Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году: гайд для бухгалтера

Подотчетные лица — это любые сотрудники компании, которым выдают деньги для оплаты административно-хозяйственных, командировочных расходов или для приобретения какого-либо имущества в интересах компании. В том числе, деньги в подотчет могут получать (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У в ред. от 09.01.2024):

• руководитель компании;

• сотрудники — иностранные граждане, которые не являются валютными резидентами РФ;

• сотрудники, которые не погасили задолженность по подотчетным суммам, полученным ранее.

ИП с работниками может выдавать им средства под отчет, но сам подотчетником не является. Он оплачивает необходимые для работы товары, работы и услуги из своих собственных денег.

Нельзя выдавать средства в подотчет лицам, которые не являются сотрудниками компании. Но если с таким гражданином или ИП заключен договор ГПХ (подряда, оказания услуг и т. п.), он вправе быть подотчетником (письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

При необходимости руководитель может утвердить своим приказом список сотрудников компании, которые могут получать подотчетные деньги. Если же ограничивать круг подотчетных лиц не требуется, такой приказ не нужен.

Если подотчетник не израсходовал полученные деньги, их нельзя просто переоформить на другого сотрудника. Чтобы выдать неиспользованные средства другому подотчетному лицу, нужно вернуть их обратно в кассу, затем сдать эти деньги на расчетный счет компании, потом получить необходимую для следующей выдачи сумму в банке и лишь после этого выдать ее другому сотруднику (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

Подотчетные суммы выдавайте любым из способов:

• Наличными из кассы. Деньги можно выдавать из наличной выручки или из снятых с расчетного счета средств. Выдача оформляется РКО (расходным кассовым ордером).

• На личную банковскую карту подотчетника (зарплатную, дебетовую, кредитную). В платежке на перечисление денег подотчетному лицу не заполняйте поле «Наз. пл.», а в поле «Назначение платежа» обязательно указывайте, что это «Денежные средства, выданные в подотчет».

• На корпоративную карту, выданную подотчетнику. Для возможности распоряжения картой выдайте сотруднику соответствующую доверенность. При оплате картой или снятии с нее наличных деньги списываются со счета компании и считаются выданными сотруднику в подотчет.

На выдачу денег должен быть оформлен один из документов:

✔️ Заявление от сотрудника с просьбой выдать деньги, подписанное руководителем.

В заявлении следует указать:

• необходимую сумму;

• срок, на который выдаются деньги;

• реквизиты банковской карты работника, если деньги перечисляются на нее.

Руководитель ставит свою визу на заявлении, указав дату подписания.

✔️ Приказ руководителя.

В приказе (распоряжении) укажите:

• ФИО лица (или нескольких лиц), получающего деньги в подотчет;

• сумму выдаваемых в подотчет средств;

• срок, на который выдаются денежные средства;

• на что следует потратить выданные деньги;

• реквизиты банковской карты, если деньги перечисляются на карту сотрудника.

Такие сроки не регламентированы законодательством, но компания или ИП могут прописать их в своем внутреннем документе в соответствии с целями выдачи средств в подотчет, например — в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Также срок обязательно указывается в приказе или в заявлении на выдачу средств.

Выдавать в подотчет можно любые суммы, законом максимального порога для них не установлено. При необходимости ограничение по суммам, выдаваемым подотчетникам, может установить руководитель в локальном акте.

Обратите внимание: так как подотчетники — это обычные физлица (кроме ИП), на них не распространяется лимит расчета наличными между юрлицами и предпринимателями. Но если такое лицо рассчитывается подотчетными наличными деньгами от имени компании или ИП, лимит придется соблюдать — он составляет 100 000 рублей по одному договору (п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

Подотчетное лицо должно отчитаться о тратах, произведенных из полученных сумм. Для этого нужно предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы — кассовые чеки, накладные, билеты, квитанции, акты и т. д. 

Авансовый отчет проверяет бухгалтер, затем его должен утвердить руководитель, поставив свою подпись.

Срок представления авансового отчета по средствам, выданным при направлении работника в командировку — три рабочих дня после возвращения работника из служебной поездки (п. 23 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501). 

В остальных случаях сроки устанавливает руководитель в локальном акте о расчетах с подотчетными лицами.

Если согласно авансовому отчету сотрудник потратил не все подотчетные деньги, он должен вернуть остаток в кассу или на расчетный счет компании. 

В случае, когда кроме подотчетных истрачены еще и собственные средства, образуется перерасход, который нужно возместить сотруднику наличными из кассы или на его банковскую карту.

Если подотчетник потратил по назначению лишь часть выданных ему денег, а неизрасходованный остаток обратно не возвращает, удержите эти средства из его заработной платы. Как это сделать:

Руководитель в течение одного месяца после истечения срока, установленного для возврата средств, издает приказ об удержании неизрасходованной суммы аванса.

✔️ От сотрудника нужно получить письменное согласие на удержание задолженности из его зарплаты.

✔️ Если работник согласен, из зарплаты сотрудника удержите соответствующую сумму, но при этом учтите:

• на сумму невозвращенного подотчета страховые взносы и НДФЛ не начисляются;

• удерживать можно не более 20% от суммы начисленной зарплаты после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК).

Если работник не согласен возвращать долг, либо один месяц, отведенный для удержания, уже истек, придется обращаться за взысканием в суд.

Работодатель может простить долг сотруднику. В этом случае на невозвращенную подотчетную сумму начислите страховые взносы и удержите с работника НДФЛ.

Расчеты по подотчетным средствам учитывайте на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по следующей схеме:

Аналитический учет по счету 71 должен отражать:

• ФИО подотчетного лица;

• дату выдачи и размер каждой подотчетной суммы;

• дату и номер каждого авансового отчета;

• вид и сумму произведенного из подотчетных средств расхода и т. д.

Если выдаете подотчетные суммы в рублях и в иностранной валюте, откройте к счету 71 субсчета:

• 71.1 — «Расчеты в рублях»;

• 71.2 — «Расчеты в иностранной валюте».

Субсчета можно открыть и по видам расходов, на которые выдаются подотчетные средства, например:

• 71.1.1 — «Командировочные расходы»;

• 71.1.2 — «Транспортные расходы»;

• 71.1.3 — «Прочие расходы» и т. д.

Основные проводки по счету 71 в бухгалтерском учете:

Для корректного учета расчетов с подотчетными лицами, главное — правильно настроить программу 1С. Сопровождение 1С от Ю-Софт поможет решить все технические вопросы. А если возникли сложности, эксперты Ю-Софт оперативно ответят на все вопросы и проконсультируют по всем аспектам в сфере бухгалтерии.

Читайте также: 

• Как принять к вычету НДС с уплаченного аванса: условия и порядок.

• Уточненная декларация в 2025 году: как заполнить и подать.

• В какие сроки отвечать на требование налоговой в 2025 году, чтобы не получить штраф.

Получите 4 месяца сопровождения бесплатно!

При оплате 8 месяцев обслуживания на тарифе «Оптимум», 4 месяца вы получаете в подарок. Экономия более 35%. Персональный специалист. Консультации до 60 минут в день и помощь по вопросам бухгалтерии

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFGmDjAG