Новая форма ЕФС-1 с 2026 года: как заполнить и сдать

Приказами от 17.11.2025 № 1462 и 1463 СФР утвердил новую форму и электронный формат ЕФС-1, а также порядок ее заполнения. Эти приказы вступили в силу 30 декабря 2025 года, то есть использовать новый бланк нужно уже, начиная с отчетов за декабрь 2025, четвертый квартал 2025 года и полностью за 2025 год. Но фактически в январе 2026 года СФР принимала отчеты по старым формам.

Форма ЕФС-1 образца 2026 года состоит из двух разделов и подразделов к ним:

1. Раздел 1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»:

• Подраздел 1.1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (бывш. СЗВ-ТД).

• Подраздел 1.2 — «Сведения о страховом стаже» (бывш. СЗВ-СТАЖ).

• Подраздел 1.3 — «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» (бывш. СИоЗП).

• Подраздел 2 — «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии» (бывш. ОДВ-1).

• Подраздел 3 — «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» (бывш. ДСВ-3).

2. Раздел 2 — «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (бывш. 4-ФСС).

Некоторые изменения в новой форме ЕФС-1 — технические, а некоторые влияют на порядок заполнения и сдачи отчета. Далее расскажем, как заполнить ЕФС-1 с учетом новых требований.

В 2026 году на титульном листе формы ЕФС-1 нужно указать:

• регистрационный номер в СФР;

• полное или сокращенное наименование, для ИП — ФИО полностью;

• ИНН и КПП (только для организаций);

• ОКВЭД;

• ОГРН или ОГРНИП;

• должность лица, подписывающего отчет, его подпись, ФИО и дату подписания.

Титульный лист заполняйте при каждой подаче отчета, даже если отправляете только один раздел, например, о приеме или увольнении.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчетности в госорганы

Подключить

Раздел 1 ЕФС-1 предназначен для передачи в СФР сведений о периодах и условиях работы физлиц, из которых складывается стаж для назначения пенсии.

В 2026 году СФР обновил коды «Статус зарегистрированного лица» для иностранцев, коды мероприятий, коды договоров ГПХ для подразделов раздела 1.

Раздел 1 и подраздел 1 не являются самостоятельными отчетами. Это обязательная «шапка» при заполнении подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. В подразделе 1 страхователь заполняет данные работника, коды его статуса и гражданства. 

Изменения 2026 года направлены на уточнение и сужение круга случаев, когда нужно подавать сведения:

1. Раньше подраздел 1.1 ЕФС-1 работодатели сдавали по всем сотрудникам, отдельно выделяя дистанционных. С 2026 года подавать сведения о кадровых переводах дистанционщиков больше не нужно, коды НДОМ и ДИСТ отменены. Прием и увольнение дистанционных работников нужно отражать по общим правилам.

2. Теперь, если сотрудник устраивается на работу или переводится на работу с неполным рабочим временем, в поле «Код выполняемой функции» сведений по соответствующему кадровому событию нужно указывать:

• НЕПД — если у него неполный рабочий день,

• НЕПН — если у него неполная рабочая неделя.

А когда режим неполного рабочего времени отменяют, и сотрудник переходит на полный график, нужно оформить обычный перевод и подать подраздел 1.1 без отметки о неполном времени.

3. Порядок из нового приказа № 1462 не уточняет формат кода трудовой функции, но его по-прежнему нужно брать из ОКЗ. 

Раньше заказчики услуг фрилансеров без статуса самозанятого заполняли подраздел 1.1 по авторским договорам и договорам об отчуждении прав на произведения науки, литературы, искусства. Теперь речь идет о договорах, связанных с результатами интеллектуальной деятельности из пп. 1–12 ст. 1225 ГК и только если одновременно:

• получатель выплаты — сам автор РИД, а не третье лицо;

• договор является основанием для авторского вознаграждения;

• с выплат начисляются страховые взносы.

