Как заполнять УПД, обязательный с 2026 года: пошаговая инструкция с примером

Универсальный передаточный документ (УПД) — это документ, который одновременно выполняет функции:

• первичного учетного документа, подтверждающего факт передачи товара или оказания услуги — товарной накладной или акта;

• счета-фактуры, необходимого для расчета и вычета НДС.

Другими словами, один документ заменяет два, упрощая бухгалтерский и налоговый учет. При оформлении УПД можно выбрать один из двух статусов:

• 1 — сочетание первичного отгрузочного документа и счета-фактуры. Этот вариант выбирают плательщики НДС для сокращения объема документов.

• 2 — первичный отгрузочный документ (накладная или акт). Данный вариант актуален в случаях, когда составление счета-фактуры не требуется.

С 2026 года УПД официально закрепляется как основной формат ЭДО — взамен отдельных форматов «документа о передаче товаров» и «документа об оказании услуг», утвержденных приказами ФНС 2015 года. Это означает, что с 1 января следующего года передачу товаров, работ, услуг в электронном виде можно оформить только УПД, передать в ЭДО товарную накладную или акт об оказании услуг не получится (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

Это новшество касается только электронного документооборота — формы товарных накладных и актов продолжают действовать. Поэтому если вы обмениваетесь с контрагентами бумажными версиями документов, рассматриваемые нововведения вас не затронут.

Цель отмены старых форматов — сократить избыточное регулирование и обеспечить единообразие электронных документов. Старые XML-форматы создавали сложности при интеграции между системами, не учитывали современные требования к прослеживаемости, маркировке и онлайн-взаимодействию через операторов ЭДО.

Форма УПД остается прежней и сохраняет привычные поля:

• номер и дату документа;

• данные продавца и покупателя — наименование, ИНН, КПП, адрес;

• табличную часть с номенклатурой, количеством, ценой и НДС;

• сведения о прослеживаемости товаров, ГТД;

• итоговые суммы;

• подписи сторон (в электронной форме — с помощью ЭП).

При электронном обмене все эти сведения структурируются в XML-файле, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС.

УПД объединяет в себе информацию из первичных отгрузочных документов и счета-фактуры. Соответственно, в зависимости от статуса документа следует обращать внимание на правильность заполнения тех или иных обязательных реквизитов.

Напомним, что требования к заполнению счета-фактуры установлены статьей 169 НК — при ошибках в важных реквизитах возможен отказ в вычетах НДС. Обязательные реквизиты для первичных отгрузочных документов определены в статье 9 закона о бухучете. При их отсутствии первичный документ не может служить основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Чтобы составить документ без ошибок, выполните шаги:

1. Определите статус УПД:

• Статус 1 — документ объединяет первичный документ и счет-фактуру.

• Статус 2 — только первичный документ, если счет-фактура не требуется.

2. Укажите номер и дату документа — эти реквизиты обязательны для любого статуса УПД.

3. Заполните данные продавца и покупателя — полное наименование, ИНН, КПП (при наличии), адрес. При электронной отправке может потребоваться также идентификатор контрагента в системе ЭДО. Правильная идентификация сторон сделки особенно важна для учета НДС.

4. Заполните данные о грузоотправителе и грузополучателе при необходимости.

5. Заполните табличную часть документа — в обязательном порядке должны быть указаны наименование товара, работы или услуги, количество, цена и стоимость, а также ставка и сумма НДС. Кроме того, в зависимости от вида номенклатуры может понадобиться указать и специфические реквизиты, такие как номер таможенной декларации, страна происхождения товара, сведения о маркировке или прослеживаемости.

6. В нижней части УПД при необходимости заполните сведения о договоре, в рамках которого происходит отгрузка, а также информация о транспортировке товара.

7. Проверьте подписи — электронный УПД подписывают ЭП уполномоченных лиц со стороны продавца и покупателя.

Пример: ИП «Продавец» отгрузил ООО «Покупатель» товар А — 100 штук на сумму 52,5 тыс. рублей и товар Б — 350 штук на сумму 147 тыс. рублей. ИП «Продавец» применяет УСН и платит НДС по ставке 5%. УПД, выданный по данной сделке, будет выглядеть следующим образом:

Скачать образец можно здесь.

После 1 января 2026 года, если использовать устаревшие форматы, это будет считаться нарушением порядка документооборота, а документы могут не признаваться первичными в бухгалтерском и налоговом учете. Это означает риск отказа в принятии расходов и в вычете НДС.

Чтобы избежать рисков, связанных с применением неактуальных электронных документов, ФНС рекомендует не дожидаться нового года, а начать внедрение новых форматов УПД уже сейчас.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Заполните форму, вышлем Руководство вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Чек-лист: как перестроить работу под новые правила

• Проведите аудит документооборота — нужно определить, используются ли при оформлении отгрузок в электронном виде накладные и акты.

• Обновите внутренние регламенты — при необходимости нужно внести изменения в положения о документообороте и учетную политику.

• Обновите программные решения — нужно проверить, поддерживает ли используемая система ЭДО актуальные версии УПД. 

Актуальный формат УПД с 2026 года — 5.03, утвержденный приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@.

• Настройте интеграцию с контрагентами — нужно согласовать новые правила документооборота с партнерами, при необходимости оформить дополнительные соглашения к договорам.

• Обучите персонал — сотрудники должны знать, как оформлять, подписывать и проверять УПД.

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. В тарифы отчетности входят бесплатные пакеты отправок документов. Вы сможете бесплатно попробовать сервис и оценить насколько это удобно.

Читайте также:

• НДС 22% с 2026 года: как увеличится нагрузка на бизнес, пример с расчетом.

• Налоговая реформа 2026: отвечаем на самые частые вопросы бизнеса.

• Пояснение к декларации по НДС в 2025/2026 году: как составить и подать.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFJALDKN