Какие документы нужно выдать при увольнении сотрудника в 2025 году: чек-лист для бухгалтера

Есть перечень документов, обязательных к выдаче при увольнении. Работник должен получить:

• трудовую книжку, если она ведется в бумажном виде, либо форму СТД-Р — при ведении книжки в электронном виде (ст. 84.1 ТК);

• заверенную выписку из подразделов 1.2 и 3 раздела 1 формы ЕФС-1 — сведения об основных, а при наличии данных, и дополнительных страховых взносах (приказ СФР от 1711.2023 № 2281);

• заверенные сведения из раздела 3 РСВ — Расчета по страховым взносам (утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@);

• расчетный листок, так как работника нужно информировать о составных частях зарплаты (ст. 136 ТК), а все положенные увольняемому выплаты, включая компенсации отпусков и выходное пособие, должны быть сделаны в последний рабочий день;

• оригиналы бумаг, переданных сотрудником в кадровую службу.

Некоторые документы, связанные с работой, выдаются по письменному требованию сотрудника(ст. 84.1 ТК):

• копия приказа об увольнении;

• копии приказов о приеме на работу, кадровых переводах, поощрениях и т. п.;

• копия трудового договора и дополнительных соглашений;

• справка № 182н, в которой отражаются доходы сотрудника за текущий и предыдущие два года работы. С 2023 года 182н отменили, теперь всю нужную информацию работодатель получает непосредственно из СФР. Но если работник напишет заявление, справку № 182н выдать ему должны;

• справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ);

• справка о среднем заработке и др.

Обязательные документы должны выдаваться сотруднику в последний рабочий день. Справки и документацию, которые сотрудник запросил дополнительно, нужно выдать в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником (ч. 1 ст. 62 ТК).

Основной способ выдачи — лично. В качестве подтверждения, что работник документы получил, можно составить список выданных материалов, под которым увольняемый поставит подпись и дату получения. Также подойдут расписка от сотрудника или подпись в Журнале выдачи, если такой в компании ведут.

При невозможности отдать сотруднику трудовую книжку лично работодатель обязан направить ему уведомление с предложением явиться за документом либо дать согласие на пересылку почтой. После получения согласия по почте вместе с трудовой книжкой можно направить и другие документы: выписки из отчетов РСВ, сведения персонифицированного учета, форму ЕФС-1.

При ведении в компании электронного документооборота работник может запросить получение документов:

• в письменном виде;

• по адресу электронной почты на домене организации;

• через информационную систему компании (например, КЭДО в 1С);

• через портал «Работа в России» (ч. 8 ст. 22.3 ТК);

• через Госуслуги или МФЦ.

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

Чтобы отразить увольнение работника в конфигурации 1С:ЗУП 3.1, нужно ввести один из документов: «Увольнение» или «Увольнение списком». 

Их можно найти в разделе «Кадры», далее «Все кадровые документы» либо «Приемы, переводы, увольнения». 

Рассмотрим увольнение сотрудника с помощью первого варианта.

Печать документов выполняется по кнопке «Печать». Предварительно документ нужно провести.

Есть возможность напечатать сразу комплект форм, выбрав пункт «Комплект документов при увольнении».

Нужно указать количество копий каждого документа и нажать кнопку «Печать».

Большую часть форм можно напечатать из документа «Увольнение».

Предварительно нужно начислить работнику зарплату, удержания и взносы за месяц увольнения документом «Начисление зарплаты и взносов» или в самом документе «Увольнение» при установке соответствующего флажка.

Кроме того, в документе «Увольнение» происходит расчет компенсации при увольнении и выходного пособия. Результаты можно увидеть на вкладке «Начисления и удержания».

Для отчета ЕФС-1 доступны варианты печати: только подраздел 1.2 либо подразделы 1.2 и 3 на одном листе.

Также по кнопке «Печать» можно сформировать раздел 3 отчета РСВ.

Отчеты печатаются только по одному увольняемому человеку, а не по всей организации для соблюдения закона о защите персональных данных других сотрудников предприятия.

Выписка формируется с начала текущего квартала по дату увольнения, то есть за последние три месяца расчетного периода.

Для вывода на экран расчетного листка нужно зайти в раздел «Зарплата», далее «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок».

Форма СТД-Р располагается в разделе «Отчетность и справки», далее — «Электронные трудовые книжки». Здесь по кнопке «Создать» нужно ввести и заполнить новый документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».

Печатная форма СТД-Р доступна по кнопке «Печать».

В отличие от трудовой книжки, отчет СТД-Р содержит информацию только о последнем месте работы человека.

Из документа «Увольнение» можно сформировать унифицированную форму № Т-8 Приказа об увольнении.

Также доступен подробный расчет среднего заработка для компенсации при увольнении.

Подобный отчет есть и для расчета выходного пособия.

Можно напечатать справку для начисления пособия по безработице.

Справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) и о заработке для расчета пособий (бывшая 182н) должны быть созданы в программе как документы, заполнены и проведены. После этого их можно вывести на печать со вкладки «Справки при увольнении».

Справка о доходах и суммах налога печатается с начала текущего года по дату увольнения.

Прочие кадровые документы сотрудника можно найти и распечатать по ссылке «Кадровые документы» из справочника «Сотрудники». 

Ведите кадровый учет в «1С:Зарплата и управление персоналом» в облаке от Scloud. Программа помогает рассчитывать выплаты персоналу, автоматически формирует типовые кадровые формы и отчеты. Облачная версия позволяет работать из любого места, где есть интернет, без сложной установки и настройки. 

Читайте также:

• Топ-10 вопросов и ответов про подотчетные суммы в 2025 году.

• Единая упрощенная декларация в 2025 году: форма, как заполнять, когда сдавать, изменения.

• Отпуск с последующим увольнением: как правильно оформить в 2025 году.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGovuvg