Бухгалтерский учет при расчетах с самозанятыми: документы, счета, проводки

Самозанятые — это фрилансеры, которые:

• работают сами на себя и зарабатывают деньги своими умениями;

• встали на учет в ФНС в качестве плательщиков налога на профессиональный доход;

• вправе применять этот льготный режим к доходам в пределах 2,4 млн рублей в год.

Самозанятые могут быть индивидуальными предпринимателями или физлицами-плательщиками НПД. 

При сотрудничестве с самозанятыми бизнес должен соблюдать требования закона и правильно оформлять отношения. Для этого нужно собрать пакет документов.

Этот документ нужен для подтверждения статуса плательщика НПД на конкретную дату — заключения договора или выплаты. 

Самозанятый сам может сформировать и распечатать справку из приложения «Мой налог», но нужно, чтобы это был документ с текущей датой. Так вы наверняка сможете убедиться в актуальности статуса исполнителя.

Но на деле не все самозанятые готовы оперативно предоставлять документы заказчикам. Причины могут быть разные — нежелание отвлекаться на бумаги от основных задач, непонимание важности правильного оформления или просто желание отложить это «на потом». 

Заказчик может взять проверку статуса исполнителя на себя и делать это через сервис ФНС. Но если у вас больше 15 внештатников, с которыми регулярно сотрудничаете, это займет много времени. Упростить и ускорить процесс проверки помогают специальные онлайн-платформы. Такой пример сервиса — Qugo. Платформа автоматически проверяет самозанятых при заключении договора и перед каждой выплатой. Это помогает снизить риски привлечения исполнителя с утраченным статусом и проблем с учетом расходов.

Это основной документ, который фиксирует все нюансы сотрудничества заказчика и исполнителя — их права и обязанности, ответственность, порядок расчетов.

Договор с самозанятым — гражданско-правовой. По своему содержанию он не должен напоминать трудовой:

• Стороны нельзя называть «Работодатель» и «Работник», можно — «Заказчик», «Покупатель», «Подрядчик», «Исполнитель» и т. д.

• Не должно быть ссылок на Трудовой кодекс и ПВТР компании, требований работать на территории заказчика и в его рабочие часы, если фрилансер может выполнить задачи на своей территории и в любое другое время.

• Оплата должна быть указана только за фактическе услуги с конкретным описанием результата, без привязки к дням расчета с персоналом и должностям.

• Не могут быть прописаны социальные гарантии — например, отпуск или оплачиваемый больничный. У самозанятых их нет.

Если в договоре с самозанятым будут формулировки и условия из ТК, это может стать поводом к переквалификации отношений в трудовые.

Чек из приложения «Мой налог» подтверждает, что самозанятый задекларировал свой доход и заплатит с него налог.

Заказчик вправе принять расходы на выплату самозанятому в налоговом учете только, если у него есть чек от исполнителя.

Когда компания приобретает товар у самозанятого, нужно оформить товарную накладную — основание для оприходования товара покупателем.

Самозанятые вправе продавать только то, что сделали сами. Им запрещено перепродавать чужие изделия. При этом в законе № 422-ФЗ определения товаров собственного производства нет. По этому вопросу давал разъяснения Минфин. Товаром, который самозанятый сделал сам, будет считаться и то изделие, в котором есть уже готовая составляющая. То есть часть деталей самозанятый может купить, а не изготавливать каждую лично. Например, самозанятый продает картины, которые нарисовал сам, но рамки для них купил в магазине.

Основание — письма Минфина от 19.07.2022 № 03-11-11/69356, от 02.03.2020 № 03-11-11/15055, от 19.07.2022 № 03-11-11/69344, от 21.02.2022 № 03-11-11/12080.

Акт помогает заказчику подтвердить гражданско-правовой характер сделки, а исполнителю — отсутствие претензий к проделанной работе.

Заказчик может оплатить услуги самозанятого как безналичным переводом, так и наличными.

При безналичном расчете платежное поручение заполняется стандартно, но есть нюанс. Так как самозанятый — это физическое лицо, в поле 20 «Назначение платежа кодовое» укажите код «1». Этот код нужен банку, чтобы понять, можно ли в случае наличия судебных документов удерживать деньги с этого человека. В текстовой части назначения платежа обязательно подробно опишите, за что именно вы платите — это поможет избежать вопросов от банка по 115-ФЗ.

Если вы платите наличными из кассы, нужно оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2) и зарегистрировать его в кассовой книге (форма № КО-4).

Если самозанятый — ИП, наличный расчет по одному договору с ним не должен превышать 100 000 рублей.

Самозанятый — это не штатный работник, а исполнитель по гражданско-правовому договору. Поэтому использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для учета выплат фрилансеру будет ошибкой. 

Учет расчетов с самозанятыми допустимо вести на счетах:

• 60 — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

• 76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Бухгалтерский учет расчетов с фрилансерами зависит от формата взаимодействия. Разберем каждый.

Посреднический сервис — это платформа для сотрудничества с внештатными исполнителями. Вы переводите средства на счет в своем личном кабинете этого сервиса, а затем платформа выплачивает вознаграждение самозанятым.

Также персональный менеджер Qugo проконсультирует вас по вопросам безопасного сотрудничества с фрилансерами, поможет с процессом регистрации и первыми выплатами. Вы сможете переводить вознаграждения на карты любых банков РФ, а для удобства работы — интегрировать сервис с учетной системой.

Читайте также:

• Самозанятый не выдал чек и пропал. Что делать заказчику, чтобы снизить риски в 2025 году.

• Самозанятый уехал за границу: как платить налоги.

• Новые миграционные правила 2025: что обязательно должен знать бизнес.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFFvE71J