Подотчет становится налоговым риском в 2026 году

Алгоритмы ФНС становятся умнее и анализируют операции все глубже. Если раньше работа с подотчетными лицами и суммами часто оставалась вне зоны внимания налоговой, то в 2026 году это превращается в один из главных рисков для налогоплательщиков. Судя по заявлениям ФНС, бизнесу стоит пересмотреть, как организован подотчет: то, что раньше налоговики не замечали, теперь за это могут доначислить налоги.

Один из вечных вопросов бизнесмена, имеющего юридическое лицо: как получать с него денежные средства, не привлекая особого внимания налоговой? Первые ответы бухгалтерии не радуют: зарплата и дивиденды — дорого, займы — видны в отчетности, влекут ненужные личные обязательства и по-хорошему требуют начисления процентов.

Обналичка — но это тоже дорого и уже только для тех, кто готов одновременно и рисковать, причем, на мой взгляд, крайне необоснованно.

И именно на таких волнах дискуссий с бухгалтерией собственник среднестатистической компании заплывал в достаточно «тихую гавань», которой, ничего не стесняясь, начинал пользоваться. Это подотчет.

Денежные средства, снятые в подотчет, в теории действительно могут тратиться на расходы, связанные с деятельностью компании. Но фактически могут расти из года в год и висеть «не закрытыми».

Но совсем другое дело — 2026 год. В недавнем выступлении на одной из конференций представитель ФНС подтвердил, что подотчетные суммы — это новая категория споров, набирающая обороты. Подтверждает эту информацию и анализ свежей судебной практики (см. чек-лист).

Когда все профессиональное сообщество бухгалтеров и налоговых консультантов разбирало, что же изменится в истребовании документов по камеральным проверкам после нашумевшего дела компании «МиСТ», возможно, налоговые органы рассмотрели в нем совсем другое.

И пока все разбирали степень наивности налогоплательщика, который даже в суде отказался представить запрошенные документы, в ФНС сконцентрировали свое внимание на сути проверяемых в данном деле операций, по которым собственно и требовались подтверждающие документы. Цитирую из определения Верховного суда от 30.10.2025 по делу № А47-7677/2024:

При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных данными лицами, а также оприходование организацией ТМЦ, указанные денежные средства считаются доходом подотчетного лица и согласно статье 210 Налогового кодекса подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Я полагаю, что, вооружившись подтвержденным правом на уровне высшей судебной инстанции, налоговые органы пошли наводить порядок выдачи подотчетов, начав с камеральных проверок РСВ и 6-НДФЛ за 2025 год, и продолжая мониторить текущую отчетность.

В апреле 2025 года по вопросу обложения неизрасходованных подотчетных сумм страховыми взносами высказался Минфин, указав, что если:

• организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы;

• их целевое использование документально не подтверждено;

• отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации;

• упомянутые средства не удерживаются из заработной платы работника по решению работодателя,

то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (письмо от 30.04.2025 № 03-15-06/44169).

Как минимум:

• Авансовые отчеты к выплатам.

• Анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

• Приказы о сроке возврата неиспользованных подотчетных средств.

• 60.01 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»,

Чтобы подотчет не стал для вас реальным налоговым риском-2026 с негативными последствиями, налоговые консультанты и налоговые адвокаты коллегии «Налог и Право» («Tax & Right»), собрали чек-лист, как правильно работать с подотчетными суммами. Сохраняйте, применяйте, делитесь с коллегами и партнерами.

Определением Верховного суда от 30 октября 2025, № 309-ЭС25-6656 поддержана ранее транслируемая ФНС позиция — при отсутствии у компании доказательств, подтверждающих расходование подотчета, а также оприходование ТМЦ, такие денежные средства считаются доходом подотчетного лица, подлежащим обложению НДФЛ и СВ. Доказать правильность расходования подотчетных сумм должен налоговый агент.

1. Создаем локальный нормативный акт (положение, приказ, распоряжение, иное), которым устанавливаем порядок выдачи в компании подотчетных сумм и их возврата:

• Определяем перечень расходов, которые могут быть понесены в порядке подотчета (такие расходы должны быть связаны с деятельностью компании, экономически обоснованы).

• Определяем перечень лиц, которым могут быть выданы денежные средства в подотчет (в компаниях с небольшим штатом работников лучше указывать всех имеющихся сотрудников).

• Устанавливаем, что подотчет может быть выдан в т. ч. путем перечисления денежных средств на банковскую карту сотрудника (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

• Устанавливаем предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от вида и целей расходования средств (на хознужды, на закупку материалов и т. п.);

2. Выдачу денежных средств в подотчет и их возврат оформляем приказами и авансовыми отчетами с приложением подтверждающих документов:

• Выдача денежных средств в подотчет оформляется приказом руководителя либо заявлением подотчетного лица о выдаче денег, подписанным руководителем (в документах указывается срок возврата; цель расходования).

• По итогам подотчетным лицом представляется в установленный срок авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов (кассовые чеки, товарные чеки, электронные чеки, акты, накладные и т. д). Возможен вариант оплаты расходов работником за счет собственных средств, тогда расходы компенсируются на основании заявления работника о компенсации с приложением подтверждающих документов.

• Ворох разных чеков на все подряд больше НЕ работает. Чеки проверяются на номера ККТ; дату и место их регистрации; место совершения покупки; анализируются подписи лиц в документах; периодичность закупок и т. д.

• Подтверждающие документы должны быть от реальных, действующих поставщиков, без признаков «технических» компаний — фиктивность поставщиков проверяется по аналогии со ст. 54.1 НК.

• Подтверждающие первичные документы формируют даже налогоплательщики на УСН с объектом налогообложения «Доходы».

• Расходы проверяются на экономическую обоснованность и связанность с деятельностью компании, они должны соответствовать бизнес-модели компании.

3. Правильно отражаем выданный подотчет в бухгалтерском учете:

• Выдача денежных средств в подотчет отражается на счете 71, а его невозвращение формирует дебиторскую задолженность, подлежащую отражению в бухгалтерской отчетности. Контроль подотчетных сумм осуществляется налоговыми органами через данные бухгалтерского баланса — подотчет не закрыт, а дебиторской задолженности нет, это основание для направления требования.

• Также налоговый контроль осуществляется через расхождение данных между выплатами физическим лицам согласно выпискам по расчетным счетам и данными РСВ, 6-НДФЛ.

• В случае отсутствия первичных документов, есть возможность косвенно подтвердить подотчет его закрытием на счете 71 в бухгалтерском учете и принятием компанией на учет приобретенных работников в подотчет ТМЦ. При неведении счета 71 и неотражении дебиторской задолженности — налоговый орган использует это, как доказательство против компании.

4. Пути решения проблемы:

• Надлежащим образом оформлять выдачу подотчетных сумм.

• При получении требования из налоговой — дать максимально подробные письменные пояснения относительно того, куда и на что тратились подотчетные суммы; показать связанность с деятельностью компании. Игнорирование требований — гарантированный акт налоговой проверки.

• Иногда подотчет – это не подотчет, а выданный заем (оформленные документы по займу; внесение части суммы на счет компании в возврат займа).

• Возврат подотчета — нет дохода (постановление АС ПО от 09.04.2025 № Ф06-1630/2025; дело №А55-9184/2024). В случае, если нет возможности его закрыть единовременно, рекомендуется заключение с работником соглашения о поэтапном возврате, с установлением графика платежей.

Чтобы подтвердить правомерность операции, налогоплательщику необходимо представить доказательства, подтверждающие факт выдачи работнику денежных средств в установленном порядке, авансовый отчет и прилагаемые к нему оправдательные документы, которые подтвердят расходование выданных средств на цели, связанные с деятельностью компании.

• Если не подтвердили: полученные денежные средства использованы в личных целях, в связи с чем подлежат включению в совокупный доход такого сотрудника и на них подлежат исчислению страховые взносы. Имело место фиктивное создание подотчетных операций без их фактического осуществления. (Постановление АС Уральского округа от 01.04.2026 № А76- 36174/2024).

• Срок возврата 365 дней. Суммы, выданные под отчет в предыдущем году (дебетовое сальдо по сч. 71 на начало следующего года) в отсутствие авансовых отчетов в текущем, в случае непредставления отчетов и в текущем году подлежат налогообложению на конец года, поскольку по ним истек срок в 365 дней, предусмотренный для предоставления отчета. При этом данные бухгалтерского счета 50, 51, которые корреспондируют со счетом 71, могут сопоставляться с данными бухгалтерских балансов (постановление 11 арбитражного апелляционного суда от 21.04.2026 по делу А55-3790/2025).

• Нечитаемые чеки не помогут. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, включая такие как дата, наименование субъекта, составившего документ, а также содержание операции. Учитывая, что закон «О бухгалтерском учете» возлагает обязанность по обеспечению сохранности документов бухгалтерского учета, то невозможность определить дату покупки и наименование товара, не позволит подтвердить такие расходы (постановление 11 арбитражного апелляционного суда от 21.04.2026 по делу А55-3790/2025).

Как раньше вольготно обращались с подотчетом — это теперь не работает. Интерес налоговой к этому виду расходов однозначно будет набирать силу, поэтому будьте внимательны, своевременно и грамотно фиксируйте все подотчетные движения средств в компании.