Настоящая стоимость найма: во что работодателю обойдется сотрудник и можно ли снизить затраты

Алексей Третьяков, эксперт онлайн-бухгалтерии Контур.Эльба, разобрался, какие суммы работодатель отчисляет за каждого работника, какие затраты он несет и можно ли их уменьшить. 

Какие налоги работодатель платит за работника

Компании и ИП тратят на сотрудников больше, чем те получают на руки, потому что удерживают НДФЛ и платят страховые взносы.

НДФЛ

Формально НДФЛ — это налог самого работника. Но обязанность по его удержанию и уплате лежит на работодателе — и в реальности увеличивает его расходы. Ведь когда с кандидатом оговаривается зарплата, то обычно имеется в виду сумма «на руки», а начислять нужно больше:

• плюс 13%, если зарплата работника до 2,4 млн рублей в год;

• плюс 15%, если зарплата сотрудника до 5 млн рублей в год (на сумму, превышающую 2,4 млн рублей).

Пример. Компания приняла на работу менеджера с окладом 70 000 рублей. Это значит, что эту сумму сотрудник получит на руки — но начислит ему работодатель 80 460 рублей, из которых 10 460 рублей отправит в налоговую инспекцию.

Существуют налоговые вычеты: имущественные, социальные — которые позволяют сотруднику платить меньше НДФЛ. Но это вычеты именно для сотрудников. Расходы компании при этом не сокращаются: ведь НДФЛ выплачивается из доходов работников.

Страховые взносы

Раньше работодатели уплачивали страховые взносы отдельно в три фонда:

• 22% в Пенсионный фонд (ПФР) — на формирование будущей пенсии сотрудника;

• 5,1% в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) — для бесплатного медицинского обслуживания;

• 2,9% в Фонд социального страхования (ФСС) — на выплату больничных, декретных пособий и других социальных гарантий.

С 2023 года взносы объединили в единый страховой тариф, а администрированием занимается налоговая служба. Теперь работодатели просто перечисляют общий платеж в ФНС, а налоговики самостоятельно распределяют его между фондами.

Для малого бизнеса есть льгота: с суммы свыше 1,5 МРОТ страховые взносы составляют не 30%, а 15%. Давайте посчитаем страховые взносы с учетом этой льготы.

Пример. Возьмем того же менеджера с зарплатой 70 000 рублей «на руки». Вместе с НДФЛ работодатель начислит 80 460 рублей — вот с этой суммы и надо будет заплатить страховые взносы.

• В 2025 году 1,5 МРОТ составляет 33 660 рублей в месяц. С этой суммы надо заплатить 30% — 10 098 рублей.

• Считаем сумму превышения зарплаты от МРОТ: 80 460 – 33 660 = 46 800 рублей. А с этой суммы платим 15% — то есть 7 020 рублей.

• Смотрим, сколько всего страховых взносов надо будет заплатить работодателю: 10 098 + 7 020 = 17 118 рублей.

• 80 460 + 17 118 = 97 578 рублей.

Итог: чтобы сотрудник получил официальную зарплату в 70 000 рублей, работодателю надо будет потратить 97 578 рублей.

Ставка этого взноса зависит от класса профессионального риска: чем он выше, тем больше ставка. Например, для офисных работников ставка будет минимальная — 0,2%, а для некоторых опасных профессий ставка может достигать 8,5%.

Прочие затраты по «соцпакету»

Кроме налогов, работодатель несет дополнительные расходы на сотрудника:

• Больничные и пособия. Первые три дня больничного оплачивает работодатель, остальное компенсирует Социальный фонд России.

• Отпускные выплаты — минимум 28 дней оплачиваемого отпуска в год. Если сотрудник не использует отпуск, то при увольнении ему начисляется компенсация за все накопившиеся дни.

• Обязательные медосмотры для отдельных категорий работников: например, водителей, медиков, поваров.

• Выходные пособия при увольнении — при сокращении штата работодатель выплачивает компенсации.

