Как заполнить 6-НДФЛ за 2025 год: пошаговая инструкция с образцом

Подавайте расчет 6-НДФЛ, если хотя бы один человек получил от вас в 2025 году доход, облагаемый НДФЛ.

Куда подавать расчет:

• ИП отчитываются в ИФНС по месту жительства;

• компании — в ИФНС по месту своего нахождения, а их филиалы и другие обособки, являющиеся налоговыми агентами — в ИФНС по месту их нахождения.

Отчитаться по форме 6-НДФЛ за 2025 год нужно не позднее 25 февраля 2026 года (ст. 230 НК).

При нарушении этого срока придется платить штраф — 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки. А штраф на ответственное должностное лицо составит 300–500 руб. Если опоздаете с расчетом на 20 рабочих дней и более, ФНС может заблокировать ваши счета (ст. 15.6 КоАП, п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК).

Как сдавать 6-НДФЛ за 2025 год:

• на бумаге или электронно отчитывайтесь, если доходы от вас получали не более 10 человек;

• только в электронном формате сдавайте расчет, если доходы получали более 10 человек. При нарушении обязательного электронного формата штраф — 200 руб. (ст. 119.1 НК).

Если ни один человек доходы от вас в течение 2025 года не получал, сдавать 6-НДФЛ не нужно. Чтобы избежать вопросов и штрафов от налоговиков, направьте им уведомление об этом или подайте нулевой расчет — инспекция обязана его принять (письмо ФНС № БС-4-21/22277 от 16.11.2018).

Для расчета 6-НДФЛ за 2025 год используйте форму из приказа ФНС № ЕД-7-11/649 от 19.09.2023 (ред. от 09.01.2024). Электронный формат расчета и порядок его заполнения утверждены этим же приказом (приложения 2 и 3).

В годовой расчет 6-НДФЛ включите:

• титульный лист;

• раздел 1 и раздел 2;

• приложение № 1 к расчету — справки о доходах и суммах НДФЛ (по каждому физлицу, которому выплачивали доход).

Компаниям с филиалами нужно на каждый ОКТМО заполнять отдельный расчет 6-НДФЛ.

В расчет 6-НДФЛ за 2025 год и в прилагаемые справки о доходах включайте суммы выплат, которые произвели в период с 1 января по 31 декабря 2025 года включительно, в том числе:

• Зарплату (аванс и выплаты за вторую половину месяца), премии. Если сумма начислена в 2025 году, а выплачена уже в 2026, отражать ее в расчете за 2025 год не нужно.

• Отпускные, включая выплаты за отпуска, которые полностью или частично приходятся на 2026 год, но оплачены в 2025 году.

• Больничные пособия за счет работодателя, выплаченные не позднее 31 декабря 2025 года (независимо от даты начала и завершения больничного).

• Выплаты при увольнении работников, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.

• Материальную помощь (в общем случае свыше 4 000 руб., при рождении ребенка — свыше 50 000 руб. в год), кроме полностью необлагаемых выплат.

• Стоимость подарков работникам свыше 4 000 руб. в год.

• Вознаграждения физлицам (не ИП) по договорам ГПХ за выполненные работы, оказанные услуги, аренду.

• Другие выплаты, облагаемые НДФЛ.

Не нужно отражать в 6-НДФЛ доходы физлиц:

• начисленные в течение 2025 года, но выплаченные физлицам в 2026 году;

• полностью необлагаемые НДФЛ (например, матпомощь работнику, которая не превысила 4 000 руб. в год, суточные в пределах норм и т. п.);

• налог с которых получатель дохода уплачивает сам (ИП, самозанятые, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы);

• выплаченные налоговым резидентам иностранных государств, но не облагаемые налогом в России в соответствии с международными соглашениями.

Если сдаете 6-НДФЛ на бумаге:

• Распечатывайте расчет только на одной стороне листа А4.

• Текстовые сведения вносите печатными заглавными буквами.

• Суммы доходов и вычетов в 6-НДФЛ указывайте в рублях с копейками, а суммы НДФЛ округляйте до целых рублей (50 копеек и более = 1 рубль, менее 50 копеек отбрасывайте). Не допускайте отрицательных сумм.

• При отсутствии показателя в первую ячейку строки вносите ноль, а в остальные ставьте прочерки.

• Пронумеруйте все страницы, начиная с титульной.

Если отчитываетесь электронно — проверьте, соответствует ли ваш формат приложению № 3 к приказу № ЕД-7-11/1.

Заполняйте титул стандартно:

В Разделе 1 фиксируйте суммы НДФЛ к уплате и НДФЛ, возвращенный физлицам в 2025 году. Суммы отражаются в целом за 2025 год, а также в разбивке по срокам уплаты за последний квартал.

На каждый КБК заполняйте отдельный раздел 1 формы 6-НДФЛ.

