно заполнить только данные работника (строки 020–060), сумма выплат не указывается. Если в отчетном месяце договор действовал хоть один день, но выплат не было, — подавать сведения нужно.

Подайте корректирующий отчет, если нашли ошибки в уже переданных персонифицированных сведениях. Например, если неверно указали данные в отчете за июль 2025 года, то подать корректирующий отчет нужно до 27 октября 2025 года, то есть до отправки РСВ за 9 месяцев. 

В отчет вносятся только сведения в отношении работников, по которым выявлены ошибки. Учтите следующие особенности: 

• Укажите номер корректировки на титульной странице.

• Если допустили ошибку в сумме выплаты, то перенесите данные работника из первичного отчета, проставьте верную сумму. Поле «Аннулировать» заполнять не нужно.

• Если указали лишнего работника, то перенесите его данные из первичного отчета и отметьте «Аннулировать». Сумму выплат не заполняйте.

• Если допустили неточности в ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника, то действуйте так: сначала перенесите ошибочные сведения из первичного отчета и проставьте отметку «Аннулировать», затем пропишите правильные данные и укажите сумму выплат.   

• Если забыли указать сотрудника в первичном отчете, подайте корректирующий документ с его данными.     

Такое уведомление работодатель может получить, если работнику присвоен ИНН, но при подаче персонифицированных сведений его не указали. В этом случае нужно отправить в ФНС корректирующий отчет. Срок — не более пяти дней. 

1. Перенесите данные сотрудника из первичного отчета и отметьте «Аннулировать». Сумму выплат заполнять не нужно.

2. Заполните данные сотрудника и ИНН, укажите сумму выплаты. Признак «Аннулировать» не заполняйте, так как вы уже это сделали на предыдущем этапе.

Одним обособленным подразделениям нужно подавать персонифицированные сведения, другим — нет.

Нужно, если у обособленного подразделения есть свой расчетный счет и работники получают выплаты и вознаграждения. 

Не нужно, если у подразделения нет расчетного счета и не идут выплаты в пользу сотрудников. В этом случае перечисляет выплаты и сдает отчет головная компания по месту учета (за своих работников и сотрудников обособленного подразделения).

Сдавать отчет нужно на директора, в том числе на директора-единственного учредителя, так как они относятся к застрахованным лицам. При этом не имеет значения, заключен ли с директором трудовой договор, были ли выплаты в его пользу в отчетном месяце или нет. Если выплат не было, то подайте нулевой отчет с данными директора: ФИО, ИНН, СНИЛС. Строку 070 «Сведения о сумме выплат…» оставьте пустой в электронной форме, в бумажной — поставьте прочерки.

Читайте также:

• Сверка книг покупок и продаж НДС.

• Индикаторы риска и проверки ККТ.

• Изменения в форматах фискальных документов с 1 сентября 2025 года.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчётности в госорганы

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFJVqU2U