Переход на ЭДО
Как получить согласие на электронный документооборот

Как получить согласие на электронный документооборот

Компании, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО) с клиентами или сотрудниками, часто сталкиваются с целым рядом вопросов, связанных с юридической и технической стороной этого процесса.

Можно ли сразу отказаться от привычной рукописной подписи и начать использовать электронную? Какие шаги необходимо предпринять, чтобы применение электронной подписи было законным и признанным? Как правильно оформить ситуацию, если клиент согласен на использование электронной подписи, но выразил это устно? Нужно ли заключать отдельное соглашение для обмена электронными документами?

Разберемся, как подготовиться к внедрению электронного подписания и ответим на самые распространенные вопросы.

Что такое соглашение об электронном документообороте и зачем оно нужно

Простая электронная подпись (ПЭП) отличается от других видов подписей тем, что представляет собой определенные действия пользователя — например, ввод кода или пароля и нажатие кнопки. Однако для того, чтобы такие действия имели юридическую силу, между сторонами должно быть заключено специальное соглашение.

Согласно статье 6, пункту 2 закона № 63-ФЗ, простая электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, если между участниками электронного взаимодействия существует соответствующее соглашение. Закон также указывает, что документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, считаются равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью только при наличии таких нормативных актов или соглашений между сторонами (например, правил платежных систем).

Следовательно, чтобы документы с ПЭП имели юридическую силу и признавались равнозначными бумажным, необходимо первым делом подписать соглашение о переходе на электронный документооборот. В этом документе клиент официально подтверждает свое согласие на обмен электронными документами и использование простой электронной подписи для подписания.

Особенности соглашения о переходе на ЭДО

Это письменный договор, который подписывается один раз до начала использования электронной подписи. В соглашении обязательно должны быть указаны актуальные и достоверные данные клиента, так как именно на их основе формируется электронная подпись, применяемая для всех последующих документов.

Важно, чтобы информация, фиксируемая в электронной подписи (ФИО, номер телефона, другие персональные данные), была точной и действительно принадлежала клиенту.

Для минимизации рисков, связанных с возможными спорами о подписании документов, рекомендуется проводить очную идентификацию клиента. Это подтверждает личность и снижает вероятность отказа от участия в электронном документообороте.

Какие данные необходимы для заключения юридически значимого соглашения

Минимальный набор включает:

  • полное имя (фамилия, имя, отчество);

  • номер телефона.

Для более точной идентификации могут потребоваться дополнительные сведения:

  • адрес регистрации и контактный телефон;

  • реквизиты удостоверяющего личность документа: название, серия и номер, дата выдачи, орган, выдавший документ, код подразделения (если есть);

  • ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

Законодательство не требует обязательной очной идентификации клиента. Если у компании уже есть проверенные данные клиента, с которым ранее была установлена связь, дополнительная идентификация не нужна. Также возможно дистанционное подтверждение личности, например, посредством отправки сканов документов по электронной почте.

Нужно ли всегда заключать соглашение при переходе на электронный документооборот

Рассмотрим ситуацию, когда стороны устно договорились вести электронный документооборот (ЭДО). Обязательно ли при этом оформлять письменное соглашение?

Юридическая практика обычно рекомендует фиксировать в письменной форме те условия сотрудничества, которые не регулируются напрямую действующими законами или нормативными актами. Если законодательство уже конкретно определяет порядок и требования к обмену электронными документами, то заключение отдельного соглашения не всегда обязательно.

Например, в российском законодательстве существуют четкие нормы, регулирующие электронный обмен счетами-фактурами. В частности, Налоговый кодекс, а также приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н и приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ устанавливают конкретные правила оформления и передачи электронных счетов-фактур. В таких случаях контрагенты могут перейти на электронный формат без необходимости подписывать отдельное соглашение — достаточно, чтобы одна из сторон выразила согласие простым действием, например, принятием электронного документа, направленного другой стороной.

