Что нужно указать в Положении о переходе на КЭДО

До момента перехода нужно создать локальный акт, в котором будет закреплены перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот.

Перечень документов нужно определить самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов. Исключения перечислены в ч. 3 ст 22.1 ТК — трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и пр.

Категории работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. По ч. 5 ст. 312.1 ТК к ним можно отнести офисных и дистанционных сотрудников.

Для перехода на КЭДО необходимо получить письменное согласие работников. Если работники не согласились, то в отношении их нужно продолжать вести бумажный документооборот.

В локальном акте стоит указать и сроки подписания документов. Некоторые из них регламентированы законодательством, а другие работодателю предстоит определить самостоятельно. Вот сроки подписания некоторых документов:

1. Трудовой договор, приказ о приеме на работу — не позднее 3 дней с момента фактического выхода сотрудника на работу.

2. Должностная инструкция и локальные нормативные акты — до момента подписания трудового договора .

3. Уведомление об отпуске — не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

4. Сменный график — не менее чем за месяц до начала работы по графику.

5. Приказ о расторжении трудового договора — последний рабочий день.

Читайте также по теме ЭДО:

• Как оформить возврат маркированного товара, когда документы подписаны по ЭДО.

• Можно ли ответить на требования ФНС через ЭДО.

• Как хранить электронные документы.

• Как исправить УПД-1 в ЭДО.