Самое главное:
Большинство договоров, первичных документов и отчетности можно подписывать электронной подписью без дублирования на бумаге.
Кадровые документы можно вести в электронном виде, но ряд документов по-прежнему требует бумажного оформления.
УПД подписывают с помощью УКЭП.
В грузоперевозках с 1 сентября 2026 года электронные транспортные документы становятся обязательными.
Выбор типа подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП) зависит от вида документа и требований законодательства: там, где это допускается, ПЭП при соглашении сторон имеет юридическую силу.
Что такое ЭДО и какие виды подписей бывают
С появлением ЭДО бизнес-процессы ускорились и стали проще: появилась возможность совершать сделки, давать свое согласие, отчитываться перед государственными органами без бумаги и личных визитов. Сократилось время обработки документов, в налоговых инспекциях почти пропали очереди, работодатели стали брать в штат дистанционных сотрудников из других регионов.
ЭДО — это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет (п. 3.1 Методических рекомендаций ФНС от 12.09.2024)
В методичке сказано, что «применение ЭДО возможно во взаимоотношениях с государственными органами, с другими организациями и физическими лицами, и внутри организаций».
Заверять документы онлайн позволяет электронная подпись, то есть цифровой аналог собственноручной подписи физического лица, которая присоединяется к документу и подтверждает его подлинность, целостность и авторство.
ЭП бывает трех видов (ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ): простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Усиленные подписи получают с помощью криптографического преобразования информации с использованием ключа. КЭП обычно подписывают отчетность в госорганы, заявки на участие в тендерах, различные документы в государственных системах («Честный ЗНАК», ЕГАИС и т. п.).
ПЭП (простая электронная подпись) — это комбинация кодов, паролей и логинов, с помощью которых можно подтвердить факт создания и отправки документа определенным человеком. ПЭП широко используются в 2026 году для заверения договоров и первички с контрагентами в гражданско-правовых отношениях, во внутрикорпоративном документообороте, а также в КЭДО (для подписания кадровых документов с сотрудниками).
Какие документы можно подписывать ЭП (и не дублировать на бумаге)
Разделим документы, которые бизнес использует повседневно, на несколько категорий. И разберем, можно ли подписывать их онлайн, без дубля на бумаге.
Договоры ГПХ
К 2026 году многие компании и ИП уже полностью перешли на заключение сделок с контрагентами в электронном формате. Даже если ваш партнер находится в том же городе, нет никакой нужды встречаться с ним лично и подписывать документы о сотрудничестве на бумаге. Договоры ГПХ чаще всего заключаются через сервисы обмена ЭДО или пересылаются по электронной почте с прикрепленной КЭП(с помощью плагина или отдельной программы).
Со стороны исполнителя-физлица (в том числе самозанятого или ИП) договор может быть подписан любым видом электронной подписи. Для того чтобы подписать договор ПЭП и НЭП, достаточно заключить соглашения об использовании ПЭП или НЭП, чтобы документ имел полную юридическую силу.
Дублировать договор ГПХ на бумаге нет необходимости. На это прямо указывают нормы ГК:
Ст. 160 ГК подтверждает, что сделка может быть совершена путем составления электронного документа, подписанного собственноручной или эквивалентной ей ЭП.
п. 2 . ст. 434 ГК указывает на равную силу цифрового документа с ЭП и бумажного аналога.
Ст. 434.1 ГК регламентирует заключение договоров по оферте.
Нельзя подписать ПЭП только договоры ГПХ, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну.
Первичные учетные документы
Ст. 9 закона № 402-ФЗ разрешает оформлять первичные учетные документы в электронном виде с ЭП, при этом они приравниваются к бумажным. Ранее ФНС уже утверждала цифровые форматы для счетов-фактур, УПД, корректировочных документов, товарных накладных, актов выполненных работ.
Но с 2026 года привычные электронные ТОРГ-12 и акты отменены. Вместо них при ЭДО нужно использовать обязательный УПД 5.03 (приказ ФНС РФ от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
Для сферы грузоперевозок электронный формат «первички» и вовсе становится безальтернативным. Транспортные накладные, заказы (заявки), поручения экспедитору, складские и экспедиторские расписки, грузовые авианакладные с 1 сентября 2026 года следует оформлять только в цифровом виде (ст. 4 и 5 закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).
Обратите внимание: счета-фактуры и УПД со статусом 1 можно подписывать строго УКЭП. Эти документы — основа для вычета НДС, поэтому ФНС требует максимальной защиты: простая ЭП или неквалифицированная не подходят. Нарушение этого требования влечет отказ в вычете и доначисления налога (подп. 2.2 п. 6 ст. 169 НК).
Отчетность в госорганы
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, пояснения) сдается в ФНС строго в электронном виде с УКЭП. Для налоговой отчетности в 2026 году еще остались небольшие исключения — в зависимости от размера бизнеса и численности сотрудников.
Категория плательщика | Отчеты подаются строго в электронной форме | Есть возможность подать на бумаге |
Отчетность в ФНС | ||
Крупнейшие налогоплательщики | Все декларации по налогам (по налогу прибыль, НДС, УСН и др.) | — |
Организации и ИП со среднесписочной численностью работников за прошлый год >100 | ||
Новые организации с численностью работников >100 | ||
Остальной бизнес с количеством работников <100 |
|
|
Отчеты в СФР | ||
Организации и ИП, которые в отчетном (расчетном) периоде начисляли выплаты > 10 физлицам | — | |
Новые организации с численностью работников >10 | ||
Бизнес с численностью сотрудников за отчетный период > 10 | ЕФС-1 (в том числе сведения персонифицированного учета) | — |
Остальной бизнес с численностью <10 | РСВ, ЕФС-1 подаются в электронной форме или на бумаге по выбору налогоплательщика | |
Статистическая отчетность в Росстат | ||
Все организации и ИП, но малый бизнес сдает статотчетность в упрощенном виде (закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ) | Отчеты П-1, П-2, П-3, П-4 и П-4(НЗ) | — |
Кадровые документы
С этой категорией документов работает любая компания или ИП, в штате которых есть хотя бы один работник по трудовому договору.
Понятие КЭДО впервые ввел закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно этому НПА, разрешено оформлять трудовые договоры, заявления о приеме на работу и об увольнении, приказы о переводе и прочие кадровые документы в цифровом формате без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК).
Если собираетесь пользоваться КЭДО, изучите приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Он устанавливает строгие требования к формату электронного документа (основная часть — в PDF/A-1А, электронная подпись, МЧД и XML-описание).
В 2026 году по-прежнему нельзя подписать акты о несчастных случаях на производстве, приказы и распоряжения об увольнении сотрудника, журналы о прохождении инструктажа по охране труда. Перечисленные документы обязательно должны быть на бумаге с собственноручной подписью физлица.
В трудовых правоотношениях одна из сторон — всегда физлицо. Поэтому наиболее удобно пользоваться ПЭП: простая подпись подойдет для заверения заявления на отпуск, служебных записок, табеля учета рабочего времени и прочих документов.
Подпислон — удобная онлайн-подпись для бизнеса. Клиенты и сотрудники могут подписывать электронные документы без личной встречи и визита в офис. Достаточно ввести СМС-код прямо с телефона или компьютера без установки приложений и регистраций, и сделка оформлена.
Другие юридически значимые документы
Кроме уже перечисленных выше, бизнес в 2026 году активно подписывает онлайн и другие документы. Перечислим еще несколько категорий, с которыми чаще всего работают предприниматели и организации.
Документы для суда (исковые заявления, ходатайства, апелляционные жалобы и пр.) — подаются онлайн через сервисы «Мой Арбитр» или ГАС «Правосудие». Судебные органы принимают электронные документы толькос УКЭП.
Для подачи заявки на получение лицензий и государственных разрешений (алкоголь, строительство, фармацевтика) через Госуслуги нужна УКЭП.
Аккредитация экспортеров и сертификаты происхождения оформляются онлайн через Минпромторг с обязательной УКЭП.
Уведомления в Роспотребнадзор и трудовую инспекцию подаются с УКЭП — отчеты о ЧП, уведомления о начале деятельности и планы проверок.
Страховые полисы ОСАГО, КАСКО оформляются на сайтах страховщиков с разными типами электронной подписи, в зависимости от статуса клиента это может быть как ПЭП, так и НЭП или УКЭП.
Изменения в подписании документов онлайн с 2026 года
1. УПД 5.03 заменил ТОРГ-12 и акты
Как уже упоминалось выше, приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил прежние электронные бланки ТОРГ-12 и акта выполненных работ/услуг. На бумаге ими еще можно пользоваться, но в ЭДО для отгрузки товаров, работ или услуг обязателен УПД в формате XML.
2. Обновлена форма счетов-фактур
В форме счетов-фактур с 1 января 2026 года появилась новая строка 5б. Она заполняется продавцом при отгрузке товаров (работ, услуг), если эта реализация идет в счет ранее полученного аванса или предоплаты (приказ ФНС от 03.02.2025 № ЕД-7-26/69@, постановление Правительства от 23.01.2026 № 26).
3. Сопроводительные документы на алкоголь переходят в ЭДО
С 1 марта 2026 года перевозка алкоголя полностью переходит на электронные сопроводительные документы, а бумажные ТТН уйдут из оборота (изм. в ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, постановлением от 28.11.2025 № 1944). Это касается всех звеньев поставки: от производителя до магазина.
Для маркированного алкоголя (пиво, сидр, медовуха, пуаре) нужен электронный УПД. С 1 сентября 2026 года при автоперевозках его предъявляют вместе с электронной транспортной накладной или путевым листом, если машина наемная.
Для крепкого алкоголя, вина, спирта оформляется электронная заявка о фиксации сведений в ЕГАИС.
4. Оформление грузоперевозок будет полностью онлайн
С 1 сентября 2026 года для всех участников грузоперевозок окончательно наступает эра электронных транспортных документов. Что обязательно оформлять онлайн:
автомобильные и железнодорожные транспортные накладные (ЭТрН);
заказы и заявки на перевозку грузов;
поручения экспедитору;
складские и экспедиторские расписки;
грузовые авианакладные.
Сервис «Подпислон» — это удаленное подписание первички ПЭП с вашим контрагентом без личных встреч и визитов в офис. Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы ПЭП удаленно без установки приложений или регистрации. По СМС приходит ссылка на файл и код для подтверждения согласия. Закон № 63-ФЗ приравнивает ПЭП к собственноручной при взаимном согласии сторон, а ФНС принимает такие документы для учета расходов по ГПХ, актам и накладным. Подписывайтесь на Телеграм-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.
Хотите понять, как онлайн-подписание можно встроить именно в ваши процессы?
Оставьте заявку на консультацию — вы получите аудит текущего документооборота и рекомендации по оптимизации
Что в итоге
Итак, на начало 2026 года можно говорить не только о пользе перевода всей деловой документации в цифровой формат, но и о неизбежности этого явления. Взаимодействие с госструктурами, контрагентами и сотрудниками все активнее переходит в электронный вид.
Там, где позволяет закон, проще, дешевле и быстрее использовать ПЭП. Простая подпись не требует обращения в удостоверяющие центры и оформления сертификатов. Достаточно СМС-кода или клика по ссылке.
Читайте также:
ПЭП в первичке: как доказать реальность сделки перед налоговой и избежать доначислений.
Как составить согласие на обработку персональных данных и какой подписью его подписать.
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFK72Ee5