Обратите внимание: для заполнения расчета не имеет значения, перечисляли вы налог в бюджет или нет. Учитывать нужно даты, в которые выплачивали физлицам доход и удерживали НДФЛ.

Что отражать в Разделе 1:

• Строка 010 — укажите соответствующий КБК.

• Строки 020–026 — внесите суммы налога, подлежащие уплате по шести срокам перечисления. Если в 2025 году возвращали физлицам излишне удержанный НДФЛ, уменьшать на него значения в строках 020–026 не нужно.

Помните, что на каждый месяц приходится по два расчетных периода и по два срока уплаты НДФЛ:

Если возвращали в 2025 году физлицам излишне удержанный налог (ст. 231 НК), внесите его суммы в строки 030–036. Возврат налога возможен по разным причинам, например, если не учли полагающийся работнику вычет или допустили арифметическую ошибку:

• Строка 030 — общая сумма возвращенного НДФЛ в период с 1 января по 31 декабря 2025 года (равна сумме строк 031–036 из расчетов за I квартал, полугодие, 9 месяцев и 2025 год).

• Строки 031–036 — выделите суммы НДФЛ, которые вернули физлицам в октябре – декабре 2025 года, распределив их по периодам удержания налога и срокам его уплаты:

В Разделе 2 отразите выплаченные доходы и налог, который исчислили и удержали при выплате.

Показатели Раздела 2 отражайте нарастающим итогом с начала года за исключением строк 161–166 и 191–196, в которых данные следует приводить в разбивке по периодам удержания налога в IV квартале 2025 года.

Как заполнять строки раздела 2:

• Строки 100 и 105 — примененная ставка НДФЛ и соответствующий ей КБК. Если удерживали НДФЛ по разным ставкам, заполните на каждую ставку и КБК отдельный раздел.

• Строка 110 — число физлиц, получивших доход в 2025 году. Если работника уволили в 2025 году и в том же году приняли обратно, учтите его как одну единицу. 

• Строка 111 — из строки 110 выделите число иностранцев-высококвалифицированных сотрудников (ВКС).

• Строка 120 — сумма доходов, облагаемых по ставке из строки 100, которые фактически выплатили физлицам в январе – декабре 2025 года. Начисленные, но не выплаченные до конца года суммы в строку 120 не включайте. Полностью не облагаемые НДФЛ выплаты здесь тоже не отражайте. 

• Строка 121 — из строки 120 выделите сумму выплат ВКС.

• Строка 130 — совокупная сумма предоставленных налоговых вычетов и расходов, на которые уменьшали доходы физлиц (должна быть меньше или равна сумме доходов из строки 120).

• Строка 131 — рассчитайте налоговую базу по НДФЛ (строка 120 — строка 130).

• Строка 140 — исчислите сумму НДФЛ (строка 100 Х строка 131). 

Обратите внимание, что в строке 140 по каждому физлицу контрольным соотношением 1.11 допустима погрешность в обе стороны до 6 рублей (письмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922). 

Строка 141 — выделите из строки 140 НДФЛ с доходов ВКС.

• Строка 150 — заполняйте, если в 2025 году были работники-иностранцы. Укажите общую сумму фиксированного авансового платежа, которая не должна быть больше суммы налога в строке 140.

• Строка 155 — укажите сумму налога на прибыль организаций, которую зачли при расчете НДФЛ с дивидендов физлицам (п. 3.1 ст. 214 НК). 

• Строка 156 — налог от зарубежных источников, исчисленный и уплаченный не в России, если с другим государством у РФ есть соглашение об избежании двойного налогообложения.

• Строка 160 — совокупная сумма НДФЛ, удержанного в январе – декабре 2025 года. Она может отличаться от исчисленной суммы в строке 140, если налог на конец года не был удержан полностью. 

• Строки 161–166 — из строки 160 выделите налог, удержанный в IV квартале 2025 года (по шести периодам удержания).

• Строка 170 — здесь отражается сумма исчисленного в 2025 году НДФЛ, которую невозможно удержать в срок до 31 января 2026 года. Например, работник получил зарплату продукцией своего предприятия и вскоре уволился, а денежных выплат, из которых можно удержать налог, не было. Не нужно включать сюда суммы декабрьской зарплаты, выплаченной в январе — такие «переходящие» выплаты отражайте в расчете за I квартал 2026 года.

Обратите внимание: если до 31 января 2026 года у вас получится удержать налог, отраженный в строке 170, а 6-НДФЛ за 2025 год будет уже сдан, вам придется сдавать уточненный расчет.

• Строка 180 — общая сумма излишне удержанного в 2025 году НДФЛ и сумма переплаты по налогу в связи с изменением налогового статуса физлица (нерезидент / резидент). 

• Строка 190 — общая сумма излишне удержанного налога, который вернули физлицам в январе – декабре 2025 года

• Строки 191–196 — из строки 190 выделите суммы налога, возвращенные в октябре – декабре 2025 года, распределив их по шести периодам выплаты.

