Расчет отпускных с 1 сентября 2025 года: полный разбор правил для кадровиков и бухгалтеров

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые правила расчета среднего заработка — постановление Правительства от 24.04.2025 № 540. Оно заменит действующее постановление от 24.12.2007 № 922 и будет действовать до 1 сентября 2031 года.

Большинство норм по отпускным из постановления № 922 перенесены в новый документ без изменений. Порядок расчета отпускных и компенсаций за отпуск остается прежним:

• Расчет ведут исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

• Из расчетного периода по‑прежнему исключаются больничные, командировки, отпуска без содержания и другие периоды, когда зарплата не начислялась.

В проекте документа предлагалось:

• Исключить из расчетного периода выходные и праздничные дни в командировках, чтобы двойная оплата за эти дни не увеличивала средний заработок.

• Рассчитывать отпускные не только из оклада, но и из всей установленной зарплаты с надбавками, если начислений не было.

Эти поправки в итоговую версию постановления не вошли. То есть порядок расчета отпускных с 1 сентября 2025 года не изменится.

Далее подробно разберем, как нужно начислять отпускные в 2025 году.

Напомним основные особенности предоставления отпусков в 2025 году. 

1. Отпуска не сгорают. Если работникам в компании годами не предоставляли отпуска, это нарушение трудового законодательства. При увольнении таким сотрудникам полагается компенсация за все неиспользованные дни отдыха (ст. 127 ТК).

Конституционный Суд в постановлении от 25.10.2018 № 38-П подтвердил: работодатель обязан выплатить компенсацию за все накопленные отпуска при увольнении.

2. Деление отпуска на части. По соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на несколько частей (ст. 125 ТК). При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

3. Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (за исключением случаев, указанных в ТК). Неиспользованную часть отпуска предоставляют:

• в удобное для работника время в течение текущего года,

• или присоединяют к отпуску за следующий год.

Кого нельзя отозвать из отпуска:

• работников младше 18 лет;

• беременных женщин;

• сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

4. Особые категории работников. Работающие родители, имеющие трех и более детей до 18 лет, вправе выбирать удобное для них время ежегодного отпуска до достижения младшим из детей 14 лет.

Кроме того, коллективным договором можно установить дополнительные отпуска без сохранения зарплаты (до 14 календарных дней) для работников, имеющих двоих и более детей младше 14 лет (ст. 262.2, 263 ТК).

Отпускные — это сумма, которую работодатель обязан выплатить работнику за время оплачиваемого отпуска. Отпускные считают не как зарплату за рабочее время. Сумма отпускных зависит от:

• продолжительности отпуска;

• расчетного периода;

• среднего заработка;

• МРОТ.

Базовая норма ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Меньше нее быть не может, но есть отдельные категории работников, у которых продолжительность отпуска превышает 28 дней. Например, к ним относятся:

Также продолжительность отпуска может быть увеличена за счет предоставления дополнительных отпусков:

А еще работник, который впервые получает общее, среднее или высшее профессиональное образование в аккредитованном учебном заведении, вправе пойти в оплачиваемый учебный отпуск, если предоставит справку-вызов по форме из приказа Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368 о том, что ему предстоит сессия, аттестация или подготовка к дипломной работе.

Расчетный период — это период работы, зарплата за который попадает в расчет отпускных.

Расчетный период — это 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Например:

1. Сотрудник идет в отпуск с 1 июля 2025 года. Расчетный период — с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.

2. Сотрудник идет в отпуск с 31 июля 2025 года. Расчетный период — тот же: с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.

Расчетный период может быть изменен, когда:

1. В течение 12 календарных месяцев перед отпуском сотрудник не работал и не получал зарплату. Например, такое бывает, когда работница идет в отпуск сразу после выхода из декрета. В этом случае за расчетный период нужно взять более ранние 12 календарных месяцев.

2. Работник отработал меньше года. Тогда расчетный период будет короче: с момента трудоустройства в организацию по месяц предшествующий началу отпуска. Например, если сотрудник принят с 15 сентября 2024 года и идет в отпуск в июле 2025 года, расчетный период будет — с 15 сентября 2024 по 30 июня 2025 года.

Пример. Ерохина О.А. работает в ООО «Подсолнух» с 01.07.2024 и идет в отпуск с 16.06.2025 на 14 календарных дней. Расчетный период для расчета отпускных — с 01.07.2024 по 31.05.2025.

Инструкция, как рассчитывать средний заработок, содержится в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922. С 1 сентября 2025 года вступит силу новое постановление Правительства от 24.04.2025 № 540, но изменений в расчет среднего заработка для отпускных, как мы говорили, оно не несет.

Расчет среднего заработка состоит из нескольких этапов.

1 этап — определите выплаты, которые попадут в расчет. Для расчета отпускных нужно учитывать все регулярные выплаты за расчетный период, в том числе:

• зарплату (оклад, сдельные расценки);

• надбавки, доплаты (за стаж, совмещение должностей и т. п.);

• районные коэффициенты;

• доплаты за сверхурочную работу и вредные условия труда;

• премии, которые предусмотрены системой оплаты труда;

• другие выплаты, которые установлены внутренними документами компании. 

Важно: если в расчетном периоде в организации провели индексацию заработной платы, то при расчете отпускных доходы, начисленные до индексации, нужно увеличить на коэффициент индексации.

Премии учитывают по особым правилам:

• Годовые премии и вознаграждения за выслугу лет включаются полностью, вне зависимости от даты начисления. Если начисление произошло после выплаты отпускных, их нужно пересчитать. 

