Сверка книг покупок и продаж НДС

Книга покупок и книга продаж — это регистры налогового учета по НДС. Их ведут все плательщики НДС, чтобы правильно рассчитать налог и заполнить декларацию. Ведение этих книг обязательно для всех плательщиков налога, порядок их заполнения регламентирует постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Книга покупок — это регистр, в который вносят информацию о «входящих» счетах-фактурах. На основании этой книги налогоплательщик определяет сумму НДС к вычету.

В книге покупок отражают:

• счета-фактуры от поставщиков по приобретенным товарам, работам, услугам;

• счета-фактуры от поставщиком по уплаченным авансам;

• авансовые счета-фактуры при зачете ранее полученных от покупателей авансов;

• корректировочные счета-фактуры на уменьшение суммы НДС;

• таможенные декларации — по НДС, уплаченному на таможне.

Если счет-фактура не внесен в книгу покупок — вычет НДС по нему невозможен. Данные из книги покупок отражаются в разделе 8 декларации по НДС.

Книга продаж — это регистр, в который вносят все выставленные счета-фактуры. На основе этой книги налогоплательщик определяет сумму начисленного НДС.

В книгу продаж включают:

• счета-фактуры, выставленные при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг;

• счета-фактуры на полученные авансы;

• корректировочные счета-фактуры на увеличение суммы НДС;

• другие документы начисления НДС — например, сводные справки по НДС при розничных продажах или счета-фактуры, сформированные при безвозмездной передаче имущества.

Данные из книги продаж отражаются в разделе 9 декларации по НДС.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчетности в госорганы

Подключить

Сверку с контрагентами по книге продаж и книге покупок рекомендуем проводить ежеквартально перед сдачей декларации по НДС. Это позволит выявить возможные расхождения заранее и избежать претензий со стороны налоговой.

В рамках камеральной проверки налоговая автоматически сопоставляет данные из разделов 8 и 9 деклараций по НДС разных налогоплательщиков. И в случае выявления расхождений присылает требования пояснений.

Даже если вы уверены в правильности своих данных, ошибка у контрагента может повлечь претензии налоговой в ваш адрес. Поэтому сверку лучше проводить заранее, не дожидаясь требований из ИФНС.

Рассмотрим пошаговый алгоритм сверки с контрагентами:

Для проведения сверки понадобятся реестры счетов-фактур в разрезе контрагентов. Их можно сформировать в учетной программе. Для сверки книги покупок — формируем реестр по поставщикам. Для сверки книги продаж — реестр по покупателям.

В реестре должны быть указаны:

• номер и дата счета-фактуры;

• ИНН и КПП контрагента;

• общая сумма счета-фактуры и сумма НДС.

Можно отправить письма контрагентам, с которыми хотите свериться, указав в них реквизиты счетов-фактур или приложив реестр.

Образец письма контрагенту для сверки:

Или можно запросить у контрагента реестр выставленных / полученных счетов-фактур за соответствующий период.

При получении информации от контрагента проверьте:

• совпадают ли номера и даты счетов-фактур;

• совпадают ли суммы счетов-фактур, суммы и ставки НДС;

• корректно ли указан ИНН, наименования сторон;

• совпадает ли период отражения документа в декларации у вас и контрагента.

Типичные ошибки, выявляемые при сверке:

• у одной стороны счет-фактура есть, у другой — нет;

• различия в суммах или номерах и датах счета-фактуры;

• ошибка в ИНН, КПП, наименовании продавца / покупателя;

• разные даты отражения — счет-фактура учтен в декларациях за разные периоды.

При выявлении расхождений вы можете:

• запросить исправленный счет-фактуру от контрагента — если ошибка на его стороне;

• оформить корректировочный счет-фактуру — при выявлении ошибок в ваших документах;

• внести исправления в учет и налоговые регистры по НДС.

Если данные книги покупок покупателя не совпадают с книгой продаж продавца, это считается расхождением по НДС, которое может привести к налоговым рискам для обеих сторон — но чаще всего последствия наступают именно для покупателя, который заявил вычет по НДС, но не подтвердил его «зеркально» в системе.

Если при камеральной проверке обнаружится, что продавец не указал счет-фактуру в книге продаж, а покупатель отразил ее в книге покупок и заявил вычет, налоговая направит требование пояснить расхождение или сдать уточненную декларацию.

Если покупатель не докажет обоснованность отражения счета-фактуры в книге покупок, ему откажут в вычете, придется доплатить НДС, а также пени. Кроме того, за неполную уплату налога могут назначить штраф по статье 122 НК в размере от 20% до 40% от суммы неправомерного вычета.

Если продавец не отразил счет-фактуру в книге продаж, налоговая может назначить выездную проверку, а также доначислить НДС с продажи. В этом случае нарушителя также ждут пени и штраф.

В случае получения требования от ИФНС:

• Запросите у контрагента подтверждение — проведите сверку. Проще и быстрее это сделать с помощью Платформы Госотчет.

• Отправьте пояснение в ИФНС с приложением документов.

• Подайте уточненную декларацию, если ошибка действительно на вашей стороне.

В заключение несколько советов, как минимизировать риски доначисления НДС:

1. Регулярно проводите сверку счетов-фактур с контрагентами — особенно перед сдачей декларации.

2. Проверяйте статус контрагента: не исключен ли из ЕГРЮЛ, не является ли «фирмой-однодневкой» и т. д.

3. Храните документы по сделкам: договоры, акты, счета-фактуры, накладные.

4. Отвечайте на требования ИФНС вовремя, прикладывая необходимые документы в подтверждение вычета.

Формируйте и сдавайте отчетность во все контролирующие органы с помощью Платформы Госотчет. В сервисе есть автоматическая проверка отчетности на ошибки: если что-то заполнено некорректно, на полях после проверки появятся подсказки с пояснениями. С помощью Платформы Госотчет также можно провести сверку с налоговой по ЕНС и сверку с контрагентами по НДС.

Читайте также:

• Отчетность за 2 квартал 2025 года: памятка для организаций и ИП.

• Обязательный ЭДО экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года.

• Маркировка товарных групп в мае–июле: ключевые даты, контроль и статистика нарушений.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчетности в госорганы

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHBmY64