Самое главное:
ФНС рекомендует начать переход заранее, чтобы настроить бизнес-процессы, наладить документооборот и адаптировать бухгалтеров.
Бумажные первичные документы сохраняются, обязательство касается только электронного формата.
УПД объединяет в себе накладную, акт и при необходимости счет-фактуру. Переход на УПД ускоряет обмен документами и снижает риск ошибок.
Формат УПД 5.03 действует с 1 апреля 2025 года и поддерживает ставки НДС 5% и 7%, а также реквизиты для маркированных и прослеживаемых товаров.
Чтобы перейти на новый формат, нужно обновить учетную систему, уточнить условия у оператора ЭДО, обучить сотрудников и протестировать обмен с контрагентами.
1. Что такое электронный УПД
Электронный УПД — это универсальный передаточный документ для отражения факта хозяйственной жизни компаний и ИП. Его заполняют при отгрузке товара и после выполнения работ (оказания услуг).
УПД в электронной форме объединяет в себе товарную накладную ТОРГ-12 и акт выполненных работ (услуг), а в некоторых случаях — еще и счет-фактуру. С 1 апреля 2025 года версия УПД обновлена до 5.03. Компании и ИП, которые взаимодействуют через ЭДО, формируют файл в формате XML (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
2. Когда применять электронный УПД по новым правилам
Электронный УПД становится обязательным с 1 января 2026 года. Компании и ИП могут начать использовать документ до этой даты, чтобы спокойно отладить механизмы взаимодействия с контрагентами и оператором ЭДО, обучить сотрудников и отразить новый порядок работы в учетной политике.
ФНС рекомендует применять проактивный подход при переходе на электронный УПД. Если откладывать до последней даты, можно столкнуться с трудностями — нагрузкой на внутреннюю учетную систему, ошибками бухгалтеров, неподготовленностью контрагентов.
3. Кто должен применять электронный УПД
Использовать УПД в цифровой форме с 1 января обязаны компании и ИП, которые обмениваются документами через ЭДО. Вместо электронных ТОРГ-12 и акта выполненных работ (оказанных услуг) они должны перейти на электронный УПД. При этом и после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге.
Переведите бизнес и бухгалтерию на электронный документооборот в сервисе «Платформа ЭДО». Обменивайтесь с контрагентами всеми популярными видами электронных документов — договорами, актами, счетами, УПД, накладными. При первом заполнении данные сохраняются в системе, а при последующем оформлении документов с теми же контрагентами сведения подтянутся автоматически. Благодаря ЭДО снижается нагрузка на бухгалтеров. Перед отправкой система проверяет документы на соответствие законодательным нормам.
4. В каких случаях не нужно применять электронный УПД
Электронный УПД формата 5.03 отменяет только электронные ТОРГ-12 и акт выполненных работ (оказанных услуг). Если контрагенты не используют ЭДО, а обмениваются бумажными счетами-фактурами и первичными документами, то они продолжают так работать и после 1 января 2026 года.
Кроме того, если компании оформляют другие документы на отгрузку в рамках ЭДО, то требование о переходе на электронный УПД к ним также не относится. Например, при выполнении строительно-монтажных работ не нужно оформлять электронный УПД, если компании заполняют электронные счет-фактуру и акт о приемке по форме из приказа ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@.
5. Как выглядит универсальный передаточный документ
Электронный УПД — это XML-файл, который контрагенты формируют в системе ЭДО. Оператор ЭДО обеспечивает визуализацию файла в формате XML в формат PDF, который внешне похож на бумажную версию этого документа. Формат XML — это машиночитаемый формат, он не предназначен для чтения человеком. Поэтому для удобства работы образ файла визуализируют в формат PDF.
До 1 января 2026 года пользователям нужно убедиться, что их система ЭДО поддерживает актуальный формат УПД в соответствии с приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ и при необходимости оказывает техподдержку.
Бумажная версия УПД закреплена в приказе ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Для заполнения документ можно загрузить на рабочий стол ПК в Word или Excel. УПД включает обязательные разделы — наименование документа, сведения о продавце и покупателе, сведения о товаре (количество, стоимость, страна происхождения), отметки об отгрузке и принятии товара, подписи уполномоченных лиц.
6. Учитывает ли электронный УПД ставки НДС 5% и 7%
Вопрос об отражении ставок НДС 5% и 7% относится к компаниям и ИП — плательщикам УСН. Формат УПД 5.03 действует с 1 апреля 2025 года и позволяет бизнесу на упрощенке отражать необходимые ставки НДС — для этого в документе предусмотрены соответствующие поля (графа 7).
7. Как УПД связан с маркировкой и прослеживаемостью товаров
С 2025 года участники оборота определенных видов товаров с маркировкой должны использовать ЭДО при приемке и отгрузке товара. В некоторых категориях начал действовать поэкземплярный учет товаров. В частности это касается розничных продавцов и общепита, которые реализуют пиво и слабоалкогольные напитки, антисептики, велосипеды, упакованную воду и т. д.
В 2026 году обязанность поэкземплярного учета при вводе и выводе из оборота появится у продавцов дезинфицирующих средств, моторных масел, безалкогольных напитков, красной икры и др.
Поэкземплярный учет — это подача сведений в систему «Честный ЗНАК» о вводе в оборот или выводе из оборота каждой единицы товара. Например, при продаже продавец сканирует товар на кассе, а сведения поступают в систему маркировки через оператора ЭДО. При отгрузке контрагенты должны использовать электронный УПД как подтверждение перехода прав на товар.
В УПД нужно указывать реквизиты по каждой товарной позиции — код и идентификатор. Требование относится к прослеживаемым товарам, в том числе к тем, на которые наносят маркировку.
В УПД предусмотрены специальные обозначения для разных статусов товаров — «№ 1» (прослеживаемые) и «№ 2» (маркированные). Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110. Например, в список попали холодильники, стиральные машины, спецтехника, детские кресла.
Участники оборота маркированных товаров должны использовать ЭДО — при передаче сведений в систему «Честный ЗНАК», обмене с контрагентами электронными документами, в том числе УПД. Платформа ЭДО создает условия для комфортной работы бизнеса и помогает компаниям соблюдать закон о маркировке и сопутствующие НПА.
8. Как использовать УПД
При заполнении УПД продавец отмечает статус документа — 1 или 2:
Статус 1 — «счет-фактура и передаточный документ». В электронном УПД статусу 1 соответствует функция СЧФДОП. Документ заменяет счет-фактуру на отгрузку и товарную накладную или акт и становится основанием для вычета НДС и принятия к учету товаров.
Статус 2 — «передаточный документ». В электронном УПД статусу 2 соответствует функция ДОП. Документ со статусом 2 заменяет только товарную накладную или акт и не является основанием для вычета НДС. Регистрировать его в книге продаж не нужно.
9. Как подготовиться к переходу на электронный УПД
Порядок перехода к оформлению электронных УПД затрагивает собственников бизнеса, руководителей и бухгалтеров. Знание базовых этапов снизит вероятность ошибок при заполнении документа и сбоев при обмене документами.
Шаг 1. Проверьте учетную систему. Убедитесь, что ваша программа 1С или другая учетная система поддерживает работу с актуальной версией УПД 5.03 — есть возможность отражать НДС по ставкам 5 и 7%, реквизиты по прослеживаемым товарам и маркировке.
Шаг 2. Уточните условия у оператора ЭДО. Система ЭДО — это неотъемлемая часть при переходе на электронный УПД. Она должна поддерживать требования налогового органа, помогать пользователям адаптироваться к новым правилам. Согласуйте эти вопросы с оператором ЭДО.
Шаг 3. Проинформируйте контрагентов. Сообщите поставщикам и покупателям, что с 1 января 2026 года вы по закону обязаны полностью перейти на электронный УПД при отгрузке товара и приемке результатов работ (услуг). Обсудите возможность начать использовать электронный УПД уже сейчас, не дожидаясь начала следующего года.
Шаг 4. Организуйте работу внутри компании. Назначьте ответственного за документооборот и контроль исполнения требований ФНС. Научите бухгалтеров работе по новым правилам в системе ЭДО. Внесите в учетную политику изменения по части обязательного применения электронного УПД.
Шаг 5. Протестируйте процедуру обмена УПД. Направьте поставщикам и покупателям тестовый УПД. Убедитесь, что все данные отображаются корректно и система работает без сбоев.
Платформа ЭДО — это простой и удобный сервис для обмена ключевыми документами с контрагентами (УПД, актами, договорами, счетами-фактурами и др.). Для продавцов маркированных товаров использование ЭДО — обязанность по закону. Оператор ЭДО обеспечивает подачу сведений в систему маркировки — о вводе в оборот, продаже товара через ККТ, выводе из оборота по всем причинам. Все документы хранятся в архиве на защищенном сервере.
Платформа ЭДО
Удобно. Доступно. Просто
10. Какие преимущества УПД для бизнеса и бухгалтеров
Электронный УПД заменяет сразу три документа — ТОРГ-12, акт и счет-фактуру. Вместо нескольких документов контрагенты используют единую форму, утвержденную ФНС. Система ЭДО автоматически проверяет реквизиты и формат, поэтому вероятность ошибок при заполнении минимальна.
УПД формата 5.03 ускоряет отгрузку и закрытие сделок. Подписанный документ сразу поступает контрагенту, а статус виден в системе ЭДО.
ЭДО обеспечивает юридическую значимость электронных УПД и защищает их от потери или подделки. Документы хранятся в зашифрованном виде и доступны по запросу в любой момент — удобно при проверках и внутреннем аудите.
Электронный формат позволяет интегрировать УПД с бухгалтерскими программами — например, 1С автоматически подтягивает данные в регистры учета и книги продаж. Это снижает нагрузку на бухгалтерию.
Новая версия УПД 5.03 учитывает ставки НДС 5% и 7%, а также содержит поля для кодов маркировки и прослеживаемости. Особенно важно это для компаний и ИП, которые работают с маркировкой и обязаны подавать сведения в «Честный ЗНАК».
Электронный УПД — это шаг к автоматизации бухгалтерии и документооборота. Чем раньше бизнес начнет использовать УПД, тем легче пройдет обязательный переход в 2026 году.
Читайте также:
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFH9UF2Q
Начать дискуссию