• Премии за более ранние годы в расчет попадать не должны. 

• За расчетный период можно учесть не более двух полугодовых, четырех квартальных или двенадцати ежемесячных премий за один и тот же показатель. Если премии выплачены за один период, но за разные показатели, например, за оптимизацию производства и за отсутствие брака, в средний заработок можно включить обе.

• При неполной отработке времени премии берут в расчет пропорционально, кроме тех, что начислены за фактически отработанное время. Их нужно взять в полной сумме.

Не входят в средний заработок выплаты, которые не связаны с оплатой труда например, материальная помощь, оплата больничных, отпусков, обучения, проезда и т. д.

Пример. За период с 01.07.2024 по 31.05.2025 Ерохиной О.А. были начислены:

• заработная плата — 726 521,74 рублей;

• оплата больничного листа — 12 435,99 рублей;

• оплата дней командировки — 24 713,56 рублей;

• премия по итогам работы за второе полугодие 2024 года — 109 951,61 рублей.

В расчет среднего заработка берем только начисленную заработную плату и премию: 726 521,74 + 109 951,61 = 836 473,35 рублей.

2 этап — рассчитайте среднее количество рабочих календарных дней в полностью и неполностью отработанных месяцах. Если месяц отработан полностью, то ему соответствуют 29,3 среднемесячных календарных дня.

Если не полностью — то расчет иной:

29,3 / количество календарных дней в не полностью отработанном месяце * отработанные календарные дни в этом месяце

Пример. В расчетном периоде у Ерохиной О.А. были: 

• больничный — с 16 по 29 сентября 2024 года;

• командировки — с 22 по 26 октября 2024 года, с 04 по 08 ноября 2024 года и 31 мая 2025 года.

Считаем среднее количество рабочих календарных дней по месяцам:

3 этап — рассчитайте среднедневной заработок (СДЗ). Для этого сложите все выплаты из 1 этапа, которые были с расчетом периоде. Полученный результат нужно разделить на среднее число календарных дней. Если работник не пропустил ни одного дня в расчетном периоде, то 29,3 *12. Если были отпуска, больничные, командировки и другие причины отсутствия на работе, то нужно сложить среднее число отработанных календарных дней (ОКД) в каждом месяце.

Таким образом, формула для расчета СДЗ при полностью отработанном расчетном периоде выглядит так: Заработок / (29,3 * 12)

При неполностью отработанном — так: Заработок / (ОКД1 + ОКД2 + ОКД3 + ОКД4 + ОКД5 + ОКД6 + ОКД7 + ОКД8 + ОКД9 + ОКД10 + ОКД11 + ОКД12)

Пример (продолжение). 

СДЗ Ерохиной О.А.: 836 473,35 рублей / 298,07 дней = 2 806,30 рублей.

Среднедневной заработок, рассчитанный по описанному выше алгоритму, нужно сравнить со средним заработком, исходя из МРОТ года, в котором работник идет в отпуск. В 2025 году МРОТ — 22 440 рублей. Значит СДЗ по МРОТ 22 440 / 29,3 = 765,87 рублей. Если расчетный получится ниже, значит в расчет отпускных берите СДЗ из МРОТ.

Такая ситуация может возникнуть тогда, когда в 2024 году работник получал минимальную заработную плату и, соответственно, средний СДЗ получится меньше СДЗ из минималки 2025 года.

Для этого среднедневной заработок умножьте на количество дней отпуска. Ставку НДФЛ применяйте по прогрессивной пятиступенчатой шкале с учетом всех выплат работнику с начала года.

Пример (продолжение). 

• Отпускные: 2 806,30 руб. * 14 дней = 39 288,20 рублей.

• НДФЛ: 39 288,20 руб. * 13% = 5 107 рублей.

• Отпускные к выплате: 34 181,20 рублей.

Работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Пример (продолжение). ООО «Подсолнух» выплачил отпускные Ерохиной О.А. 11 июня 2025 года, так как срок перечисления выпал на четверг 12 июня — государственный выходной.

Срок перечисления НДФЛ с отпускных — общий:

• Если выплата прошла в период с 1 по 22 число месяца, удержанный НДФЛ нужно перечислить до 28 числа текущего месяца, предварительно включив эту сумму в уведомление о начисленных налогах 25 числа.

• Если выплата прошла в период с 23 числа по последнее число месяца, удержанный НДФЛ нужно перечислить до 5 числа следующего месяца, а уведомление подать — до 3 числа.

Если нарушить срок выплаты отпускных или выплатить не всю причитающуюся сумму компании-работодателю грозит штраф 30 000–50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП).

Корректность расчетов отпускных напрямую влияет на отчетность в СФР и ФНС. Чтобы быть уверенным в правильности данных и сдавать документы без штрафов и задержек, используйте Астрал Отчет 5.0. Сервис автоматически проверяет формы на ошибки и всегда содержит актуальные версии отчетов.  С Астрал Отчет 5.0 вы не привязаны к конкретному рабочему месту: отправляйте отчетность с любого компьютера и в любое удобное время.

Читайте также:

• Воинский учет 2025: реестр, электронные повестки и новые штрафы для работодателей.

• Как работать с отчетностью и больничными в 1С:ЗУП через сервис «1С-Отчетность».

• Оформление наставничества в трудовых отношениях.

Подготовка отпускных документов без задержек

Используйте сервисы Астрал для кадрового электронного документооборота

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFJEzDgc