Основной из способов — провести детальный анализ всех процессов, которые происходят в отделе кадров. Это возможно через интервьюирование сотрудников, что позволит выявить неточности и расхождения, понять, какие процессы избыточные, какие дублируются и неэффективные.
Чек-лист для оптимизации процессов
1. С помощью каких ресурсов ведется документооборот
Вы можете столкнуться с ситуацией, когда в разных офисах компании кадровый документооборот ведется по своей логике, а процессы документооборота не унифицированы и разнятся, отсюда возможны неточности в информации для центрального офиса.
Следующая распространенная ситуация — это приверженность компаний бумажному документообороту, что приводит к избыточному делопроизводству, трате времени на поиск утерянных документов, их дублирование, хранение.
2. Затраты на документооборот
Посчитайте, сколько времени уходит на ручной труд по подписанию документов в бумажном виде, затем оцифруйте трудозатраты в соответствии с зарплатными ставками, и, возможно, вы найдете главную проблему. По опыту одного из наших клиентов было выявлено, что расходы на ведение кадровых процессов составляли 5792 рубля на сотрудника в год.
3. Дублированные формы и документы
Проведите аудит всех форм и документов, особенно их назначения. Выявите нет ли дублирующих документов, какие из них не несут практической значимости для компании, не используются в полной мере. Итогом должен стать чек-лист с наименованием всех кадровых документов, их назначения.
В худшем случае вы оптимизируете документы и сократите их количество, в лучшем случае выявите «черную дыру», куда уходит время сотрудников и кадрового специалиста.
4. Процесс подбора персонала
Подсчитайте, сколько часов уходит у кадровых специалистов на оформление одного сотрудника, здесь стоит учитывать время на:
оформление кандидата — сбор документов,
подготовку приказов, пересылку документов,
последующее общение с кандидатом (с просьбой дослать отсутствующие документы, и наконец, контроль их подписи с обеих сторон)
пересылка бумажных экземпляров с подписями.
Все это обычная практика небольших компаний, и она до сих пор работает. Совсем другое дело компании с сотрудниками в штате от 500 человек с большой текучкой кадров, где подобные процессы становятся просто не рациональны для компании.
5. Маршруты согласования
Проверьте, не усложнен ли процесс согласования и подписи документов. Пропишите логическую схему движения ваших документов среди подписантов и выявите главные стоп-факторы.
Например, на согласование заявок на отпуск может уходить несколько дней из-за необходимости подписи нескольких руководителей. И чаще не все руководители присутствуют на местах, процесс растягивается на дни, и пока один руководитель не согласует документ, он не попадет к следующему.
6. Дублирование функций
В некоторых компаниях можно встретить ситуацию, когда разные отделы ведут учет одних и тех же данных, например, данные сотрудников по разным таблицам или системам — кадровая служба фиксирует информацию в своей базе, бухгалтерия дублирует ее в своей. Это не только увеличивает нагрузку, но и создает риск расхождения информации. Было бы верным централизовать хранение данных и назначить ответственных за их актуализацию.
7. Сложные коммуникации
Проверьте, какие цепочки коммуникации в вашем отделе, какие инструменты использует и сколько вы тратите на них сопровождение в месяц, год. Часто коммуникация в отделе кадров осуществляется через разные цепочки на основе личных предпочтений: кто-то пишет на почту, в личный мессенджер, рабочий чат, корпоративную систему — все это усложняет отслеживание вопросов и их решение. Возможно, вы обнаружите, что не нуждаетесь в каком-либо платном инструменте для коммуникации.
После анализа процессов и задач важно выявить конкретные проблемы, которые снижают эффективность работы отдела и отнимают время сотрудников.
Верным решением может стать замена физических подписей на электронные, которые позволяют подписать документы удаленно с помощью УНЭП. Однако лучшим вариантом может стать переход от бумажного документооборота на электронный. Для этого существуют специализированные системы для кадрового электронного документооборота (КЭДО).
На основе такого чекапа, вы сможете сформировать критерии, основные шаблоны документов и маршруты их подписи для выбора подходящей системы автоматизации документооборота.
К тому же критериями для выбора системы автоматизации (КЭДО) могут стать следующие ответы на вопросы:
Какой набор задач и процессов вы хотите решать с помощью автоматизации кадрового электронного документооборота: базовые функции по пересылке и подписи в электронном виде или необходимо автоматизировать еще и HR-процессы (найм, оценка, обучение и т.п.), а может у вас сложные схемы и маршруты согласования, которые нужно настроить в системе КЭДО под ваш запрос?
Сколько сотрудников в компании? От этого зависит решение, его возможности масштабирования, ведь потребуются дополнительные мощности.
Какие требования к уровню безопасности данных в вашей компании? Являетесь ли вы государственной компанией или вы оперируете не критичными данными.
Где вы ведете кадровый учет и проводите расчетные операции по зарплате (ERP, CRM, 1С или другая). С какой учетной системой необходима интеграция КЭДО?
Оптимизация работы отдела кадров — это комплекс мер, требующий детального внимания и корректировки. Помните, что даже небольшие изменения в работе отдела кадров, например, как автоматизации ручного труда по подписанию документов в электронном виде — может привести к значительным улучшениям и экономии ресурсов сотрудников.
Все готово для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Записаться на демо:
Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFHMCgCG
Начать дискуссию