Постановка управленческого учета: как выстроить систему, которая действительно работает

Большинство предпринимателей в России привыкли жить по следующей логике: «на счёте есть деньги — значит, прибыль есть». Но в реальности — деньги на счету могут быть чужими: предоплаты, налоги, зарплатный фонд. А прибыли может и не быть. Как следствие — кассовые разрывы, задержки по зарплате, просрочки поставщикам и полное отсутствие понимания: зарабатывает компания или тратит в ноль.

Управленческий учёт решает эти задачи. Он даёт собственнику полный контроль над движением денег и прибыли в бизнесе. Это не формальность, не «для отчётности» и не «когда подрастём». Это — основа управляемого бизнеса.

Что такое управленческий учёт и зачем он нужен

Управленческий учёт — это система, которая показывает:

• Сколько денег у компании прямо сейчас (и где они находятся: на счёте, в кассе, в сейфе, на депозите);

• Что это за деньги: предоплата от клиента, прибыль, резерв, фонд на рекламу, зарплата, дивиденды и т. д.;

• Какая прибыль получена по каждому направлению бизнеса;

• Какие статьи расходов «съедают» маржу;

• Какие направления прибыльные, а какие тянут вниз всю компанию;

• Хватает ли денег на ближайшие обязательства: налоги, аренду, фонд оплаты труда;

• Сколько можно безопасно вывести собственнику — и когда.

Из чего состоит постановка управленческого учёта (на примере КУБ2Б)

1. Аудит текущей системы

Перед внедрением проводится аудит бухгалтерии: оценивается, насколько корректно внесены документы, рассчитаны налоги, отражены активы. Очень часто выявляются серьёзные ошибки:

• Отсутствие или искажение первичных документов;
  Некачественное проведение операций (всё одной операцией, без детализации);

• Проблемы с налоговой нагрузкой (переплаты, неправильные проводки);

• Отсутствие учета по активам (техника, транспорт, товар на складе);

• Искажения в балансе.

Такой аудит — это не формальность. Он необходим, чтобы не строить управленческий учёт на искажённых данных.

2. Подключение к программной экосистеме

Чтобы управленческий и бухгалтерский учёт работали в связке, внедряется целая цифровая инфраструктура:

• 1С УНФ — для ведения управленки: здесь заводятся все сделки, направления бизнеса, статьи доходов и расходов, фонды, отчёты;

• 1С Бухгалтерия и ЗУП — для налогов, отчетности, кадров;
  СБИС — для отправки отчётности в контролирующие органы;
  КриптоПРО — для настройки ЭЦП;

• Интеграция с банками — автоматическая загрузка выписок и контроль поступлений/списаний.

Всё это лицензировано, обновляется и поддерживается технической командой КУБ2Б — клиенту не нужно нанимать интеграторов, айтишников и покупать лицензии.

3. Разработка учётной политики управленческого учёта

Создаётся учётная политика управленческого учёта — документ, в котором описано всё:

• Как классифицируются доходы и расходы;

• Как ведётся фондирование и какие фонды предусмотрены;
  Как отображаются направления деятельности;

• Как рассчитывается маржа;
  Как строится P&L, ДДС и Баланс;

• Как отражаются резервы и дивиденды.

Учетная политика управленческого учета

Ниже представлены примеры разделов учетной политики управленческого учета. С полным текстом документа вы можете ознакомиться, оставив заявку в форме в конце статьи.

Это инструкция, по которой может работать любая финансовая команда, даже если через два года сменится весь состав.

4. Перенос и детализация первичных документов

Вся текущая и будущая «первичка» (акты, накладные, счета, авансовые отчёты, чеки) переносится в УНФ с дополнительной аналитикой: статья движения, направление, проект. Именно эта детализация превращает бумагу в финансовую аналитику.

Как выстраивается управленческий учёт на практике

Синхронизация с бухгалтерией

После ввода первичных документов в УНФ данные автоматически синхронизируются с 1С Бухгалтерией. Бухгалтеры получают информацию по нужным счетам и проводкам без повторного ввода.

Внедрение фондирования

На каждую ключевую цель бизнеса создаётся фонд. Это могут быть:

• Фонд заработной платы;

• Фонд резервов;

• Фонд маркетинга;

• Фонд дивидендов;

• Фонд развития и т. д.

Процент от поступлений автоматически откладывается в эти фонды. Визуально всё это отображается на дашборде, и у собственника всегда есть понимание: сколько денег действительно «свободны», а сколько уже «размечены».

Платёжный календарь

Финансовый директор запускает платёжный календарь, в котором:

• Записаны все предстоящие поступления и расходы;

• Отмечены крайние сроки оплат;

• Расставлены приоритеты и лимиты.

Это позволяет предотвращать кассовые разрывы и управлять ликвидностью, а не реагировать на авралы.

Онлайн-отчётность и контроль

На основе данных из УНФ в режиме реального времени формируются:

• ДДС (отчёт о движении денег);

• P&L (отчёт о прибылях и убытках);

• Баланс;

• Анализ рентабельности по направлениям;

• Аналитика фондов и остатков.

Вся информация доступна в мобильном приложении, в том числе собственнику. Не нужно ждать отчёт в Excel — всё видно в моменте.

Кто работает над учётом: команда и бизнес-процессы

Постановкой и сопровождением управленческого учёта занимается не один человек, а команда, встроенная в бизнес клиента:

• Бухгалтер-операционист

• Бухгалтер по первичке

• Специалист по зарплате и кадрам

• Бухгалтер по налогам и отчетности

• Налоговый консультант

• Финансовый директор

• ИТ-специалист

• Руководитель проекта — ключевой контакт клиента

Каждый из специалистов работает по заранее отлаженному алгоритму. Все задачи контролируются в CRM системе, где каждое действие привязано к сроку, сотруднику и цели.

Схема 1. Бизнес-процесс КУБ2Б «Постановка управленческого учета»

Схема 2. Бизнес-процесс КУБ2Б «Ежемесячный финансовый менеджмент«

Обезопасьте свой бизнес от ненадежной бухгалтерии

Скачайте список вопросов, которые помогут вам оценить профессионализм бухгалтерской службы

Заполните форму, и мы вышлем вам чек-лист на почту

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Что получает собственник бизнеса на выходе

• Полную финансовую прозрачность
  Все деньги — под контролем. Все направления бизнеса — в цифрах. Все фонды — видны в моменте.

• Своевременные данные
  Не отчёт двухнедельной давности, а ежедневный доступ к P&L и Балансу в телефоне.

• Экономию времени
  Управленческий учёт работает без вовлечения собственника в рутину.

• Контроль и рост прибыли
  Благодаря фондированию, план-факту, аналитике по направлениям бизнес начинает зарабатывать больше, не увеличивая расходы.

• Налоговую оптимизацию
  Финансовый консультант работает по методике, позволяющей платить минимум возможного, без риска со стороны налоговой.

• Финансовую безопасность
  Все данные дублируются, защищены, автоматически бэкапятся. Исключается человеческий фактор и риски утраты данных.

• Стоимость = одному специалисту
  Но вместо одного человека — команда и целая система.

Заключение: правильный учёт — не роскошь, а норма для сильного бизнеса

В современных условиях высокая конкуренция, растущие требования к прозрачности и постоянные изменения в законодательстве не оставляют собственнику выбора — управленческий и финансовый учёт должен быть выстроен системно, профессионально и технологически грамотно.

Опора на интуицию, хаотичный учёт, передача критически важных функций случайным сотрудникам или работа по устным договорённостям — всё это приводит к управленческой слепоте. При таком подходе невозможно ни объективно оценить финансовое положение компании, ни принимать обоснованные управленческие решения, ни планировать развитие. В результате — потери, кассовые разрывы, завышенные налоги, просчёты в инвестициях, искажения в отчётности и, как следствие, подрыв доверия со стороны банков, инвесторов и контрагентов.

Правильно организованный управленческий учёт — это:

• Прозрачность всех финансовых потоков: вы точно знаете, откуда поступили деньги, на что они направлены, и какие из них можно распределить;

• Контроль и прогнозируемость: каждый расход и поступление сопоставим с планом, бюджетом и поставленными KPI;

• Эффективность: вы видите рентабельность каждого направления, выявляете убыточные процессы и перераспределяете ресурсы;

• Управляемая прибыль: не просто фиксация доходов, а реальное влияние на финансовый результат;

• Поддержка роста: масштабирование не вызывает хаос, потому что система учёта растёт вместе с бизнесом;

• Финансовая безопасность: исключаются риски, связанные с человеческим фактором, потерей данных, ошибками в расчётах и штрафами от контролирующих органов.

Бухгалтерия для бизнеса:

Оперативно и четко. Высокий уровень сервиса. Системный подход

Подробнее

Если в вашей компании пока нет такой системы — это не повод откладывать, а сигнал к действию. Построение управленческого учёта сегодня — это то, что позволит вашему бизнесу уверенно пройти любые внешние вызовы завтра.

Источник: Постановка управленческого учёта: как выстроить систему, которая действительно работает | Статья «КУБ2Б»

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН: 1655379261, erid: 2W5zFHqEi6L