Отчетность по договорам ГПХ в 2026 году: что сдавать в ФНС, СФР и Росстат — все обязательные формы в одной таблице

Для разовых срочных задач компании и ИП привлекают исполнителей-физлиц, с которыми заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ). Исполнитель выполняет определенный объем задач, но при этом у него нет рабочего графика, выходных и отпусков, он не обязан посещать офис и следовать внутренним регламентам фирмы. Своя специфика есть и при сдаче отчетности за таких специалистов. Ниже — полный перечень форм с краткими пояснениями, сроками и рекомендациями.

Контролирующие органы уделяют особое внимание отчетности по договорам ГПХ, так как здесь возникает множество рисков. Важно помнить, что даже если человек не числится в штате, заказчик всё равно выполняет роль налогового агента и страхователя, а поэтому обязан отражать выплаты, налоги и взносы в отчетности. Отдельных форм конкретно по внештатникам нет, сведения о них включают в типовую отчетность вместе с данными штатных специалистов. 

Логика простая: есть заключен договор ГПХ и есть выплаты исполнителю-физлицу, то отчитываться нужно в обязательном порядке. Освобождение действует только в том случае, когда договор заключен с физлицом в статусе ИП или самозанятого. По таким внештатникам отчеты не сдаются. Также не подается отчетность по взносам на травматизм, если их уплата не предусмотрена договором. 

Формы по исполнителям-физлицам сдают с определенной периодичностью в три основных ведомства: 

• ФНС — ежемесячно и ежеквартально; 

• СФР — не позже одного дня после подписания договора и по итогам года; 

• Росстат — ежемесячно или ежеквартально в зависимости от численности персонала. 

Разберем каждый отчет отдельно и приведем конкретные сроки сдачи в 2026 году. В конце — таблица, чтобы вы могли проверить себя. 

Налоговая определяет исполнителей по договорам ГПХ как физлиц, с дохода которых нужно удержать НДФЛ. Поэтому основной блок отчетности здесь связан с доходами и взносами. Сроки подачи почти везде привязаны к 25 числу месяца. Если этот день выпадает на выходной, то крайний срок переносится на ближайший рабочий день. 

• Расчет 6-НДФЛ.

Это основной отчет по внештатным исполнителям, в нем заказчик отражает суммы доходов, авансов, и удержанный с них НДФЛ.

Когда сдавать: по итогам квартала, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. В 2026 году это 27 апреля, 27 июля, 26 октября и 25 февраля 2027 года с учетом переносов. 

• Персонифицированные сведения.

Это «отчет-заготовка» перед подачей РСВ. Поданные сведения позже формируют расчет. В них указывают ФИО, СНИЛС, ИНН и доходы по каждому отдельному исполнителю.

Когда сдавать: ежемесячно до 25 числа. Сдавать нужно даже если в течение месяца не было выплат. За март, июнь, сентябрь и декабрь сведения можно не подавать, так как все нужные данные итак будут прописаны в квартальном РСВ. 

• Расчет по страховым взносам (РСВ).

Здесь собираются сводные данные по взносам на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Напомним, что заказчик по отношению к физлицам на договорах ГПХ всегда выступает как страхователь. Взносы на травматизм при этом не платятся, если это не указано в договоре. 

Когда сдавать: РСВ — ежеквартальный отчет, который подается до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Сроки в 2026 году: 27 апреля, 27 июля, 26 октября и 25 февраля 2027 года с учетом переносов. 

• Уведомления об исчисленных налогах и взносах.

Это не отчет в классическом смысле, скорее предварительное оповещение в налоговую о том, как нужно распределить суммы на едином налоговом счете (ЕНС) плательщика. В уведомлении показывают, сколько НДФЛ и взносов компании или ИП нужно уплатить.

Когда сдавать: ежемесячно. Подается отдельное уведомление по взносам — до 25 числа месяца, следующего за отчетным. 

Отдельное уведомление подается по НДФЛ: до 25 числа месяца по налогу, удержанному с 1 по 22 число; до 3 числа следующего месяца по НДФЛ, удержанному с 23-го по последний день прошлого месяца. В конце года подают дополнительное третье уведомление — до 31 декабря. 

Социальный фонд собирает данные о страховом стаже физических лиц. Важно корректно передавать информацию по исполнителям на договорах ГПХ, так как от этого напрямую зависит их будущая пенсия. 

Отчетность по ГПХ здесь заключается в подаче единого отчета ЕФС-1. Он состоит из двух разделов, даты их подачи отличаются. 

Подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Сюда попадают данные о заключении и расторжении договора ГПХ. С подачей нельзя медлить — СФР будет ждать отчет не позднее следующего рабочего дня после оформления события. Важен именно день оформления бумаг, а не фактическое начало работ. 

Подраздел 1.2 Раздела 1 «Сведения о страховом стаже». Здесь отражаются сведения о стаже для пенсии исполнителя. Подается до 25 января по итогам прошлого года. 

Для «обычных» договоров подраздел заполняют редко. Он актуален только в тех случаях, когда периоды работы дают исполнителю право на досрочную пенсию или более высокие выплаты за работу в особых условиях. Подраздел нужно заполнять, даже если договор ГПХ был заключен всего на 1 день. 

Раздел 2 «Взносы на травматизм». Необходимо сдавать ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Подают только в том случае, если в договоре прописана обязанность уплаты взносов на травматизм. По умолчанию платить и сдавать этот раздел не нужно. 

Компании и ИП информируют Росстат о суммах вознаграждений в пользу внештатных исполнителей, эти сведения отражаются в форме № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Выплаты внештатникам указывают в общем фонде заработной платы — графа 10 отчета. 

Частота подачи отчета зависит от средней численности работников. Если за прошлые 2 года численность не превышала 15 человек, то отчет сдают раз в квартал, до 15 числа месяца после окончания квартала. 

Если численность более 15 человек, то сдавать нужно ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

Для удобства соберем все формы отчетности по исполнителям в одну таблицу. Здесь указано всё, что нужно сдавать в ФНС, СФР и Росстат

Читайте больше в блоге:

• Производственный календарь на 2026 год с нормами рабочих часов, праздниками и переносами — памятка бухгалтеру и бизнесу

• Оплата больничного листа в 2026 году: обновленные размеры пособий от СФР и оплачиваемый больничный для самозанятых

• Сервис 1С:Статус самозанятого: быстрая проверка плательщика НПД прямо в 1С

• Стоит ли заключать договор ГПХ: плюсы и минусы для работодателя

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFGMQA3K