В остальном случаи предоставления подраздела 1.1 ЕФС-1 остались прежними: прием, увольнение, кадровый перевод, заключение и расторжение договора ГПХ, приостановление и возобновление трудового договора. Сама форма также не изменилась и, например, при окончании гражданско-правового договора с физическим лицом ее нужно заполнить следующим образом:

Из обновленной формы ЕФС-1 убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Это значит, что подраздел 1.2 нужно сдавать только по итогам года по всем работникам и исполнителям по договорам ГПХ, которым страхователь выплачивал и начислял зарплату и гонорары, и для назначения пенсии.

По данным подраздела 1.2 СФР получает информацию для расчета стажа работников: кто, по какому договору и в каких условиях трудился. В этой части с 2026 года действуют изменения: 

• При работе на Крайнем Севере и подобных условиях на неполном рабочем дне в графе 4 нужно указывать долю ставки.

• При командировке в зоны радиоактивного загрязнения в графе 7 нужно ставить код ЧАЭСКОМ.

• Графы 11 и 12 заполняйте только при вредных или опасных условиях труда (классы 3.1–4) несмотря на то, что в справочнике остались все классы.

В общем случае заполненный подраздел 1.2 за 2025 год выглядит так:

Подразделы 2 и 3 — не самостоятельные отчеты. Их нужно подавать вместе с подразделом 1.2, в котором работодатели указывают данные о сотрудниках, работающих на особых видах работ, дающих право на досрочную пенсию, например, на вредных или опасных условиях.

Подраздел 1.3 формы ЕФС-1 заполняют государственные и муниципальные учреждения: школы, больницы, поликлиники, научные институты, театры, музеи, кинотеатры, центры социального обслуживания и т. п. с кодами ОКВЭД2, перечисленными в приказе Минтруда от 28.12.2023 № 900Н.

Нововведение 2026 года в подразделе 1.3 — значение «4» для работников с третьей квалификационной категорией в графе 16.

Раздел 2 формы ЕФС-1 как и прежде посвящен взносам на травматизм. Его заполняют все работодатели, а также заказчики услуг физлиц, если с их вознаграждений уплачивали взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных болезней.

Титульную часть раздела 2, подраздел 2.1 непосредственно расчет взносов и подраздел 2.3 о медосмотрах и спецоценке заполняют все страхователи.

Подразделы 2.1.1 и 2.2 — только при наличии особых условий, например, если в компании есть сотрудники со страховым стажем для досрочной пенсии, или страхователь применяет пониженные тарифы.

С 2026 года в разделе 2 ЕФС-1 нужно обязательно указывать численность работающих инвалидов:

В 2026 году ЕФС-1 страхователи вправе сдавать на бумаге, только если средняя численность работников за 2025 год не больше 10 человек. Если больше 10, то обязательно в электронном виде по ТКС или личный кабинет страхователя.

Сроки следующие:

Если дедлайн выпадает на выходной, то безнаказанно можно отчитаться в ближайший после него рабочий день.

Больше о сроках предоставления отчетности читайте здесь.

Платформа Госотчет

Удобный и надежный сервис для сдачи отчетности в госорганы

Подключить

• ЕФС-1 — масштабная многосоставная форма отчетности о работниках. Но далеко не все работодатели обязаны заполнять все таблицы отчета, да и у разных разделов и подразделов разная периодичность. Следите за графиком.

• Основные изменения в ЕФС-1 с 2026 года связаны с уточнением различных показателей, влияющих на стаж и пенсионные права работников. Поэтому при заполнении уделяйте им особое внимание, чтобы избежать ошибок, путаницы и сложностей при выходе у работников на пенсию в дальнейшем.

• Несмотря на вступление в действие приказов СФР от 17.11.2025 № 1462 и 1463 об использовании новой формы ЕФС-1, в январе 2026 года СФР принимал электронные отчеты на старом бланке. 

Платформа Госотчет — это сервис для документооборота с госорганами: сдавайте отчетность, получайте больничные листы, отвечайте на запросы и требования. 

Читайте также:

• Критические и некритические ошибки в чеках.

• Электронный УПД с 1 января 2026 года: топ вопросов и ответов.

• Как бизнесу увеличить продажи в 2026 году: методы и инструменты в личном кабинете ОФД.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFJhQy2p