Как грамотно перевести сотрудника на удаленную работу в 2025 году

Учитывая текущие регуляторные сигналы о том, что пилотный проект по внедрению КЭДО в Минцифры уже признается успешным и полностью завершиться осенью 2025 года, есть предпосылки, что в 2026 году КЭДО могут сделать обязательным для работодателей.

Поэтому уже сейчас важно понимать, какие действия необходимо предпринять специалистам отдела кадров, чтобы процесс перевода был прозрачным, законным и легко масштабируемым в будущем.

Удаленная работа — это регламентированный формат занятости, при котором сотрудник выполняет свои профессиональные функции вне территории компании, используя современные каналы связи и оборудование. 

Процедура перевода сотрудника на удаленный формат требует четкой регламентации. Даже при обоюдном согласии сторон — документальное оформление остается обязательным. Алгоритм включает четыре ключевых шага:

1. Инициирование перевода. Сотрудник подает заявление о переходе на дистанционный режим. Это может быть связано с изменениями в семейных обстоятельствах, переездом или иными причинами, не препятствующими выполнению трудовых функций. Также инициатива может исходить от работодателя, если это продиктовано обстоятельствами — например, реорганизацией офиса или внешними факторами.

2. Согласование условий взаимодействия. На этом этапе стороны договариваются о рабочих параметрах: график, каналы связи, доступ к корпоративным системам, предоставление оборудования. Важно зафиксировать не только сам факт перевода, но и порядок взаимодействия, включая требования к отчетности и контроль результативности.

3. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. По итогам согласования условий сторонами подписывается дополнительное соглашение, отражающее новые условия работы. Документ составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами и становится юридическим основанием перехода на удаленку.

4. Издание приказа. На основании заявления и соглашения кадровая служба готовит приказ о переводе. В нем указываются: основание (номер заявления или ссылка на соглашение), сроки, формат работы, перечень сотрудников (если перевод массовый), а также ответственное лицо за реализацию приказа.

Важно: даже при наличии заявления со стороны работника перевод возможен только с согласия работодателя. Аналогично, инициатива работодателя требует подтверждения сотрудником. Допускается отклонение от обоюдного согласия лишь в рамках строго определенных законом условий — например, при чрезвычайной ситуации. Во всех остальных случаях принудительный перевод считается неправомерным.

Переход на дистанционный формат может быть инициирован как самим сотрудником, так и работодателем. При этом наличие письменного заявления — необходимый элемент, если иное не предусмотрено договором или локальными актами компании.

Инициатива со стороны сотрудника. Сотрудник вправе запросить перевод на удаленную работу по любой уважительной причине: смена места жительства, рождение ребенка, уход за родственником, временные ограничения по передвижению. Закон не ограничивает перечень оснований, но ключевым остается согласие работодателя. Даже при наличии заявления, компания не обязана одобрять дистанционный формат, если это противоречит интересам бизнеса или невозможен по характеру должности.

Инициатива со стороны работодателя. Компания может предложить сотруднику перейти на удаленку, если того требует ситуация — от локдауна до стратегического решения об отказе от офисной модели. Однако и в этом случае требуется согласие сотрудника и последующее оформление изменений в трудовой договор.

Судебная практика подтверждает: право на удаленную работу не является безусловным. Даже если у сотрудника есть обоснованные причины, работодатель вправе отказать — особенно если характер работы требует физического присутствия или контроль над рабочим процессом невозможен дистанционно.

Так, суд отказал в удовлетворении иска сотрудницы, неоднократно просившей о переводе на дистант по семейным причинам. Работодатель отказал, сославшись на специфику должности, и суд признал отказ правомерным.

Другой пример: после согласованного перевода на удаленку сотрудница уехала за границу. Позже компания изменила политику и обязала сотрудников выполнять трудовые функции на территории РФ. Отказ работницы вернуться привел к увольнению. Суд поддержал работодателя, сославшись на территориальные ограничения, прописанные в соглашении.

Даже при доброй воле сторон, ключевым остается документальное согласование условий. В случае отказа — как со стороны работника, так и работодателя — вопрос решается исключительно на добровольной основе либо в судебном порядке. Вне чрезвычайных обстоятельств навязать дистанционный формат или отказаться от него в одностороннем порядке невозможно.

Не во всех случаях переход на удаленную работу требует отдельного заявления от сотрудника. Законодательство и корпоративные регламенты предусматривают ряд ситуаций, в которых документальное обращение не требуется — при условии, что порядок удаленного взаимодействия заранее закреплен.

Заявление не требуется, если:

• Формат работы изначально дистанционный или гибридный, и это отражено в трудовом договоре;

• Перевод осуществляется в условиях форс-мажора, предусмотренного статьей 312.9 ТК — например, при угрозе жизни и здоровью (эпидемии, катастрофы, военное положение);

• Переход на дистант прописан в ЛНА: внутренние регламенты и положения компании содержат пункт о возможности временного или постоянного перевода без отдельного согласования, если возникает основание, прописанное в документе.

