Как направить сотрудника в командировку в 2025 году: пошаговая инструкция для работодателя

Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок, чтобы выполнить поручение вне места его постоянной работы.

У командировки должны быть:

1. Цель — выполнение конкретного задания, связанного с деятельностью организации. Например, участие в переговорах, заключение договоров, проведение аудита, организация мероприятия, обучение, установка оборудования, посещение филиала и т.д.

2. Основание — распоряжение или приказ работодателя. Самовольные поездки сотрудника не считаются командировкой.

3. Место — отличное от места постоянной работы сотрудника. То есть за пределами населенного пункта, где находится организация или ее структурное подразделение, в котором работает сотрудник.

4. Определенный срок — от одного дня без ночевки до нескольких месяцев. Но в процессе реализации задания, может выясниться, что срок командирования не достаточен для исполнения поручения или, наоборот, направленный в командировку сотрудник выполнил его быстрее — в этих случаях, срок командировки может быть изменен.

В отношении командированного сотрудника работодатель обязан:

• Сохранить за ним рабочее место и средний заработок за все дни нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, которые пришлись на период командировки.

• Взять на себя расходы, связанные с командировкой.

Командировка требует тщательного документального оформления на всех этапах, чтобы компания добилась выполнения своих целей, соблюла трудовое законодательство и права работника, а также получила все документы и основания для корректного отражения в учете без риска претензий со стороны ФНС.

Чаще всего это положение о командировках. Оно может быть самостоятельным локальным актом или входить отдельным разделов в другой документ, например, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или учетную политику.

Но вне зависимости от формы документа, который регламентирует процедуру направления сотрудников в командировки, в нем должны быть описаны следующие моменты:

1. Порядок командирования: 

• что является основанием для направления в командировку;

• кого можно и кого нельзя направлять в командировку;

• как определять длительность поездки;

• в каких случаях командировка продлевается или сокращается и др.

2. Гарантии и компенсации командированному работнику:

• сохранение рабочего места и средней заработной платы;

• перечень возмещаемых расходов;

• нормы суточных (можно разделить по категориям работников и направлениям поездок);

• категории оплачиваемых билетов на транспорт и гостиничных номеров (можно разделить по категориям работников);

• налогообложение сверхнормативных расходов и т.д.

3. Порядок расчетов по командировке:

• порядок выдачи аванса и окончательного расчета;

• способ расчетов.

4. Отчетность по командировке:

• срок предоставления авансового отчета;

• требование о документальном подтверждении расходов.

5. Ответственность:

• за нарушение срока предоставления авансового отчета и подтверждающих расход документов;

• за нецелевой расход средств.

Но в любом случае устанавливаемые положением в организации нормы не должны противоречить требованиям законодательства о командировках:

• гл. 24 ТК;

• постановление Правительства от 13.10.2008 № 749;

• ст. 217, 252, 272 НК.

Важно: с 01.09.2025 постановление Правительства от 13.10.2008 № 749 прекращает действие. На смену ему придет постановление от 16.04.2025 № 501.

Служебное задание — не обязательный документ при оформлении командировки с 2015 года. Но он включает сведения о поездке: направление, сроки и основную цель командирования сотрудника. Поэтому многие компании продолжают его использовать.

Например, в тех случаях, когда приказ о командировке издает специалист, который не обладает полной информацией о ее деталях, и эти подробности предоставляет другой сотрудник — непосредственный руководитель командируемого.

Если же и служебное задание и приказ оформляет один и тот же специалист, от задания можно отказаться. Достаточно служебной записки от сотрудника или его непосредственного начальника на имя руководителя. Последний поставит на ней подпись с разрешением командировки.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Некоторые категории работников трудовое законодательство запрещает направлять в длительные служебные поездки. К ним относятся:

• беременные женщины (ч.1 ст. 259 ТК);

• несовершеннолетние, за исключением творческих работников и спортсменов (ст. 268 ТК);

• инвалиды с запретом командировок по медицинскому заключению (ч. 2 ст. 167 ТК);

• работники на ученическом договоре, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК).

Если планируемый к командировке работник не относится к «запрещенным» категориям, проверьте нужно ли его согласие на поездку или нет.

Письменное согласие на поездку нужно от:

• матерей детей до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК);

• родителей детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК);

• многодетных родителей, пока младшему ребенку не исполнилось 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК);

• родителей-одиночек с детьми до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК);

• супругов вахтовиков (ч. 3 ст. 259 ТК);

• опекунов детей до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК);

• работников, ухаживающих за больными членами семьи по медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК);

• инвалидов, которым командировки не запрещены (ч. 2 ст. 167 ТК);

• супругов мобилизованных с детьми до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК).

В остальных случаях согласие работника не нужно.

Форма приказа — произвольная или унифицированная Т-9 или Т-9а, если в командировку едут несколько работников.

В приказе укажите данные работника, цель, место и сроки командировки.

Основание для выплаты аванса — служебная записка командируемого. Форма записки — произвольная, в ней работник указывает предполагаемую сумму расходов.

Работодатель обязан компенсировать сотруднику, который едет в командировку (ст. 168 ТК):

• Суточные — плата за то, что работник вынужден жить вне дома. Они выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные, праздничные дни и время в пути. Документами суточные не подтверждают.

• Транспортные расходы — проезд до места назначения и обратно, обязательные страховки, плата за постельные принадлежности в поезде, комиссии за продажу и бронирование.

• Расходы на проживание — оплата самого проживания, комиссии за бронирование и другие сопутствующие траты, связанные с наймом жилья.

• Дополнительные расходы для заграничных командировок — плата за оформление загранпаспорта и визы, консульские и топливные сборы, сборы за въезд или транзит транспортных средств, обязательная медицинская страховка.

Работодатель может купить билеты, оплатить проживание и другие услуги или компенсировать их стоимость работнику, если последний потратил на это свои деньги.

Отразите в табеле командировку. День начала командировки — день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т.п.) от места постоянной работы командированного работника. День окончания командировки — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Продолжительность командировки нужно считать в календарных днях с учетом дней нахождения в пути, в том числе дней вынужденной задержки рейса, а также выходными и нерабочими праздниками.

Обычно на его подготовку и сдачу в бухгалтерию работнику дают три дня.

В авансовом отчета работник указывает суммы всех своих расходов. К авансовому отчету должны быть приложены билеты, чеки, посадочные талоны на самолет и другие документы, подтверждающие расходы.

Когда бухгалтер проверит авансовый отчет и выведет сумму остатка выданного аванса, сотрудник должен вернуть ее работодателю через кассу или расчетный счет. Если сотрудник потратил своих денег больше, чем получил авансом, работодатель доплачивает ему разницу.

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается:

• средняя заработная плата;

• сверхурочные, если работник перерабатывал;

• оплата работы в выходные и праздничные дни, если сотрудник был задействован в них по служебным поручениям.

Оплата дней командировки облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке, также как и любая другая часть заплаты.

Но налоги могут возникать и в других случаях:

• При выплате сверхнормативных суточных. НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при загранкомандировках (ст. 422 НК). Соответственно, все, что выше этих значений, подпадает под НДФЛ и страховые взносы.

• При выплате безотчетных сумм командированным в новые российские регионы — 700 рублей в сутки (ст. 217 НК).

• При выплате натуральных доходов. Например, когда работодатель оплачивает работнику стоимость парковки личного автомобиля в аэропорту на время командировки.

Millennium интегрируется с 1С, SAP и другими внутренними учетными программами. Бухгалтер будет в автоматическом режиме получать все документы по командировке: приказ о направлении работника, авансовый отчет, справку о перелете без дополнительных запросов, напоминаний и точно в срок.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFGNTeJt