Может ли бесплатный сервис онлайн-бухгалтерии банка заменить бухгалтера

Спойлер — бесплатный бухгалтерский сервис банка удобен для автоматизации простых задач, но полноценно бухгалтера не заменит. Рассказываем почему.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Многие банки предлагают своим клиентам сервисы, которые помогают, а порой и полностью ведут бухгалтерию. Такие онлайн-бухгалтерии считают налоги и взносы, напоминают о сроках их уплаты, готовят платежные поручения в бюджет, формируют и отправляют отчеты. За исходные данные берут движения денег по расчетному счету клиента.

Для небольшого бизнеса это удобно и выгодно:

Экономия на ведении учета. Предпринимателю не нужно тратиться на бухгалтера — сервис онлайн-бухгалтерии, как правило, бесплатный.
Экономия на учетной программе. Все операции по учету проводятся в личном кабинете онлайн-сервиса. Нужен только доступ к интернету.
Удобная работа в мобильном приложении. Как правило, сервисы онлайн-бухгалтерии устанавливаются на смартфон и все данные в нем доступны 24/7.
Предпринимателю не нужно разбираться в учете. Сервис напомнит о нужных сроках, автоматически рассчитает налог и заполнит декларацию на основании данных по оборотам на расчетном счете.

Недостатки бесплатной онлайн-бухгалтерии

У бесплатных онлайн-бухгалтерий есть свои недостатки:

1. Ограниченный функционал. Бесплатные сервисы обычно формируют самые простые отчеты и автоматизируют базовые операции, вроде расчета налога на УСН «Доходы» по поступлениям по банку. Они могут не учитывать операции с наличными, оборот по счетам в других банках, работу с сотрудниками и сложные расчеты.

Например, при УСН «Доходы минус расходы» банк не видит всех нюансов и не может определить, какие затраты можно включить в расходы, а какие нет.

К тому же юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет. Поэтому расчет базовых налогов и подготовка платежных поручений не избавят компанию от формирования проводок и двойной записи.

2. Отсутствие экспертного мнения. Бухгалтер не только считает, но и консультирует, помогает оптимизировать налоги в рамках закона, следит за изменениями в законодательстве, готовит ответы на требования налоговой, помогает в спорных ситуациях. Сервис этого не делает.

Например, многие далекие от бухгалтерии начинающие селлеры на маркетплейсах ведут учет с нарушениями, когда доверяют его онлайн-бухгалтерии обслуживающего банка и отказываются от услуг бухгалтера. Сервис считает налог и взносы от чистых поступлений на счет клиента, хотя правильно делать это на основании отчета торговой площадки, где указаны суммы, за которые реально были проданы товары, и суммы расходов селлера на логистику, рекламу и другие услуги маркетплейса.

А еще начинающие предприниматели сразу переходят на УСН «Доходы», думая, что так работать проще и налог будет меньше. Но при продажах через маркетплейсы часто выгоднее применять УСН «Доходы минус расходы». Бухгалтер владеет более детальной информацией, чем бесплатный сервис, и знает специфику бизнеса, поэтому поможет собственнику избежать нарушений и выбрать оптимальный налоговый режим.

3. Нестандартные ситуации. При возникновении ошибок, необходимости корректировки отчетности, прохождении проверок или аудитов, сервис просто покажет данные. Но он не сможет самостоятельно решить вопросы, связаться с налоговой для уточнения сведений или предоставить квалифицированную помощь, как это сделает опытный бухгалтер.

Например, ИП получил от ФНС требование о пояснении данных декларации и обратился за консультацией на линию поддержки клиентов онлайн-бухгалтерии — как ему ответить на требование. Даже если предприниматель получит компетентный ответ, сложность может заключаться в том, что его нужно правильно понять и изложить в ответном письме в ФНС.

4. Ответственность. За ошибки в учете и отчетности отвечает предприниматель или руководитель компании. Сервис автоматизирует расчеты на основе введенных или полученных данных, но не несет ответственности за их полноту и корректность, а также за правильность применения законодательства. Часто это связано со спецификой бизнеса.

Например, компании и предприниматели, которые получают гранты и субсидии из бюджета, обязаны вести раздельный учет. Онлайн-бухгалтерия не сможет разделить доходы и расходы по разным направлениям, и соответственно, корректно рассчитать налоги.

5. Работа с сотрудниками. Если у компании или предпринимателя есть наемные работники, расчет зарплаты, отпускных, больничных, а также формирование и сдача отчетности в налоговую и фонды становится гораздо сложнее. Бесплатные сервисы редко покрывают этот функционал в полной мере.

Почему бесплатный сервис банка не может заменить бухгалтера

Бесплатный банковский сервис может быть хорошим помощником для автоматизации рутинных операций в очень простых случаях и если им пользуется:

ИП без сотрудников на УСН «Доходы» или Патенте.
ИП с минимумом операций, которые полностью проходят только по одному банковскому счету.
ИП, который готов самостоятельно разбираться в базовых вопросах налогообложения и проверять работу сервиса.

В остальных случаях бесплатная онлайн-бухгалтерия не станет полноценной заменой квалифицированному бухгалтеру, особенно если бизнес имеет сотрудников и сложную структуру, или речь идет о запуске проекта и его активном росте.

Специалист предоставляет не только расчеты, но и экспертизу, помощь в сложных ситуациях и следит за соблюдением всех требований законодательства. Желание сэкономить на бухгалтере может обернуться компании или предпринимателю пени и штрафами, а также тратой времени на разборки с ФНС и СФР.

Но вариант сэкономить без ущерба для бухгалтерского и налогового учета есть — это бухгалтерский аутсорсинг:

Аутсорсеры следят за квалификацией своих работников. Например, сотрудники компании Ависто — это профессионалы, которые постоянно мониторят изменения в законодательстве, регулярно повышают свою квалификацию, знают нюансы налогообложения и учета, могут консультировать по спорным вопросам и помогать оптимизировать налоги в рамках закона.
Аутсорсинг может охватывать все участки учета: не только операции по банку, но и кассовые операции, расчеты с поставщиками и покупателями, учет товаров и материалов, расчет зарплаты, отпускных, больничных, формирование и сдачу всех необходимых отчетов в налоговую, фонды и статистику.
Аутсорсинговые компании не только ведут учет, но и оказывают смежные услуги. Профессионалы Ависто могут помочь с регистрацией бизнеса, проконсультировать по выбору системы налогообложения, сопроводить прохождение проверок и судебных разбирательств и др.
Аутсорсинговая компания обычно несет ответственность за правильность учета и своевременность сдачи отчетности. Ависто, в случае ошибки, доначисления или штрафа по вине аутсорсера готова компенсировать потери.
При налоговых проверках, запросах от ФНС или фондов, ошибках в учете, необходимости внести корректировки — бухгалтер-аутсорсер поможет разобраться и правильно отреагировать. В Ависто за каждым клиентом закрепляется персональный бухгалтер, который полностью занимается учетом в компании. Он максимально погружается в специфику деятельности бизнеса и всегда готов помочь с возникающими вопросами, в том числе селлерам на маркетплейсах.