Справки о доходах и суммах налога физлиц обязательно прилагают к годовому расчету 6-НДФЛ. Заполняйте их на каждого человека, которому выплачивали доходы в 2025 году.

Как заполнять справки:

• «Номер справки» — порядковый номер, уникальный для каждого документа.

• «Номер корректировки» — для первичной справки «00», для уточненки — «01», «02» и т. д. по порядку. Если справка аннулируется — «99».

• Раздел 1 (информация о получателе дохода).

Внесите ИНН физлица, его ФИО, дату рождения, код страны, гражданином которой он является, данные паспорта.

Укажите статус налогоплательщика: «1» — резидент РФ, «2» — нерезидент РФ.

• Раздел 2 (сумма дохода и НДФЛ за год).

Здесь отразите примененную ставку НДФЛ и КБК, покажите общую сумму дохода, облагаемую базу, исчисленный и удержанный налог.

Если налог с доходов физлица удерживали по нескольким ставкам, по каждой ставке раздел 2 заполняйте отдельно.

• Раздел 3 (стандартные, социальные, имущественные налоговые вычеты).

Укажите код и сумму для каждого вида вычета, который применяли к доходу физлица в 2025 году.

Коды налоговых вычетов приведены в перечне из приказа ФНС № ММВ-7-11/387 от 10.09.2015 (в редакции от 01.09.2025).

Здесь же укажите реквизиты уведомления из ИФНС, если предоставляли работнику соответствующие вычеты (например, при покупке жилья).

• Раздел 4 (неудержанный налог).

Внесите сумму дохода физлица, с которого не смогли удержать НДФЛ, и сумму неудержанного налога.

• Приложение (сведения о доходах и вычетах в разбивке по месяцам).

Укажите примененную ставку налога и соответствующий КБК. Если использовали несколько ставок, заполните по каждой ставке отдельное приложение.

Месяцы обозначайте соответствующим порядковым номером в хронологическом порядке (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т. д.).

«Код дохода / код вычета» — это коды из перечня, приведенного в приказе ФНС № ММВ-7-11/387 от 10.09.2015 (в редакции от 01.09.2025).

«Сумма дохода / Сумма вычета» — здесь отразите по месяцам 2025 года:

• фактически полученные физлицом суммы по соответствующему коду дохода;

• суммы примененных налоговых вычетов по соответствующему коду, кроме стандартных, социальных и имущественных, которые показаны в разделе 3 справки. Сумма вычетов не должна превышать сумму доходов.

Важно! После заполнения расчета и справок о доходах проверьте, соответствуют ли показатели, суммированные по всем справкам, суммам, указанным в разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ.

У ИП Завьялова И. И. в 2025 году был один штатный работник — Селезнев М. М. В январе – сентябре ему предоставлялись стандартные вычеты на двоих детей: 12 600 рублей на первого ребенка (1400 х 9 мес.) и 25 200 рублей на второго (2 800 х 9 мес.). Показатели, которые ИП должен учесть при составлении 6-НДФЛ за 2025 год, следующие:

6-НДФЛ за 2025 год заполнили так:

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

НДФЛ с северных коэффициентов и надбавок удерживается по специальным ставкам (п. 1.2 ст. 224 НК):

• с сумм в пределах 5 млн руб. — 13%;

• с сумм свыше 5 млн руб. — 650 тыс. + 15% с дохода свыше 5 млн руб.

К остальной части зарплаты применяется общая прогрессивная шкала ставок.

Налог с северных надбавок и коэффициентов зачисляется на отдельные КБК, поэтому в 6-НДФЛ заполняйте по этим суммам отдельные разделы 1 и 2.

Выходные пособия и средняя зарплата, которую выплачивают нетрудоустроенным во второй и третий месяцы после увольнения, облагаются НДФЛ в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный — на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях) (п. 1 ст. 217 НК).

В 6-НДФЛ отражайте эти выплаты только в той в сумме, которая превышает необлагаемый налогом предел. Внесите эту сумму в строку 120, а удержанный с суммы превышения НДФЛ — в строки 020 и 160 Раздела 2. 

Налог удержанный в IV квартале 2025 года, исходя из сроков перечисления включите в строки 02 –026 Раздела 1 и в строки 161–166 Раздела 2 по периодам удержания.

Если выплаты не превышают необлагаемый лимит, в 6-НДФЛ их сумму вообще не отражайте.

Суточные, выплаченные сверх норм (700 рублей в день по РФ, 2 500 рублей за рубежом), облагаются НДФЛ. Отражайте в расчете только сверхнормативную облагаемую часть таких выплат (строка 120 раздела 2) и налог с нее (строка 140 раздела 2).

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. 

Читайте также:

• Отчетность за 2025 год: что сдают организации и ИП.

• Как заполнять УПД, обязательный с 2026 года: пошаговая инструкция с примером.

• Пояснение к декларации по НДС в 2025/2026 году: как составить и подать.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFHbyxsJ