Самое главное:
Заказчик становится налоговым агентом самозанятого, если тот утратил статус НПД и поэтому не смог выдать чек, а потом оплатить налог.
Расходы не примут в налоговом учете, если нет чека — даже при наличии акта и платежки.
Аннулирование чека создает риск отказа в признании расходов, хотя его можно оспорить.
Новый порядок взыскания долгов позволяет налоговой взыскивать долги с самозанятых без суда и делает несвоевременную уплату более рискованной.
Минимизировать риски заказчику помогает договор с прописанной ответственностью исполнителя, обязательная проверка статуса перед выплатой и использование онлайн-платформ, которые формируют документы автоматически.
Уплата НПД самозанятым: сколько нужно платить
Самозанятые платят налог на профессиональный доход по ставке:
4% — при расчетах с физическими лицами;
6% — при расчетах с организациями и ИП.
Налог рассчитывается автоматически в мобильном приложении «Мой налог» на основании сформированных чеков. При просрочке уплаты начисляют пени в размере 1/300 ключевой ставки Банка России за каждый день. Основание — п. 3 ст. 75 НК.
Если самозанятый скрыл часть доходов — не полностью отразил в чеке или не выдал его, будет ответственность по ст. 129.13 НК. Штрафы:
20% от суммы расчета — если исполнитель нарушил порядок и сроки передачи в ФНС данных о расчете;
100% от суммы расчета — если повторно совершил то же нарушение в течение полугода.
На первый взгляд кажется, что для заказчика в этом случае рисков нет, так как налог исполнителя — это его ответственность. На практике сложности возникают. Ниже разбираем ситуации, которые встречаются чаще всего, и последствия для заказчика.
Исполнитель утратил статус НПД и не смог уплатить налог
Риски для заказчика напрямую зависят от того, когда самозанятый потерял статус плательщика НПД.
Если деньги заплатили после того, как плательщик НПД потерял статус, выплата считается доходом физического лица. В этом случае заказчик автоматически выполняет функции налогового агента — удерживает и перечисляет НДФЛ, а также начисляет страховые взносы и подает отчетность в контролирующие органы.
Если деньги заплатили до того, как плательщик НПД потерял статус, негативных последствий для бизнеса нет. Важно, чтобы на момент перевода денег исполнитель имел действующий статус и мог законно применять НПД.
Чтобы избежать риска, нужно проверять статус исполнителя перед каждой выплатой и закреплять в договоре обязанность сообщать о его утрате.
Проверять статус можно так:
Запрашивать у самозанятого справку из приложения «Мой налог». Перед каждой выплатой исполнитель может формировать в мобильном приложении справку о статусе плательщика НПД текущей датой. Документ подтверждает, что на момент операции внештатник применяет спецрежим.
Проверять статус через сервисы ФНС. Статус можно отследить самостоятельно по ИНН исполнителя в онлайн-сервисе ФНС. Такой способ удобен при разовых выплатах и если исполнителей немного.
Работать через платформы, которые проверяют статусы автоматически. Онлайн-платформы, например Qugo, сами проверяют статусы исполнителей перед каждой выплатой и предупреждают заказчика, если статус утрачен. Этот способ особенно удобен, когда у компании много исполнителей и она сотрудничает с ними регулярно. Платформа снимает нагрузку с бухгалтерии и исключает ошибки, которые могут возникнуть при ручной проверке множества самозанятых.
В Telegram-канале мы публикуем лайфхаки, новости и все самое важное о сотрудничестве с внештатными исполнителями. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Исполнитель не сформировал или не выдал чек
Чек подтверждает выплату вознаграждения самозанятому — это основной документ для учета расходов. Если исполнитель не сформировал чек или не передал его заказчику, бизнес теряет право на признание этих затрат, даже если есть акт, счет и платежное поручение. Основание — письмо Минфина от 28.08.2023 № 03-03-06/1/81571.
Отсутствие чека приводит к более серьезным последствиям. Налоговая рассматривает выплату как доход физическому лицу без самозанятости. В результате заказчик должен удержать и перечислить НДФЛ, начислить страховые взносы и сдать отчетность по установленным формам.
Чтобы снизить риски, нужно закрепить в договоре обязанность исполнителя формировать чек в установленный срок и прописать ответственность за его невыдачу. Такая мера дисциплинирует исполнителя.
Если самозанятый не выдает чек, заказчик вправе обратиться с жалобой в ФНС. Жалоба инициирует проверку, и регулирующий орган может привлечь исполнителя к ответственности.
Исполнитель аннулировал чек
Иногда самозанятый формирует чек, направляет его заказчику, а затем аннулирует. Формально это создает риск отказа в признании расходов, так как данные о платеже в системе НПД меняются.
Если чек был сформирован и передан заказчику, последующее аннулирование — не повод для отказа в расходах. Основание — письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@.
