НДС 2026: как работать с электронными УПД после обновления формата

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг.

При этом на аванс УПД выставлять нельзя — нужен счет-фактура. Допустимо параллельно оформлять по одним операциям УПД, а по другим — счета-фактуры и накладные (акты) даже с одним контрагентом (письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

Форма УПД рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. 

Порядок ЭДО для электронного УПД соответствует обмену электронными счетами-фактурами: продавец и покупатель подписывают документы УКЭП и обмениваются ими через операторов. Начать применять цифровой УПД можно в любое время, закрепив это в учетной политике (ст. 313 НК, ч. 7 ст. 8  закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо ФНС от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@).

УПД присваивается один из двух статусов:

• Статус 1 — «счет-фактура и передаточный документ». В электронном УПД ему соответствует функция СЧФДОП.

• Статус 2 — «передаточный документ». В электронном УПД ему соответствует функция ДОП.

Использование УПД только как счета-фактуры не предусмотрено (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

УПД со статусом 1 заменяет счет-фактуру на отгрузку и товарную накладную или акт о выполнении работ (оказании услуг). Это основание:

• для вычета НДС;

• для принятия к учету товаров (работ, услуг).

В таком УПД заполняют обязательные реквизиты и первичного документа, и счета-фактуры. В книгах покупок и продаж его регистрируют так же, как счет-фактуру.

УПД со статусом 2 заменяет только накладную или акт. Этот документ — не основание для вычета НДС. В нем обязательны реквизиты только первичного документа, и в книгах продаж и покупок его не регистрируют. Для вычета понадобится счет-фактура.

При этом обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован (для УПД со статусом «2»). С учетом того, что у покупателя может не быть технической возможности обработать документы продавца, порядок ЭДО нужно согласовать с контрагентом независимо от статуса УПД.

Согласие на выставление электронного УПД можно оформить условием в договоре, отдельным соглашением или другим удобным способом.

Выставлять УПД нужно в день отгрузки товаров (работ, услуг)(ст. 9 закона о бухгалтерском учете).

С 1 апреля 2025 УПД обязательно выставляют в формате 5.03. Формат 5.03 отличается от 5.01 тем, что учитывает изменения в гл. 21 НК и другие обновления. В частности, в формате 5.03 предусмотрено, что:

• С 01.01.2025 упрощенцы стали плательщиками НДС и могут применять спецставки НДС 5% или 7%, а также расчетные ставки 5/105 и 7/107 (используются при получении авансов упрощенцами, выбравшими спецставки).

• В отдельных случаях могут применяться расчетные НДС-ставки 9,09% и 16,67%.

• Можно отражать стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях с двумя знаками после запятой (графа 14), то есть указывать стоимость с точностью до копейки. Если в счете-фактуре нет прослеживаемых товаров, графы 12–14 заполнять не нужно.

• Изменено минимальное количество знаков для поля с регистрационным номером партии товара (РНПТ): в новых форматах значение может быть от 25 до 29 символов (в старом формате было указано «как минимум 27»).

Кроме того, в формате 5.03 скорректирован блок «Подписант». В нем предусмотрели указание данных машиночитаемой доверенности (МЧД) и способа ее передачи.

При заполнении универсального передаточного документа нужно учесть, что часть реквизитов обязательна всегда, часть — в отдельных ситуациях. Основные правила заполнения следующие:

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Заполняют по правилам счета-фактуры — с указанием наименования организации или ИП и их почтовых адресов. Если УПД оформляется по работам или услугам, эти строки не заполняют.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу». Заполняют, если по сделке ранее был получен аванс. В ней указывают номера и даты платежных документов. С 01.01.2026 дополнительно требуется указывать номер и дату авансового счета-фактуры в строке 5б (ст. 169 НК).

Строка 5а «Документ об отгрузке». В бумажном и электронном УПД со статусом 1 строку 5а заполняют обязательно. В ней указывают наименование, номер и дату самого УПД. Использовать формулировку «тот же» нельзя. В УПД со статусом 2 строку 5а можно не заполнять (письма ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368, от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@).

Идентификатор госконтракта. Строка «Идентификатор госконтракта» предусмотрена в любом УПД со статусом 1, но заполняют ее только при отгрузках в рамках государственного заказа.

Графа «Код товара (работ, услуг)». Заполнение необязательно. По соглашению с покупателем продавец может указывать в ней код ОКВЭД, идентифицирующий поставленные товары или оказанные услуги.

Код ТН ВЭД и страна происхождения. Код вида товара по ТН ВЭД указывают при экспорте товаров в страны ЕАЭС. Страну происхождения заполняют при реализации импортных товаров (п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

Строки 8 и 9. В строке 8 «Основание передачи (получения)» указывают реквизиты договора, доверенности и иных документов, относящихся к конкретной сделке. В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» продавец может привести реквизиты документов, подтверждающих доставку товара покупателю, например транспортной накладной.

Дата отгрузки (строка 11). Указывают дату фактической передачи товаров, результатов работ или оказания услуг. Как правило, она совпадает с датой составления УПД, указанной в строке 1.

Подписи продавца. В счет-фактурной части документ подписывают лица, уполномоченные на подписание счетов-фактур. В отгрузочной части (строки 10 и 13) подписи ставят работники, уполномоченные на подписание первичных документов об отгрузке.

Если в организации отсутствует главный бухгалтер и его функции выполняет директор, он подписывает УПД за обоих. Совпадающие подписи можно не дублировать. 

УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первичных учетных документов.

Печать и факсимиле. Использовать факсимиле на УПД нельзя. Если печать у организации есть, ее рекомендуется проставлять.

После обновления формата УПД до версии 5.03 требования к структуре и заполнению электронных документов стали строже. Большинство проблем возникает не из-за налоговой сути операции, а из-за технических ошибок при формировании XML-файла. Такие ошибки приводят к отказу оператора ЭДО или контрагента в приеме УПД, затягивают подписание и могут повлиять на право на вычет НДС.

Типовые ошибки в электронных УПД и способы их исправления — в таблице.

Прежде чем подписать и отправить электронный УПД контрагенту, документ полезно проверить на корректность. Проверка помогает заранее выявить технические ошибки в структуре XML и избежать отказов в приеме через операторов ЭДО.

Основных способа проверки два.

• Валидация в программе ЭДО. Практически у всех современных платформ ЭДО (веб-интерфейсы операторов или интеграции с 1С/ERP) есть встроенная проверка документа до подписания: в интерфейсе есть кнопка вроде «Проверить документ» или аналогичная функция.

• Проверка перед отправкой через клиент ЭДО. В учетной системе (например, 1С) — в карточке документа УПД можно открыть его в режиме просмотра XML и воспользоваться встроенными средствами проверки корректности перед подписанием и отправкой. 

Также можно использовать онлайн-сервисы XML-валидации, которые анализируют XML-файл УПД по актуальным XSD-схемам и указывают на структурные ошибки, несоответствия формату, нарушения кодировок и т. п. 

• Шаг 1. Выясните причину отказа. В уведомлении от оператора ЭДО или в переписке с контрагентом должна быть указана причина отказа (техническая ошибка, неправильный реквизит и т. п.).

• Шаг 2. Исправьте ошибки. Если ошибка техническая, например в формате, реквизитах, структуре, сформируйте новый УПД с исправленными данными. Если нужно изменить стоимость или количество после отгрузки товаров, работ, услуг, создают универсальный корректировочный документ (УКД).

• Шаг 3. Передайте исправленный документ. Отправьте документ через ЭДО и проконтролируйте, что он принят и подписан контрагентом.

Цифровые сервисы «Калуга Астрал» для ИП и организаций

Отчетность, которую примут с первого раза

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Возможность применения вычета зависит от статуса УПД и от выполнения общих условий, установленных налоговым законодательством.

Принять НДС к вычету можно только на основании УПД со статусом «1» — «счет-фактура и передаточный документ». Такой УПД одновременно подтверждает факт отгрузки (выполнения работ, оказания услуг) и заменяет счет-фактуру, поэтому может использоваться для налогового вычета.

УПД со статусом «2» — первичный учетный документ. Право на вычет по НДС по такому документу не возникает. Для вычета в этом случае нужен отдельный счет-фактура либо УПД со статусом «1».

Также право на вычет возникает, если одновременно соблюдены следующие условия:

• УПД со статусом «1» подписан обеими сторонами — продавцом и покупателем;

• товары, работы или услуги приняты на учет у покупателя;

• приобретенные товары, работы или услуги используются в операциях, облагаемых НДС;

• УПД оформлен корректно, в актуальном формате, без технических ошибок, препятствующих его принятию и регистрации.

Перед началом и в процессе работы с универсальными передаточными документами проверьте, что:

• Учетная система и программа ЭДО обновлены до актуального формата УПД 5.03.

• Настроена автоматическая выгрузка кодов маркировки в УПД при работе с маркируемыми товарами.

• Каждый УПД проверяется перед отправкой — нужна валидация формата и реквизитов.

• Подписанные обеими сторонами УПД хранятся для подтверждения расходов и вычетов НДС.

• Отчетность проверяется до сдачи. Перед отправкой декларации по НДС убедитесь, что сервисы отчетности выполняют форматно-логический контроль и сверку данных с ФНС. Это поможет выявить расхождения и исправить их до сдачи отчетности.

Также рекомендуется контролировать сроки подписания УПД контрагентами — обычно их заранее закрепляют в договоре или соглашении об ЭДО.

Отчитываться по НДС и страховым взносам удобно с помощью сервиса «Астрал Отчет 5.0» — отчетность формируется и отправляется в ИФНС прямо из привычной учетной системы. Сервис автоматически проверяет отчеты перед отправкой и позволяет сдавать отчетность сразу за несколько компаний с любого рабочего места. Если вы работаете в программе 1С, можно использовать «1С-Отчетность» без установки дополнительного ПО и с любой УКЭП.

Читайте также:

• Стратегия «лестницы лимитов» на УСН 20–15–10 млн рублей: сдерживать рост или пробивать потолок.

• ЕНС в 2026 году: 7 типовых ошибок, которые стоят бизнесу штрафов. 

• Кассовый разрыв 2026: моделируем денежные потоки при НДС на УСН.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFK1USgq