Видео вебинара
Спикер: Елена Пономарева, эксперт по трудовым отношениям, консультант по управлению, кадровый аудитор, преподаватель и руководитель образовательного центра.
В 2025 году произошли некоторые изменения в процессе приема на работу новых сотрудников. Алгоритм оформления на работу прописан в ст. 68 ТК, но не только эта статья регламентирует процесс оформления трудовых отношений, еще несколько статей кодекса дают возможность сложить общий алгоритм приема на работу.
Общий порядок оформления приема на работу
Важно при оформлении нового сотрудника получить принципиальное решение от руководителя о приеме на работу. После ознакомить с локальными НПА до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК).
Только после того, как соискатель ознакомился со всеми локальными нормативно-правовыми актами, правилами, положениями, инструкциями, регламентами и т. п. — можно оформлять трудовой договор, чтобы его подписание было осознанным. После подписания трудового договора оформляем учетные документы.
Из заявленных 7 пунктов алгоритма 3 являются не обязательными. Например, приказ о приеме на работу. Ранее был обязательный документ в кадровом учете — приказ о приеме на работу, сейчас вместо него заключается трудовой договор.
Приказ можно издавать, но в качестве дополнительного документа, но не обязательного. Все зависит от вашего начальства и его решений.
Как принять решение, нужен вам приказ или нет? Если у вас кадровик и бухгалтер работают в единой информационной базе, например, в 1С, тогда кадровик вводит данные трудового договора и бухгалтер сразу видит, что появился новый сотрудник на каких условиях, значит, дополнительных уведомлений в виде приказа можно не оформлять. А если базы разные, то нужен дополнительный приказ, копия которого будет передана в бухгалтерию для дальнейшей работы с сотрудником.
Аналогичная ситуация с различными учетными формами такими как личная карточка и личное дело — это устаревшие учетные документы, но многие работодатели очень трепетно к ним относятся. Однако в законодательстве эти документы уже не упоминаются, все эти формы носят рекомендательный характер.
По личным карточкам долго вели воинский учет, однако с января 2022 года для воинского учета ввели свою форму и личная карточка перестала быть обязательной. С января 2022 года личные карточки по форме Т-2 можно не вести вообще.
Личные дела по закону ведутся только на государственных и муниципальных служащих, депутатов и руководителей бюджетных учреждений. Для всех остальных категорий работников личные дела не предусмотрены законом. К тому же там хранятся копии документов с личными данными работников, сбор и обработка которых сейчас тоже находятся под пристальным вниманием.
Бумажная трудовая книжка теперь тоже не является обязательным документом. Если работник трудится давно, имеет большой стаж и на него ранее была заведена такая трудовая книжка, он имеет право ее сохранить и работодатель будет обязан делать в нее записи. А если трудовая деятельность началась после 2020 года, то новую трудовую книжку на бумаге не заводят.
Есть исключения — работники в новых регионах РФ, для них трудовые книжки заводятся.
Электронная трудовая книжка ведется на всех обязательно. Основание для приема сотрудника, который необходимо указать в ЕФС-1 — трудовой договор.
При проверке у вас имеют право требовать только то, что является обязанностью по закону. Документы, которые носят рекомендательный характер, требовать не имеют право.
Мини-тест № 1
Какой документ является обязательным при оформлении приема на работу сотрудника?
Решение о приеме
Перед приемом на работу сотрудник может предъявлять определенный набор документов, а также проходить различные отборочные мероприятия, которые будут оцениваться перед решением о приеме на работу. В ТК не указаны какие конкретно документы должны быть оформлены на этом этапе, поэтому рекомендовано прописать в локальном НПА те документы, которые оформляются на работника на старте, например:
резюме;
анкета;
заключение службы безопасности;
заключение конкурсной комиссии;
заключение полиграфа;
тесты;
листы собеседования и т. п.
Далее необходимо запросить документы лица, поступающего на работу.
С осени 2024 года на портале Госуслуги гражданин может сформировать QR-код и вместо паспорта предъявлять его. Но в нормативных актах прописано, в каких случаях гражданин должен предъявить оригинал паспорта, а в каких достаточно QR-кода. Для кадрового учета необходим оригинал паспорта.
Не храните у себя копии паспортов своих сотрудников, за это можно получить штраф от Роскомнадзора, который может прийти с проверкой или сотрудник напишет туда жалобу. Все копии документов после внесения данных в учетную форму нужно уничтожить.
Хранить можно только копии дипломов об образовании, только в том случае, если деятельность лицензируется. Например, образовательные или медицинские учреждения.
В Роскомнадзоре должны зарегистрироваться абсолютно все операторы персональных данных, вне зависимости от того, ИП или ООО.
Выписку СТД-СФР гражданин может сам сформировать на портале Госуслуги и распечатать.
В нормативных документах не указано, что делать работодателю с СТД-Р, которые работник получил с прежних мест работы. Одно из решений — внести данные из этих документов в систему учета и вернуть их сотруднику.
Некоторые работодатели делают копии этих документов и хранят у себя, однако, Роскомнадзор может признать это действие сбором излишних персональных данных, поскольку законом не предусмотрено хранение СТД-Р или СТД-СФР у работодателя.
Аналогичная ситуация и со СНИЛС — для оформления договора нужен только номер, никаких копий хранить не нужно.
Требовать документ об образовании можно только тогда, когда работа предусматривает наличие специальных знаний или спецподготовки. Обратите внимание, что прописано в квалификационных требованиях. Требовать у уборщиц диплом о высшем образовании не
Дата публикации: 17.04.2025, 12:52
Начать дискуссию