Согласно глобальному исследованию Университета штата Огайо, примерно 60% новых заведений закрываются в первые 3 года работы. Среди причин эксперты отмечают, в том числе, ошибки в организации бухгалтерского учета.
Почему он важен, как правильно его внедрить, какие метрики при этом использовать? Заниматься учетом самостоятельно или прибегать к помощи бухгалтеров, сервисов?
Об этом, а также об изменениях, которые ожидают ресторанный бизнес в 2024 году, рассказывает Михаил Медведев, коммерческий директор сервиса автоматизации документооборота между ресторанами и поставщиками DocsInBox.
Для чего ресторану нужно вести учет
Для анализа эффективности бизнеса. С помощью отчетов о доходах и расходах ресторатору будет проще оценить, в каком финансовом состоянии находится его заведение, есть ли перспективы роста.
Для точного понимания себестоимости, количества товаров — чтобы не было перезатарки и излишков продуктов.
Для избежания воровства. Учет помогает отследить, не пропадают ли продукты со склада, не проводятся ли подозрительные операции, например, удаление блюд из заказа.
Для работы с государственными органами. Если неправильно вести учет в ЕГАИС, в системах «Меркурий» или «Честный знак», можно получить штраф. Например, до 300 тысяч рублей за отсутствие маркировки на товаре. За неверное оформление возвратной ветеринарно-сопроводительной документации — до 20 тысяч рублей.
Какие метрики использовать при учете
Есть несколько главных: себестоимость, фудкост и оборачиваемость товаров в ресторане.
Себестоимость
Это сумма, потраченная на приготовление блюд. Она складывается из закупочных цен на ингредиенты, их количества. С помощью этого показателя можно установить цену, которая, с одной стороны, будет приносить прибыль, а с другой — останется привлекательной для гостей.
Фудкост
Показывает, какой процент денег от стоимости блюда отдали на продукты. Чем ниже эта цифра, тем больше прибыли получит ресторан.
Оборачиваемость товаров
Отображает, насколько быстро ресторан распродает закупленные продукты.
Например, вы решили сделать ставку на дорогие напитки в баре, но при этом непопулярные у гостей — тогда оборачиваемость будет низкой. Соответственно, вы будете терять прибыль. То же самое касается крупной закупки скоропортящихся продуктов, которые не получилось быстро реализовать.
Исключение — предпраздничные дни или корпоративы с полным залом. В этом случае ресторатору нужно закупить как можно больше товаров.
Как внедрить учет
Есть несколько уровней автоматизации учета.
1. Первый — внедрение онлайн-кассы для интернет-эквайринга. Для этого нужно:
Приобрести или взять в аренду аппарат.
Заключить соглашение с оператором фискальных данных — он собирает и отправляет данные с онлайн-кассы в налоговую.
Зарегистрировать аппарат в своем личном кабинете на сайте ФНС.
Интегрировать онлайн-кассу с интернет-эквайрингом.
2. Второй — выбор подходящей системы учета.
Это зависит от формата заведения. Есть системы, которые специализируются на работе с сегментом малого бизнеса: кофейнями, блинными, пышечными, хлебными лавками и др.
Есть варианты для средних или крупных предприятий — например, для сетевых ресторанов или баров. Такие системы включают не только учет, но и финансовый блок управления подразделениями или франшизными точками.
3. Третий — выбор инструментов.
В отличие от систем учета, инструменты позволяют наладить работу более точечно. Они помогают автоматизировать работу линейного персонала и сэкономить на ручном труде.
В качестве инструментов используются программы для аналитики продаж, оптимизации работы хостес, внедрения системы лояльности и др.
Какие ошибки часто допускают при учете
Самые распространенные — неверное составление технологических карт и неправильное списание блюд. В этом случае возникает сбой всей системы учета, и ресторатор может заказать слишком много или слишком мало продуктов.
Также встречаются ошибки при внедрении государственных сервисов: например, систем «Меркурий» или «Честный знак». Начинающий руководитель может не разобраться, что нужно сделать для верного учета, например, алкогольной продукции или товаров животного происхождения.
Когда нужно заниматься учетом самостоятельно, а когда — делегировать бухгалтерам или сервисам
Если вы начинающий ресторатор, лучше взять учет на себя и при необходимости просить помощи специалистов, чтобы набраться опыта. Это же касается небольших заведений с оборотом до 2 млн руб. или тех предприятий, которые закупают товар по одной и той же цене у проверенного поставщика — в этом случае он может взять часть работы на себя. Также можно начать пользоваться специализированными сервисами — они сделают за вас до 80% работы.
В остальных случаях лучше доверить учет бухгалтеру. Он помогает подстраиваться под постоянно меняющиеся реалии рынка, грамотно управлять налогами, масштабировать бизнес и вести одновременно 5–10 точек.
Какие изменения ожидаются в 2024 году в ресторанном бизнесе
С 15 января 2024 года правительство разрешило продавать слабоалкогольные напитки без алкогольной декларации.
Кроме того, будет пополняться список товаров, которые нужно добавлять в систему «Честный знак». Например, с 1 апреля запретят продавать немаркированное пиво и слабоалкогольные напитки в кегах. А с 1 июня — безалкогольные напитки в кегах, тетрапаках и другой таре (за исключением растительных, а также соков, нектаров и морсов).
Также в 2024 году для бизнеса могут ввести обязательный электронный документооборот. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО как можно раньше.
Начать дискуссию