Затраты на поиск сотрудников и «обустройство» 

Многие предприниматели при расчете расходов на сотрудника учитывают только зарплату и налоги — но ведь фактические траты на персонал гораздо шире.

• Поиск и найм: оплата работы HR-специалистов, размещение вакансий на платных платформах, время руководителя на собеседования.

• Обустройство рабочего места: компьютер, монитор, телефон, мебель, канцелярия, лицензионный софт — все это стоит денег и все это лежит на плечах работодателя. По закону работодатель обязан обеспечить всем необходимым даже удаленных сотрудников.

• Корпоративная культура: обучение, тренинги, повышение квалификации, корпоративы, пресловутые «печеньки». Эти расходы необязательны — но игнорировать их нельзя.

Как уменьшить расходы на работника

Существуют легальные способы снизить налоговую нагрузку работодателя, остановимся на них подробнее.

Воспользоваться государственными льготами

Для отдельных категорий работников действуют сниженные тарифы страховых взносов. Например, IT-компании платят пониженные взносы: 7,6% вместо 30%.

Льготные тарифы есть и для других сфер: например, резиденты промышленных кластеров, социальные НКО и другие. Проверить, относится ли ваша деятельность, можно в ст. 427 НК.

Есть так называемая «предельная база» — сумма дохода, которую сотрудник получает с начала года. Пока зарплата не превысила этот лимит, работодатель платит стандартные 30% взносов. Но как только доход переваливает за эту отметку, ставка падает почти вдвое — до 15,1%.

Особенно актуально это для тех, кто готов инвестировать в топовых сотрудников и при этом хочет оптимизировать расходы. В 2025 году предельная база составляет 2,759 млн рублей.

Оптимизировать штат

Не все рабочие задачи требуют сотрудника в штате. Некоторые можно передать на аутсорсинг, сотрудничая с ИП или самозанятыми — и сэкономить на страховых взносах. 

Например, в небольшой компании бухгалтер получает 60 000 рублей в месяц. Основная нагрузка у этого специалиста — в квартальные и отчетные периоды, но зарплату ему и взносы за него платят стабильно всегда. Получается около миллиона рублей в год.

Возможно, стоит заключить договор с самозанятым бухгалтером. Предположим, он раз в квартал готовит для компании отчеты и рассчитывает налоги — и стоит эта услуга 30 000 рублей. За год работодатель заплатит ему 120 000 рублей. Разница между этой суммой и миллионом — внушительная.

Посмотрите на штат. Возможно, для решения каких-то задач выгоднее сотрудничать с самозанятыми или ИП. Но здесь надо быть внимательными! Если налоговая увидит в этом сотрудничестве признаки трудовых отношений — она оштрафует и доначислит налоги.

Перейти на АУСН

Есть способ вообще не платить страховые взносы за сотрудников. Существует автоматизированная упрощенная система налогообложения (АУСН) — это специальный режим для малого бизнеса с особыми условиями.

Работодатель на этой системе не платит страховые взносы — но налоговые ставки выше, чем на обычной упрощенке: 8% с доходов и 20% с разницы «доходы минус расходы».

Если ваша компания подходит под условия — однозначно стоит посчитать: возможно, вам выгоднее перейти на АУСН.

Как нельзя экономить на налогах

Желание предпринимателей оптимизировать расходы вполне объяснимо. Но методы экономии должны реализовываться в правовом поле, иначе возможны разнообразные санкции.Причем все «серые» схемы давно и неплохо известны налоговым органам. Вот самые рискованные из них:

• Выплата «серых» зарплат. Чревата крупными штрафами и даже уголовной ответственностью.

• Маскировка трудовых отношений. Если самозанятый или ИП, с которым работает компания, фактически работает там по найму — налоговая переквалифицирует отношения. Работодателя оштрафуют, налоги доначислят.

• Неправильное применение льгот. За необоснованное снижение страховых взносов также могут доначислить налоги и пени;

Налоги на сотрудников — значительная статья расходов, но при грамотном подходе можно законно снизить нагрузку. Главное — не экономить там, где это грозит бизнесу серьезными последствиями.

Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.