Какие финансовые задачи отдать на аутсорсинг. Кто заменит сотрудников (бухгалтер, главбух, финдир)

После 2020 года подход к работе серьезно поменялся, формат удаленной работы укоренился на всех уровнях, в том числе и для высококвалифицированных специалистов. Процессы дистанционного взаимодействия, безопасного удаленного доступа и обмена закрытой информацией отлажены, что позволяет бизнесу безболезненно передавать ответственные задачи на аутсорсинг. Да и благодаря развитию ЭДО местонахождение специалиста практически перестало играть роль.

Если в вашей компании удаленный формат работы категорически не приветствуется, то вам стоит «на берегу» согласовать с аутсорсером необходимость присутствия. Многие провайдеры и реже внешние бухгалтеры-фрилансеры предлагают такую возможность. 

Бухгалтерские услуги

Если задумались о переводе бухгалтерии на аутсорсинг — доверьтесь профессионалам!

Подробнее

Сейчас на рынке представлено большое количество физлиц и компаний, предлагающих услуги аутсорсинга финансовых, бухгалтерских и HR функций — от фрилансеров-одиночек до серьезных фирм, включенных в профильные российские рейтинги (один из самый известный — RAEX). Степень доверия к ним, безусловно, варьируется. Разберем преимущества каждого варианта сотрудничества для наших позиций.

Рассмотрим основные моменты, которые важны бизнесу в функции бухгалтера, и распишем плюсы каждого из трех вариантов ведения бухучета: штатный сотрудник,  профессиональная компания-провайдер, внешний бухгалтер-фрилансер.

На что обратить внимание при выборе формата работы бухгалтера:

Аутсорсинговая компания гарантирует контроль работы своих специалистов в договоре и несет материальную ответственность. Штатный бухгалтер и тем более фрилансер таких гарантий предоставить не могут — управлять процессом придется руководителю компании.

Здесь все зависит от грамотно выстроенного процесса. В среднем стоимость содержания штатного бухгалтера обходится значительно дороже услуг фрилансера — за счет необходимости нести дополнительные затраты на налоги, содержание рабочего места, повышение квалификации сотрудника.

Аутсорсинговая компания берет эти расходы на себя, да еще и сможет грамотно распределить работы между специалистами, и возьмет на себя обязанности по непрерывному процессу учета.

• Стабильный процесс. Компания-провайдер работает без больничных, распределяет нагрузку своих специалистов в период отчетности, убережет сотрудников компании от нервных срывов и «вас много, а я одна». И фрилансер, и штатный бухгалтер — как и все люди, могут заболеть, уходят в отпуск или декрет. И на этот период вам придется искать им замену. Правда, фрилансер будет больше подстраиваться под заказчика и планировать отпуск в соответствии с графиком отчетности.

• Защита информации, конфиденциальность. В распоряжение бухгалтера попадает информация, которая представляет коммерческую ценность (например, база клиентов, себестоимость продукции или услуг, зарплаты топ-менеджмента и т.п.) — она не должна стать известна конкурентам или потребителям. Аутсорсинговая компания дорожит репутацией и гарантирует защиту данных и полную конфиденциальность, это прописано в договоре. А вот фрилансер совсем не гарантирует вам отсутствие утечки, даже при письменных договоренностях. Собственные бухгалтеры тоже не всегда хранят при себе чувствительную информацию о бизнесе и чужих зарплатах.

• К услугам фрилансера стоит прибегать в случае, если у вас небольшой бизнес без особых рисков и требуется недорогой бухгалтер в единственном лице.

• Бизнесу среднего размера в зависимости от объема документов больше подойдет вариант со штатным специалистом или с аутсорсинговой компанией. В случае с провайдером вам не нужно ломать голову насчет покупки ПО и замены сотрудника на время отпуска/ больничного/ увольнения, но ограниченное физическое присутствие в офисе может быть непривычно.

• Если в компании уже есть бухгалтеры, но они перегружены и не справляются со своими задачами — можно передать на аутсорсинг провайдеру только отдельные задачи, а остальную работу перераспределить между бухгалтерами более эффективно.

• банк (подготовка платежей, банковские выписки, взаимодействие с валютным контролем);

• авансовые отчеты и расчеты с подотчетными лицами;

• реализация и расчеты с покупателями;

• расходы;

• расчет заработной платы.

Чем больше конфиденциальной информации, тем больше рисков работы с фрилансером, да и внутри компании тоже не всегда удается обеспечить сохранность чувствительной для бизнеса информации. В этом случае лучший вариант — аутсорсинговая компания — он гарантирует, что эта информация не утечет к конкурентам.

Главный бухгалтер — это сотрудник компании и руководитель бухгалтерии. Его материальная ответственность может быть установлена трудовым договором. Если такого условия нет, привлечь главбуха получится только в пределах его среднемесячного заработка, а нести полную ответственность он будет только в исключительных случаях по приговору суда.

Важный момент: главный бухгалтер всегда является штатным сотрудником, хотя его задачи могут быть переданы на аутсорсинг. 

• Профессиональный опыт в требуемой отрасли. Каждый руководитель хочет доверять своему главбуху, чтобы не приходилось отвлекаться от задач бизнеса  и вникать в бухгалтерские вопросы, а тем более расхлебывать его ошибки. Аутсорсинговая компания за счет разнообразия своих клиентов из разных индустрий заведомо обладает бОльшим опытом, чем любой отдельно взятый специалист, и гарантирует высокое качество услуг, а также несет ответственность по договору за свои ошибки. Главный бухгалтер, несмотря на весь свой опыт таких объемных гарантий предоставить не имеет возможности.

• Экспертиза, учет всех изменений в законодательстве. Если главный бухгалтер успевает отследить все изменения — вам повезло. Профессиональные аутсорсинговые компании не только постоянно мониторят законодательные изменения, но и предупреждают своих клиентов о том, что окажет влияние на их бизнес.

• Взыскание материального ущерба. Ошибки в отчетности могут повлечь огромные налоговые доначисления вкупе с приостановкой бизнеса. С главного бухгалтера получится взыскать ущерб в пределах 20% от его зарплаты (в масштабах современных штрафов это капля в море). Провайдер бухгалтерских услуг, как правило, полностью возмещает убытки компании-клиента, возникшие по его вине.

• Грамотное руководство процессами / подчиненными. Главный бухгалтер — это еще и руководитель. Он должен руководить командой бухгалтеров и контролировать их работу, а также обеспечивать четкое взаимодействие между бухгалтерией и сервисными подразделениями компании. Любой наемный специалист — обычный человек, который выстраивает взаимодействие исходя из личностных качеств. В случае с провайдером вы получаете уже не эмоционально-окрашенное личностное, а деловое беспристрастное взаимодействие с  командой профессионалов. Ведущие специалисты аутсорсера будут корректно общаться с вашими бухгалтерами, контролируя их работу и обеспечивая взаимодействие с другими подразделениями.

• Умение «сэкономить» (имеется в виду в обход законодательства). Здесь провайдера нанимать нет смысла — он работает строго в рамках закона и не будет предлагать вам «серые» схемы.

• Защита информации, конфиденциальность. Главный бухгалтер владеет всей важной финансовой информацией — поэтому обеспечение конфиденциальности крайне актуально. Аутсорсинговая компания здесь имеет преимущества, т.к. гарантирует полную защиту данных и конфиденциальность по договору и обладает инструментами для этого, в отличие от любого физического лица, даже оформленного в штат.  Решить этот вопрос со штатным главбухом помогает заключение соглашения о неразглашении информации — так вы переводите вопрос доверия в юридическую плоскость.

• Если вы больше всего цените удобство, гарантии, качество ведения учета, соблюдаете законодательство и готовы за это платить — вам однозначно стоит сотрудничать с компанией-провайдером.

• Если ваш приоритет  — «серые» схемы (и вы готовы ставить его выше риска налоговых доначислений) и/или если ваш бизнес — с низким уровнем риска — тогда удобнее иметь главбуха в штате.

• Если вы придерживаетесь консервативных взглядов и вам важно, чтобы главбух был всегда «под рукой» — тогда вам также лучше держать штатного специалиста. 

• Если у вас достаточно крупный бизнес, который находится под пристальным вниманием регуляторов и нуждается в безукоризненном учете, то вам лучше воспользоваться услугами хорошего аутсорсингового провайдера либо нанять в штат высококвалифицированного финансового руководителя с командой бухгалтеров. Второе может быть дороже.

Это профессиональный финансист с большим опытом, который напрямую отвечает за финансовую устойчивость компании. Постоянный сотрудник такого уровня требуется не всегда, но его компетенции и экспертиза периодически необходимы любому бизнесу. 

Хороший финансовый руководитель будет стоить дорого — далеко не каждый бизнес может себе позволить взять его в штат. 

Вариант аутсорсинга удобен тем, что специалистов можно привлекать на разовые сложные задачи или просто консультацию, и не платить постоянную зарплату:

• На рынке огромное количество предложений физлиц по услугам финансового управления. Многие из них работают по совместительству, имеют хороший опыт и рекомендации. Схема однозначно рабочая, особенно если специалист имеет релевантный опыт в вашей индустрии.

• Провайдер не заменит CFO для компании, но предложит широкий спектр финансовых услуг, а внешний консультант обеспечит компетенции в рамках своего опыта. 

Даже если финдир есть у вас в штате и он профи в финансовой сфере, далеко не факт, что он обладает разносторонними компетенциями для решения современных задач, которые периодически встают перед финотделом в любом бизнесе: аудит и оптимизация существующих финансовых процессов, роботизация рутинных функций, донастройка учетных систем, внедрение CRM с финансовым блоком, постановка управленки в компании, разработка долгосрочной стратегии развития на основе многофакторного анализа и т.п. 

1. Цифровизация финансовой функции.

От автоматизации учета и финансовых моделей в целом зависит достоверность и актуальность финансовой информации для бизнеса. Необходимо грамотно ставить задачи техническим специалистам и контролировать реализацию цифровых проектов.Однако любой финансист в одном лице, не важно, в штате он или на фрилансе, не сможет обеспечить внедрение и/или интеграцию ПО, нового автоматизированного процесса или настроить финансовые отчеты под нужды компании без квалифицированной поддержки как минимум программиста, как максимум — технического писателя.

При найме внешнего консультанта для этих целей вам в любом случае потребуется обеспечить поиск технической команды (в вашем штате или на фрилансе).

Компания-провайдер предложит вам услуги не одного человека, а команды специалистов для решения вашей задачи. Это могут быть финансовые менеджеры, аналитики, разработчики, налоговые консультанты и т.п. При большом штате разноплановых специалистов услугу вам окажут качественнее (больше людей — больше компетенций).

2. Разовые задачи CFO, в которых внешние эксперты и разработчики будут однозначно полезны для бизнеса:

• Аудит финансовых бизнес-процессов и рекомендации по повышению их эффективности.

• Аудит управленческого учета и оперативной отчетности.

• Создание финансовой модели.

• Настройка/постановка управленческого учета — формирование отчетов о финансовых результатах, движении денежных средств.

• Бюджетирование и планирование, прогнозный управленческий баланс — внедрение, интеграция с учетными системами, настройки справочников, автоматизация расчетов финансовой модели, вознаграждения сотрудников.

3. Регулярные задачи, которые можно передать на аутсорсинг:

• Ведение управленческого учета для получения оперативной информации собственниками бизнеса.

• Если у вас уже есть финдир в штате, то с позиции профильной специализации (финансы) его никто не заменит. Но новые потребности, особенно связанные с цифровизацией, требуют отдельного внимания и создают дополнительную нагрузку на финансового руководителя. Поэтому такие задачи имеет смысл отдать внешнему подрядчику, который специализируется на этом.

• Если ваш бизнес растет, увеличивается количество клиентов и поставщиков, а вы уже не справляетесь с операционными отчетами, анализом и обработкой всех финансовых потоков — это сигнал, что вашей компании нужен финансовый директор. Лучше всего нанять в штат CFO, который будет видеть всю ситуацию изнутри и оперативно принимать решения.

• Если финансового директора нет и у вас разовая задача или проект — проще и дешевле нанять внешнего специалиста. Чем сложнее проект, тем больше стоит склоняться в сторону компании, а не фрилансера в одном лице, т.к. у первой заведомо больше разноплановых компетенций за счет большого количества экспертов.

• Если ваша задача связана с цифровизацией финансовой функции и нет соответствующих ресурсов в штате, выгоднее всего нанять компанию-провайдера — так ваш проект будет реализован быстро и не рискует растянуться на годы. Плюс вы сразу получите опытную команду, если не хотите самостоятельно искать разных специалистов на рынке.

Реклама: АО «Бетерра», ИНН 7704154440, erid: 2W5zFJaALAt