Ошибки в учете и документах: как бизнесу работать без нарушений в 2026 году

Любой чек, сформированный на онлайн-кассе, проходит двойную проверку: сначала — в ОФД, затем — в ФНС. Оператор фискальных данных оценивает структуру чека, а затем налоговая служба проводит форматно-логический контроль в соответствии с приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Для удобства контроля каждому фискальному документу присваивается статус. Он показывает, что происходит с чеком на стороне налоговой.

Самыми распространенными критическими ошибками считаются такие нарушения:

• Отсутствие ИНН поставщика при указании признака агента (коды 510 и 511).

• Ошибки в НДС — неверно указан тег или пропущены обязательные значения (код 505).

• Пропуск обязательного тега — например, отсутствует наименование товара или услуги (код 420).

• Недопустимое значение в обязательном поле — реквизит заполнен с ошибкой (код 422).

• Незадекларированные теги — в документ включены лишние реквизиты, не предусмотренные форматом (код 423).

• Ошибки времени — дата или время указаны некорректно: отклонение более чем на сутки или более чем на год назад/вперед (коды 502, 503).

Ответственность за некорректные чеки закреплена в КоАП (п 4. ст. 14.5): 

• для ИП штраф составляет от 1 500 до 3 000 рублей;

• для организаций — от 5 000 до 10 000 рублей. 

Но финансовые санкции — не единственный риск. Если компания не исправляет чеки с критическими ошибками, налоговая инспекция может сопоставить данные с декларациями и банковскими транзакциями. При обнаружении расхождений инспекция инициирует камеральную проверку, потребует пояснения и может доначислить налог. 

Если сумма выручки, отраженная в декларации по НДС, меньше оборотов, которые проходят по онлайн-кассам или по расчетным счетам, налоговая рассматривает это как возможное занижение налоговой базы.

Наиболее распространенные нарушения связаны с тем, что документы между продавцом и покупателем не совпадают или неправильно отражены в учете. Вот несколько распространенных ошибок, которые чаще всего приводят к камеральным проверкам ФНС:

• несоответствие данных в счетах-фактурах — различаются номер, дата или ИНН контрагента;

• неверно указанные коды операций;

• ошибки при переносе стоимости товаров и услуг между разными отчетными периодами;

• неправильное восстановление НДС при возврате авансов или при изменении условий договора;

• игнорирование срока давности по вычетам — предельный срок составляет три года;

• подача нулевой декларации, несмотря на движение средств по расчетному счету или кассе;

• одновременное применение нескольких налоговых ставок и права на вычет, что недопустимо для льготных ставок УСН (5% и 7%);

• неверный расчет НДС, включенного в авансы — расчет должен производиться по формулам 5/105, 7/107, 20/120;

• уменьшение реальной суммы выручки в отчетности;

• неправомерные вычеты — попытка учесть «входной» НДС по несуществующим операциям или фиктивным счетам-фактурам.

В случае расхождений налоговая требует пояснения, а при подтверждении ошибки — доначисляет НДС.

Одна из самых эффективных мер, чтобы избежать рисков — ежеквартально проводить сверку данных по счетам-фактурам до сдачи декларации. Даже если у самого налогоплательщика ошибки нет, недочеты у контрагента могут вызвать претензии ФНС и необходимость подготовить пояснения.

Даже если декларация по НДС заполнена без ошибок, риск разночтений с данными, которые ФНС получает от оператора фискальных данных, все равно есть. Главные причины расхождений:

• Ручное внесение данных в 1С. Даже однократная описка в сумме чека или дате нарушает сопоставимость данных и отражается в несоответствиях между данными ОФД и отчетностью.

• Большой объем операций. Чем больше чеков пробивает бизнес, тем выше риск пропустить какую-то информацию при переносе данных в учетную программу.

• Ошибки в чеках. Если в документе есть критическая ошибка и он не принят ФНС, выручка по кассе и выручка, отраженная в отчетности, начинают расходиться.

Чтобы исключить риск ошибки, используйте сервис «Интеграция ОФД в 1С» от «Платформы ОФД». Он автоматически выгружает фискальные документы из ОФД напрямую в учетную систему и формирует на их основе все необходимые отчеты: по продажам, возвратам, кассовым операциям и поступлениям товаров.

Такая автоматизация дает несколько преимуществ:

• Экономия времени. Бухгалтеру больше не нужно вручную переносить данные и сверять кассовые отчеты.

• Достоверность информации. Отчеты строятся на основании фактических чеков, без риска задвоений или пропусков.

• Прозрачность выручки. Руководитель видит обороты по бизнесу практически в реальном времени, а значит, может оперативно реагировать на изменения.

Ведение КУДиР в электронном виде также позволяет снизить риск ошибок. Предприниматели на УСН и патенте обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (ст. 346.24 и ст. 346.53 НК). Если книга отсутствует или данные в ней не совпадают с реальными доходами и расходами, будет штраф по ст. 120 НК:

• от 10 000 до 30 000 ₽ — за отсутствие или неправильное ведение;

• не менее 40 000 ₽ — при занижении налога (20% от суммы недоимки).

Если КУДиР заполняют вручную, риск ошибок растет по тем же причинам, что и при ручном своде данных по кассам.

Компании до сих пор активно обмениваются бумажными документами. Бумаги легко теряются, не доходят до нужного сотрудника или остаются неподписанными. Часто приходится повторно запрашивать договоры, акты и накладные, заново подписывать документы. Из-за задержек документов данные по сделкам, отгрузкам, кассовым операциям могут обновляться с опозданием, расходиться между собой и требовать дополнительных сверок.

Цифровизация документооборота становится для бизнеса не просто удобством, а необходимостью. 

Электронный документооборот обеспечивает быстрый и корректный обмен всеми типами коммерческих документов: договорами, счетами, УПД, актами, накладными. Цифровые документы имеют юридическую силу, хранятся в электронном архиве и доступны в любой нужный момент.

Для обмена цифровыми документами с контрагентами у Платформы ОФД есть решение — «Платформа ЭДО». Система поддерживает автороуминг, позволяющий обмениваться документами с партнерами, даже если они используют другого оператора. При интеграции с 1С и другими учетными системами документы автоматически отображаются в бухгалтерии. Это избавляет от ручного ввода данных и снижает риск расхождений.

Для компаний, работающих с маркированными товарами, ЭДО — обязательный инструмент: через него контрагенты обмениваются УПД. «Платформа ЭДО» автоматически передает данные о товарах с маркировкой в «Честный ЗНАК» и помогает соблюдать требования законодательства.

С электронным сервисом можно упростить подачу отчетности в ФНС, Соцфонд и Росстат. В «Платформе Госотчет» отчетность проверяется автоматически: система анализирует заполнение полей, контрольные соотношения и отображает подсказки, если данные внесены некорректно. Это помогает заранее устранить ошибки, которые могли бы привести к запросам пояснений.

Для участников перевозок и компаний, работающих с грузами, значительную часть документооборота составляют транспортные документы. В электронном формате их можно оформлять, подписывать и передавать через «Платформу ЭПД» — сервис, аккредитованный Минтрансом.

В системе можно оформлять:

• путевой лист (ЭПЛ) — данные о рейсе, техническом и медицинском контроле, показания одометров;

• транспортную накладную (ЭТрН) — сведения о грузе, отправителе, получателе и условиях перевозки;

• заказ и заявки (ЭЗЗ) — данные о товаре, его характеристиках и условиях доставки;

• договор фрахтования (ЭДФ) и заказ-наряд (ЭЗН);

• сопроводительную ведомость (ЭСВ) — документ для контейнерных перевозок.

Документы автоматически передаются в ГИС ЭПД, а водители могут предъявлять их инспекторам через мобильное приложение. Электронный формат упрощает поиск документов, исключает риск их потери и позволяет более точно отслеживать состояние перевозки.

Умные решения

Для тех, кто создает будущее

Выбрать сервис

Корректность данных в чекax, декларациях и учетных системах напрямую влияет на налоговую безопасность бизнеса. Ошибки в фискальных документах, несоответствия в декларациях и расхождения между внутренним учетом и сведениями, которые получает ФНС, приводят к запросам пояснений, камеральным проверкам и доначислениям.

Большая часть нарушений появляется из-за ручного оформления документов, отсутствия своевременной сверки с контрагентами и несогласованности процессов внутри компании. Бумажные документы теряются, задерживаются, требуют повторного согласования и нарушают согласованность данных между компанией и контролирующими органами.

Цифровизация упрощает решение задач бизнеса. Автоматическая передача данных в ОФД, использование ЭДО, сервисов для электронной отчетности позволяют исключить большую часть ручных операций, ускорить обмен документами, обеспечить прозрачность учета и снизить риск несоответствий с данными ФНС. Для компаний это означает стабильность, предсказуемость и возможность не отвлекать ресурсы на устранение технических ошибок.

Читайте также:

• Новый порядок обмена электронными счетами-фактурами: переход на универсальные сообщения с 2026 года.

• Единый транспортный документ с 1 сентября 2025 года: как оформить, требования.

• Критические и некритические ошибки в чеках.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHBu16Y