Если перевод на удаленную работу осуществляется по инициативе сотрудника, первый шаг — подача официального заявления. Документ оформляется в произвольной форме, но должен соответствовать базовым требованиям деловой переписки.

Ключевые элементы заявления:

• Адресат — фамилия и должность руководителя или начальника отдела кадров.

• Автор — ФИО и должность сотрудника;.

• Тема — «Заявление».

• Суть запроса — просьба о переводе на удаленный режим с указанием периода (временный или бессрочный формат), основание (например, переезд, уход за родственником, иное).

• Дата и подпись сотрудника.

Примеры формулировок:

• «Прошу перевести меня на дистанционный режим работы с сохранением должностных обязанностей в полном объеме с 13.03.2025 в связи со сменой места жительства».

• «Прошу предоставить возможность временной дистанционной работы в период с [дата] по [дата] в связи с необходимостью ухода за недееспособным родственником».

Заявление может быть подано через:

• отдел кадров/непосредственного руководителя;

• внутренние корпоративные сервисы документооборота (если внедрены);

• систему КЭДО, при наличии электронной подписи у сотрудника.

Если компания использует КЭДО, весь процесс оформления перевода — от подачи заявления до подписания соглашения — может быть организован удаленно. Это особенно актуально для распределенных команд и организаций с высокой долей гибридного взаимодействия. Пример: платформа EmplDocs позволяет не только подписывать документы онлайн, но и автоматизировать всю маршрутизацию заявок.

Важно: сотрудник не может приступить к работе в дистанционном формате до подписания сторонами дополнительного соглашения. Даже при обоюдной договоренности — порядок вступления изменений в силу регулируется ТК.

Оформляйте на работу удаленных сотрудников за считанные минуты через «Портал кандидата» EmplDocs

Подробнее

После того как стороны достигли договоренности о переходе на дистанционный формат, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Документ оформляет обновленные условия труда и служит юридической основой для последующих кадровых действий. Образец соглашения при переводе работника на удаленный режим работы можно скачать здесь.

Что включается в соглашение:

1. Основание для перевода — заявление сотрудника, инициатива работодателя или ссылка на внутренний приказ/распоряжение.

2. Формат удаленной работы — постоянный, временный (с указанием срока), гибридный.

3. Место выполнения обязанностей — точка подключения (при необходимости ограничить географию: например, «территория РФ»).

4. Режим работы и график — наличие фиксированных часов, возможность асинхронной работы, условия взаимодействия.

5. Порядок связи и контроля — используемые каналы (почта, CRM, мессенджеры), отчетность, система оценки результатов;

6. Обеспечение оборудованием — кто предоставляет технику и ПО, компенсация за использование личных средств, порядок урегулирования расходов (если применимо).

Если для компании критично, чтобы сотрудник оставался на территории РФ (например, из соображений безопасности или соблюдения политики хранения данных), это обязательно указывается в соглашении. Судебная практика показывает: при отсутствии четкого указания на территорию работодатель рискует столкнуться с несанкционированным «релоцированием» сотрудников.

Пример: сотрудник переехал за границу без согласования, что повлекло увольнение. Суд признал действия работодателя правомерными, поскольку место выполнения обязанностей было прописано в договоре и нарушено сотрудником.

Если сотрудник работает с личной техникой, компания обязана компенсировать расходы, но только в случае, если это было согласовано сторонами и оформлено документально. Это может быть:

• прямая компенсация за аренду или амортизацию;

• возмещение затрат на интернет, ПО и т.п.

Без такого согласования судебная практика чаще встает на сторону работодателя.

Соглашение оформляется в двух экземплярах — для работодателя и сотрудника. При использовании КЭДО оно подписывается электронными подписями и хранится в системе. При необходимости можно приложить таблицу с согласованными параметрами работы или чек-лист обязанностей сторон.

Приказ — это юридическое основание перевода сотрудника на дистанционный формат. Он оформляется после подписания дополнительного соглашения и служит документом, подтверждающим факт изменения условий труда. 

Содержание приказа зависит от инициатора перевода (работник или работодатель) и должно включать:

• Реквизиты документа — дата, номер, название.

• Основание перевода — заявление сотрудника, ссылка на допсоглашение, указ властей (если перевод инициирован работодателем).

• ФИО и должность сотрудника (или список сотрудников при массовом переводе).

• Срок действия — временный или бессрочный формат.

• Форма взаимодействия — график работы, каналы связи, порядок контроля и фиксации рабочего времени.

• Ответственное лицо — сотрудник или подразделение, контролирующее исполнение приказа.

Примеры оснований:

• «Заявление сотрудника от 03.03.2025»;

• «Дополнительное соглашение №7 от 13.03.2025»;

• «На основании распоряжения органов власти (указ губернатора №...)».

Приказ оформляется на фирменном бланке организации, подписывается руководителем и регистрируется в кадровом документообороте. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись — очно или через систему ЭДО.