При этом заказчику важно фиксировать получение чека и хранить его. Подтверждать сотрудничество нужно и другими документами: договорами, заданиями и актами. Эти меры снижают риск споров при проверках, а заказчику будет проще подтвердить право на признание расходов.
Новый порядок взыскания задолженности с самозанятых с 1 ноября 2025 года
С 1 ноября 2025 года стартовал внесудебный порядок взыскания налоговой задолженности с физических лиц и самозанятых — не ИП (закон от 31.07.2025 № 287-ФЗ). Теперь налоговая может списывать задолженность напрямую — сначала за счет средств налогоплательщика в банках, затем за счет другого имущества, кроме предметов личного пользования.
Если у самозанятого возникает долг, то ему приходит уведомление через личный кабинет ФНС, Госуслуги или заказным письмом. У человека есть 30 рабочих дней, чтобы заявить несогласие. До рассмотрения возражений принудительное взыскание не применяют.
Если налогоплательщик не согласен с начисленной суммой, он может направить заявление о перерасчете или жалобу через личный кабинет ФНС или по почте.
Нельзя направить несогласие по налогам, которые налогоплательщик рассчитывает самостоятельно. К ним относятся НПД, налоги от предпринимательской деятельности и НДФЛ по декларации 3-НДФЛ. Также возражения не рассматриваются по долгам, в отношении которых уже вынесен судебный акт.
С введением внесудебного взыскания действует переходный период. Долги, по которым налоговая до 1 ноября успела обратиться в суд, временно исключаются из сальдо ЕНС и взыскиваются после вступления судебного решения в силу. Долги, по которым обращение в суд не подавали, будут взысканы во внесудебном порядке — если не будет возражений со стороны налогоплательщика.
Почему это важно для самозанятых. Внесудебное взыскание делает неуплату налога более рискованной. Пропуск платежей может привести к списанию средств со счета, дополнительным затратам и спорам с налоговой. А еще по НПД нельзя подать несогласие и заявление о перерасчете.
Для исполнителя это еще один стимул своевременно формировать чеки и уплачивать налог, так как избежать взыскания теперь сложнее.
Зачем учитывать это заказчику. Хотя взыскание применяется к самозанятому, косвенно оно влияет и на заказчика. Если исполнитель старается скрыть доход, избегает формирования чеков или теряет статус НПД, это приводит к рискам для бизнеса: расходы могут быть исключены из учета, а обязанности налогового агента — переложены на заказчика.
Поэтому важно получать чек после каждой выплаты и фиксировать обязанность исполнителя соблюдать режим НПД.
Чтобы снизить риск ошибок и не тратить время на ручную проверку статусов самозанятых, удобно использовать сервисы для работы с исполнителями. Qugo автоматизирует ключевые этапы взаимодействия с внештатными специалистами: проверяет актуальный статус НПД и уведомляет о его утрате, оформляет документы в электронном виде, переводит исполнителю оплату и автоматически формирует чеки. Все материалы хранятся в защищенном архиве — их всегда можно предъявить контролирующим органам при проверке.
Платформа подходит для работы с самозанятыми и фрилансерами любого профиля. Она помогает компаниям упростить процесс сотрудничества и снизить риски переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса:
Как заказчику снизить риски
Чтобы минимизировать налоговые риски, заказчику следует:
Проверять статус перед каждой выплатой. Статус плательщика НПД можно проверить по справке из приложения «Мой налог», подтвердить через сервис ФНС или платформу для сотрудничества с внештатными исполнителями. Это исключает выплаты лицам, утратившим право применять НПД.
Получать чек по каждой операции. Чек — обязательный документ для учета расходов и подтверждения применения НПД. Его отсутствие приводит к признанию выплаты доходом физлицу.
Ограничивать предоплаты без подтверждения статуса. Если исполнитель утрачивает статус НПД до поступления средств, заказчик становится налоговым агентом. Поэтому безопаснее платить по факту выполненных работ.
Закреплять ответственность в договоре. Включайте условия о сроках формирования чека, обязанность уведомлять об утрате статуса и штрафы за нарушение этих требований.
Хранить чеки и другие документы. Сохраняйте чеки, задания, акты и переписку с исполнителем. Это полезно при проверках, особенно если чек был аннулирован.
Использовать электронные платформы для взаимодействия с внештатными исполнителями. Сервисы автоматически формируют чеки, уплачивают налоги за самозанятых, проверяют их статусы. Это уменьшает вероятность нарушений, снижает нагрузку на бухгалтерию и HR.
Читайте также:
Самозанятый превысил лимит по доходу 2,4 млн рублей: как провести платеж.
Какие услуги самозанятых под полным запретом и какие ведут к рискам: шпаргалка для заказчика.
Как оформить сотрудничество с фрилансером в 2025 году без рисков: инструкция для заказчика.
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFJ5vcJL
Начать дискуссию