Однако если в законодательстве отсутствуют четкие положения, регулирующие порядок электронного взаимодействия по конкретным видам документов, рекомендуется оформить письменное соглашение о переходе на ЭДО. Это позволит формализовать процесс, снизить риски недопонимания и упростить дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, при проведении налоговых проверок, связанных с первичными учетными документами, которые разрешено вести в электронном виде согласно закону № 402-ФЗ (статья 9, пункт 5), налоговые органы могут запросить у компании соглашение об электронном документообороте. Наличие такого документа служит подтверждением подлинности и юридической силы электронных документов, что значительно облегчает процесс проверки.

В соглашении об ЭДО важно подробно прописать ключевые моменты обмена электронными документами — от порядка подписания и передачи до ответственности сторон. Далее рассмотрим, какие именно аспекты следует обязательно включить в этот документ, чтобы обеспечить прозрачность и безопасность взаимодействия.

Какие ключевые положения необходимо включить в соглашение об электронном документообороте

При составлении соглашения о переходе на электронный документооборот (ЭДО) важно ориентироваться на действующее законодательство и нормативные акты, включая:

Условия взаимодействия и форматы электронных документов

В соглашении необходимо четко прописать порядок взаимодействия с контрагентом, включая перечень форматов электронных документов, которые будут использоваться для обмена.

  • Форматы электронных счетов-фактур и первичных учетных документов регулируются законодательством и нормативными актами.

  • Для остальных видов документов стороны должны самостоятельно согласовать допустимые форматы.

  • Также важно определить степень детализации форматов и способы прикрепления электронной подписи к документам.

Существует три основных варианта электронной подписи в документах:

  • присоединенная подпись — встроена внутрь файла документа в отдельном защищенном контейнере.

  • отсоединенная подпись — хранится отдельно от документа в виде отдельного файла.

  • интегрированная подпись — непосредственно встроена в содержание документа.

Вид электронной подписи

Согласно закону № 63-ФЗ (статья 4), если законодательство не требует конкретного вида электронной подписи, стороны могут самостоятельно выбрать наиболее подходящий тип. В статье 5 закона описаны основные виды:

  • простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждается вводом кодов, паролей и других средств, но не позволяет идентифицировать подписанта.

  • неквалифицированная электронная подпись — создается с использованием криптографических методов, обеспечивает уникальный ключ, позволяющий определить личность подписанта и фиксировать изменения в документе.

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, выдается аккредитованным центром сертификации с квалифицированным сертификатом.

Для минимизации рисков целесообразно в соглашении определить, в каких случаях применяется каждый из видов подписей — простая, неквалифицированная или усиленная квалифицированная.

Порядок хранения электронных документов

Электронные документы должны храниться с соблюдением условий, обеспечивающих их сохранность и доступность:

  • рекомендуется регулярно, примерно каждые 5 лет, перезаписывать электронные файлы на новые носители для предотвращения повреждения или утраты;

  • серверы, на которых хранятся базы электронных документов, обязаны находиться на территории РФ;

  • данные должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа и утечек.

Срок хранения электронных документов соответствует срокам хранения бумажных аналогов. Например, согласно приказу ФНС от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (утратил силу в связи с изданием приказа ФНС от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@), договоры, соглашения, приложения, налоговая отчетность, акты и счета-фактуры хранятся не менее 5 лет. По истечении срока документы подлежат уничтожению — порядок и условия уничтожения файлов также необходимо закрепить в соглашении.

Правила внесения изменений и версия документа

В соглашении следует прописать порядок внесения изменений в электронные документы:

  • все корректировки должны быть согласованы обеими сторонами и подтверждены письменным согласием всех подписантов;

  • обновление версии документа требует письменного согласия и указания даты внесения изменений;

  • это обеспечит прозрачный учет истории документа и поможет избежать спорных ситуаций.

Действия при чрезвычайных ситуациях

Для минимизации рисков потери данных важно договориться о мерах на случай чрезвычайных ситуаций:

  • каждая сторона обязуется обеспечить другой стороне доступ к резервным копиям документов;

  • в случае утраты файлов одна из сторон предоставляет копии, чтобы сохранить непрерывность документооборота.

Образец соглашения об электронном документообороте (ЭДО) между контрагентами

В настоящее время российское законодательство не содержит унифицированной формы соглашения о переходе на электронный документооборот, а также не устанавливает строго регламентированного порядка его оформления. Это означает, что контрагенты самостоятельно разрабатывают и согласовывают индивидуальные шаблоны таких документов, учитывая специфику своих бизнес-процессов и особенности взаимодействия.

Для удобства и уверенности в юридической корректности рекомендуем использовать проверенные образцы соглашений, которые можно адаптировать под конкретные условия и требования сторон.

Шаблон соглашения ПЭП в электронном виде.

Шаблон соглашения ПЭП на бумаге.

Правильный порядок подписания соглашения с клиентом

Заключение соглашения об электронном документообороте может быть осуществлено двумя основными способами:

  • на бумажном носителе с собственноручной подписью;

  • в электронном виде с применением электронной подписи любого вида, включая простую электронную подпись (ПЭП).

Традиционно большинство организаций предпочитают бумажный формат из-за его понятности и привычности. Однако современные реалии и законодательство позволяют и даже стимулируют использование электронных способов, что вызывает вопрос о законности подписания соглашения с помощью электронной подписи. Ответ — безусловно, это законно. Рассмотрим правовую базу подробно.

Согласно статье 420 ГК, договором признается соглашение двух или более лиц, которое устанавливает, изменяет или прекращает гражданские права и обязанности. Поскольку соглашение об обмене электронными документами регулирует именно такие отношения, к нему применяются общие нормы о формах и способах заключения договоров, изложенные в ГК.

В частности, пункт 2 статьи 434 ГК разъясняет, что письменная форма договора может быть соблюдена не только путем составления единого бумажного документа с подписями всех участников, но и посредством обмена документами по почте, электронной связи или иным способом, позволяющим надежно идентифицировать источник документа.

Это означает, что использование электронной подписи для подписания соглашения об электронном документообороте полностью соответствует требованиям о письменной форме договора.

Законодательство не содержит ограничений, обязывающих заключать такое соглашение исключительно на бумажном носителе. Следовательно, стороны вправе подписывать его в электронном виде, обменявшись электронными документами с электронной подписью.

Применение простой электронной подписи (ПЭП) для подписания соглашения можно реализовать через специализированные сервисы, например, Подпислон, которые обеспечивают надежность и юридическую значимость подписей. Крайне важно, чтобы соглашение об ЭДО было подписано первым — именно оно создает правовую основу и придает юридическую силу всем последующим электронным документам, подписанным в рамках данного взаимодействия.

А можно не подписывать соглашение об ЭДО

Да! Сервис Подпислон позаботился о том, чтобы вам не требовалось беспокоиться о лишних формальностях! В оферте ваших клиентов уже указано соглашение об использовании электронного документооборота!. Поэтому клиентам Подпислон не требуется подписывать дополнительное соглашение.

Хотите упростить работу с клиентами — подключайте Подпислон! Это удобное решение, которое позволяет организовать ЭДО быстро, без лишней бюрократии и юридических рисков.

Преимущества электронного подписания соглашения очевидны: отсутствует необходимость в передаче и хранении бумажного экземпляра, а документ всегда доступен обеим сторонам в электронном виде.

Кроме того, соглашение может быть оформлено как отдельный документ или включено в другой договор, например:

  • в договор оказания услуг при работе с самозанятыми — это позволит подписывать все последующие документы, включая акты выполненных работ, с использованием ПЭП;

  • в договор-оферту — если авторизованный клиент подписывает его электронной подписью при оформлении заказа на сайте;

  • в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему — при планах перехода на электронное подписание кадровых документов с сотрудниками.

После подписания такого соглашения вы получите законное основание для перехода на электронный обмен документами с клиентом.

Судебная практика по использованию ПЭП с клиентами

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFJrYuAY

Начать дискуссию

Интересные материалы