• Если приказ об удаленке по инициативе работодателя, то образец можно скачать здесь. Если инициатива перевода исходит от работодателя, в тексте приказа необходимо указать соответствующую статью ТК или ссылку на внешнее распоряжение (например, постановление регионального штаба о переходе на дистанционную работу). 

• Приказ об удаленке по инициативе работника — скачать образец приказа. 

После издания приказа о переводе на дистанционный формат необходимо внести соответствующие изменения в личную карточку работника (форма № Т-2). Оформление обязательно, поскольку изменение условий труда классифицируется как значимое кадровое действие.

Что именно отражается в карточке:

• Основание перевода — ссылка на дополнительное соглашение к трудовому договору или номер приказа.

• Дата начала дистанционного режима — с какого числа вступают в силу новые условия.

• Срок действия — временный или бессрочный формат.

• Место выполнения обязанностей — особенно важно, если территориальное ограничение является критичным (например, «г. Екатеринбург» или «территория Российской Федерации»).

• Измененный график работы — фиксированный, гибкий, сменный и т.п.

• Каналы связи — указание предпочтительных способов коммуникации (рабочая почта, мессенджеры, номер телефона).

• Информация о предоставленном оборудовании — если техника, программы или иные ресурсы были переданы сотруднику компанией.

• Компенсации — если предусмотрены выплаты за использование личной техники, интернета и прочее (при наличии согласованных условий).

Пример записи: «С 01.03.2025 сотрудник переведен на дистанционный режим работы. Место выполнения обязанностей — г. Екатеринбург. Основание: допсоглашение №7 от 13.03.2025 к трудовому договору от 25.08.2022».

Карточка подписывается:

• сотрудником (в бумажной форме или через систему ЭДО);

• кадровым специалистом, ответственным за ведение персональных данных.

Если компания использует кадровый электронный документооборот (КЭДО), изменения также отображаются в личном кабинете сотрудника, где может вестись полная цифровая история изменений условий труда.

Любое кадровое изменение — включая перевод сотрудника на дистанционный формат — должно быть зафиксировано в форме ЕФС-1, направляемой в Социальный фонд России (СФР). Эта форма — часть обязательной отчетности по персоналу, и несвоевременная или некорректная подача может привести к штрафам.

Форму необходимо направить в СФР в течение одного рабочего дня после издания соответствующего приказа, если речь идет о:

• приеме на работу;

• переводе на другую должность, режим или место работы;

• увольнении.

В случае передачи сведений, связанных с назначением пенсии, срок подачи — до 5 числа месяца, следующего за датой получения уведомления от СФР.

Форма ЕФС-1 может быть направлена:

• через систему электронного документооборота;

• через личный кабинет страхователя на сайте СФР;

• в бумажном виде — только для компаний с численностью менее 10 сотрудников.

В разделе 1 формы отражаются:

• наименование работодателя;

• ФИО и СНИЛС сотрудника;

• тип кадрового события (в данном случае — перевод);

• дата и номер приказа;

• уточнение новых условий труда — например, переход на дистанционный формат.

Пример записи: «Иванов Иван Иванович, СНИЛС 150-999-777 00, переведен на дистанционную работу с 01.03.2025. Основание: приказ №15 от 27.02.2025».

Документ подписывается ответственным лицом (чаще — директором или руководителем кадровой службы) и подается в установленные сроки. Перед отправкой необходимо убедиться в точности СНИЛС, ФИО и даты события, особенно при массовом переводе.

Переход на дистанционный формат не отменяет обязанности работодателя по учету рабочего времени. Табель остается основным документом, подтверждающим фактически отработанные часы, периоды отсутствия и основания для начисления заработной платы. Для сотрудников на удаленке применяются те же принципы, что и для офисного персонала — с рядом операционных особенностей.

Табель может вестись:

• в бумажной форме — при отсутствии цифровой системы учета;

• в электронной форме — в системах 1С, SAP, Jira, Битрикс24 и других;

• автоматически — при наличии интеграции с трекерами времени или корпоративными CRM.

• При фиксированном графике — отмечается стандартный режим: явки («Я»), дистанционный формат («ДО»), отпуска («ОТ»), отсутствие («НН»), прогулы («ПР»);

• При гибком или проектном графике — фиксируются периоды фактического выполнения задач или согласованные с руководителем рабочие блоки;

• Важно определить механику подтверждения присутствия на связи: отчеты, отметки в системе, e-mail-факты начала/завершения дня и др.

Чтобы избежать разночтений:

• порядок учета рабочего времени на удаленке лучше прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении;

• если используется ПО для контроля — указать конкретное приложение или систему;

• предусмотреть форму обратной связи (ежедневные отчеты, чаты с руководителем, формализованные статусы задач).

Корректный табель:

• защищает работодателя при спорах о зарплате или дисциплине;

• обеспечивает юридически значимую фиксацию рабочего времени;

• помогает аналитически отслеживать нагрузку и эффективность распределенных команд.

Таким образом, грамотно оформленный переход на удаленку — это не только соблюдение закона, но и инвестиция в устойчивость кадровых процессов.

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFJPs7Fn