5 проблем бумажного документооборота, о которых молчат HR

Одна из главных проблем ведения кадровой документации на бумаге — ошибки в документах, которые обусловлены влиянием человеческого фактора. Ошибаться могут не только начинающие специалисты, но и опытные квалифицированные сотрудники. 

В результате в кадровых документах появляются такие ошибки:

• пропуск обязательных реквизитов;

• указание некорректных дат;

• неправильное написание ФИО, должности и других данных сотрудника;

• отсутствие подписей;

• нарушение порядка согласования.

Также всегда есть риск утери или повреждения бумажного документа. Последствия — штрафы со стороны контролирующих органов, судебные разбирательства с сотрудниками и ущерб репутации компании. Но даже если ошибка будет выявлена вовремя, на ее устранение потребуется время, а нередко и дополнительные затраты.

Ведение бумажного документооборота усложняет контроль деятельности сотрудников. Кроме того, при ведении кадровой документации на бумаге информация часто хранится разрозненно, и на то, чтобы найти нужный документ, уходит много времени. А отследить, кто, как и когда работал с документом, выявить ответственных за ошибки и задержки, часто невозможно, особенно в крупных компаниях.

Также при работе с бумажной документацией практически невозможно оценить реальную загруженность HR-специалиста. Точная фиксация затрачиваемого времени затруднительна, в том числе из-за огромного количества рутинных операций, а сами сотрудники кадровых служб зачастую не готовы открыто обсуждать все аспекты своей работы.

Высокая скорость принятия решений и сокращение временных издержек — обязательное условие для успешной работы бизнеса. Традиционный бумажный документооборот не только замедляет внутренние процессы, но и негативно отражается на эффективности бизнеса по нескольким причинам:

• Долгое ожидание документов. Процесс передачи бумажных документов между компанией и сотрудниками может занять значительное время (особенно если сотрудник работает дистанционно). Но и при работе в одном офисе процедура ознакомления или согласования может занимать иногда несколько часов, а иногда и несколько дней.

• Необходимость физического присутствия. Часто для принятия решений требуются подписи ответственных лиц, находящихся в другом городе или стране. И если подпись должна быть поставлена на бумаге, до момента подписания работу по этой задаче придется приостановить.

• Ограниченный доступ к информации. Когда необходимый для принятия решения документ находится в отделе кадров или архиве, руководство и другие сотрудники не могут получить доступ к нему в любой момент. Такая ситуация тормозит весь процесс.

Если в документе обнаружена ошибка, потребуется повторное прохождение всего цикла согласования.

Бумажный документооборот — это не только неудобно, но и небезопасно. Хранение большого количества бумаг, содержащих конфиденциальную информацию, существенно повышает риск утечек. Доступ к таким документам невозможно проконтролировать, и потому любой сотрудник может ознакомиться с непредназначенными для них сведениями. Тем более что экземпляры бумажных документов часто рассредотачиваются по нескольким подразделениям.

Еще один важный момент — возможность фальсификаций. Внести несанкционированные изменения в документ на бумажном носителе гораздо проще, чем в электронный. 

Также всегда есть риск замены одного документа другим. И если при внедрении электронного документооборота всегда можно просмотреть, кто и когда вносил изменения, то при работе с бумажными носителями так сделать не получится.

При ведении бумажного кадрового документооборота возникают проблемы с синхронизацией действий между различными подразделениями и сотрудниками. Это происходит из-за информационной разобщенности, несвоевременного поступления документов в разные отделы и недостаточного контроля за исполнением поручений. 

Переход на электронный документооборот способен устранить все эти проблемы. Но начинать его внедрение лучше постепенно, и в первую очередь лучше автоматизировать наиболее трудоемкие процессы. Например, подписание документов с работниками. В компании это занимает много времени, а если сотрудники работают удаленно, то бизнесу приходится нести дополнительные расходы.

Сервис Подпислон помогает систематизировать документооборот с удаленными сотрудниками и самозанятыми исполнителями, а также позволяет сделать его юридически значимым. Также Подпислон подойдет для работы с клиентами-физлицами: как и при подписании документов с сотрудниками, в этом случае также используется ПЭП. Все подписанные документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно, в соответствии с 63-ФЗ.

Читайте также:

• Как организовать подписание документов онлайн, если у вашего бизнеса много клиентов.

• Договор ГПХ вместо трудового: когда это оправдано.

• Какие документы может подписать компания с клиентом-физлицом с помощью ПЭП.

Судебная практика по использованию ПЭП с клиентами

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFGDsXuJ