Задержка рейса в командировке: как оплачивать этот период в 2026 году

Точного перечня уважительных причин в законе нет. На практике к ним относят:

• болезнь сотрудника во время командировки;

• отсутствие возможности уехать из места командирования — неблагоприятные погодные условия, отмена или задержку рейса, отсутствие проездных билетов;

• смерть близкого родственника, находившегося в местности командирования.

Если сотрудник опоздал на рейс по своей вине — проспал, поздно приехал в аэропорт, самовольно задержался в городе по личным делам, — средний заработок и суточные за это время компания может не платить, а отсутствие на работе может быть квалифицировано как прогул. 

Основание задержки рейса нужно подтвердить документально — иначе выплаты и расходы станут спорными при проверке. Сотрудник готовит:

• Служебную записку с подробным изложением причин задержки. В ней указывают ФИО и должность, первоначальные даты командировки, номер рейса (поезда), фактическое время задержки или отмены, причину по информации перевозчика, новую дату выезда и перечень приложений.

• Справку администрации аэропорта или перевозчика о задержке рейса (письмо Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244). С 1 марта 2026 года перевозчик также обязан сделать отметку в перевозочном документе или выдать документ, подтверждающий обстоятельства вынужденного отказа или изменения перевозки, в том числе в электронном виде (п. 228 ФАП-82, утверждены приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82). При возврате поездом или автобусом справку берут у администрации вокзала (автовокзала).

• Билет или маршрутную квитанцию с отметкой о задержке, посадочные талоны.

• Чеки и счета за гостиницу, такси, питание — если расходы возникли во время ожидания.

• Скриншоты уведомлений авиакомпании или сервиса бронирования о переносе вылета — как дополнительное доказательство.

• Листок нетрудоспособности, если причина задержки болезнь. Копию свидетельства о смерти — в случае смерти близкого родственника.

После возвращения эти документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету.

Договоритесь об уведомлении. Ни Положение № 501, ни прежнее постановление № 749 не обязывают сотрудника сообщать о задержке вылета. Поэтому порядок и срок уведомления работодателя (мессенджер, почта, КЭДО) можно самостоятельно закрепить в локальном акте.

Запросите справку о задержке или отмене рейса и служебную записку сотрудника.

Издайте приказ о продлении командировки. Укажите новую дату возвращения. Если дата вылета неизвестна (например, аэропорт закрыт), используйте формулировку «до восстановления транспортного сообщения». Подробный алгоритм — в статье «Как продлить командировку: пошаговая инструкция».

Решите вопрос с билетами и жильем. Перебронируйте обратный билет и продлите проживание. Оплачивайте напрямую со счета компании: сотрудник не тратит свои деньги, а закрывающие документы приходят в бухгалтерию автоматически. Так работает бронирование авиабилетов для юрлиц и отелей на Smartway.

Перечислите дополнительный аванс на суточные и непредвиденные расходы (п. 8 положения от №.04.2025 № 501).

Отметьте дни в табеле. Все дни задержки — дни командировки, код «К» («06»). Если сотрудник в выходной фактически работал, дополнительно ставят «РВ» («03»).

Примите авансовый отчет с подтверждающими документами и произведите окончательный расчет.

Средний заработок. Сохраняется за все рабочие дни по графику, попавшие на период задержки (п. 7 положения № 501, ст. 167 ТК). Расчет — по ст. 139 ТК.

Суточные. Платятся за каждый календарный день вынужденной остановки — все время, пока работник по уважительным причинам не может вернуться домой, включая выходные и праздники, — в том же размере, что и за дни командировки. Норму устанавливает ЛНА. Для загранпоездок выплату оформляют решением руководителя (п. 9, 16 положения № 501).

Жилье и проезд. Расходы на гостиницу при вынужденной остановке возмещают по документам (п. 11, 12 положения № 501). Исключение — когда перевозчик предоставил сотруднику бесплатное жилье. Стоимость нового билета, трансфер, питание возмещают как иные расходы, произведенные с ведома и разрешения руководителя (ст. 168 ТК). Порядок и пределы возмещения заранее закрепите в ЛНА.

Если из-за задержки рейса сотрудник прилетел рано утром в рабочий день по графику и вышел на работу, этот день все равно признается днем возвращения из командировки: за него платят суточные в полном объеме и сохраняют средний заработок. Начислять одновременно и средний заработок, и зарплату за одни и те же часы нельзя — на это указывает Роструд. Если средний заработок оказался ниже фактической оплаты труда, разницу можно доплатить, когда это предусмотрено ЛНА.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Ночные часы. Доплата по ст. 154 ТК (минимум плюс 20% часовой ставки за каждый час с 22:00 до 6:00, конкретный размер устанавливается ЛНА) обязательна, только если сотрудник ночью фактически работал — например, выполнял служебное задание во время вынужденной остановки.

Когда задержка вылета пришлась на выходной или праздник: 

• Сотрудник фактически работал (выполнял служебное задание) — оплата не менее чем в двойном размере или, по его желанию, одинарная оплата плюс день отдыха (ст. 153 ТК).

• Сотрудник находился в пути или просто ожидал рейс в аэропорту (гостинице) — прямого регулирования в законе нет, вопрос спорный. Суточные за этот день положены в любом случае, а время в пути, пришедшееся на выходной, Роструд и суды чаще всего требуют оплачивать по правилам ст. 153 ТК — в двойном размере либо с предоставлением дня отдыха по желанию сотрудника. Безопаснее следовать этой позиции и закрепить ее в ЛНА.

Сотрудник был в командировке в Казани с 19 по 21 мая 2026 года (вторник — четверг). Стоимость билета 12 000 руб. Обратный рейс 21 мая задержали из-за грозы: вылет планировался на 15:30, а состоялся он только в 5:30 утра 22 мая (пятница, рабочий день). Ночь сотрудник провел в гостинице при аэропорте. Суточные по ЛНА — 1 500 ₽ в день, средний заработок — 3 200 ₽ в день.

Расчет:

• Срок командировки продлен приказом до 22 мая. Суточные выплачены за 4 дня (19, 20, 21 и 22 мая): 1 500 × 4 = 6 000 ₽, из них за дополнительный день задержки — 1 500 ₽.

• За 22 мая — день возвращения, рабочий по графику — сохранен средний заработок 3 200 ₽. Зарплату за этот день отдельно не начисляют.

• Гостиница за ночь 21–22 мая — 4 200 ₽, такси до нее — 650 ₽. Возмещены по чекам.

• Билет поменяли без доплаты — при задержке рейса более чем на 30 минут от указанного в билете времени отправления вынужденное изменение условий договора воздушной перевозки производится без взимания доплаты с пассажира (п. 41 ФАП-82 в ред. приказа Минтранса от 15.10.2025 № 341). Если бы доплата была, ее покрыла бы компания.

• Штраф от авиакомпании взыскать не получится. Рейс задержали из-за грозы, а непреодолимая сила освобождает перевозчика от штрафа по ст. 120 ВК. Если бы задержка произошла по вине авиакомпании (например, позднее прибытие самолета или проблема с экипажем), сотрудник мог бы взыскать 100 ₽ за каждый час просрочки: 14 часов × 100 ₽ = 1 400 ₽ — это не превысило бы лимита в 50% провозной платы (50% от 12 000 ₽ = 6 000 ₽). Претензию перевозчику сотрудник подает сам, в течение шести месяцев со дня рейса (ст. 126 ВК).

Дополнительные расходы компании за период задержки: 1 500 + 3 200 + 4 200 + 650 = 9 550 ₽. Они экономически обоснованы и документально подтверждены, поэтому учитываются в базе по налогу на прибыль.

Бесплатные услуги при задержке. По правилам ФАП перевозчик обязан независимо от причины задержки:

• предоставить комнату матери и ребенка пассажирам с детьми до 7 лет;

• обеспечить питьевой водой — в течение часа после 2 часов ожидания посадки;

• организовать горячее питание при ожидании более 4 часов — в течение двух часов, далее каждые 6 часов днем и каждые 8 часов ночью, в том числе талонами в точки общепита;

• разместить в гостинице не позднее чем через 2 часа после 8 часов ожидания днем (с 6:01 до 21:59) или 6 часов ночью (с 22:00 до 6:00) и довезти до нее.

Если гостиницу предоставил перевозчик, компания расходы на жилье не возмещает.

Вынужденный возврат билета. Основания уточнены и расширены (п. 227 ФАП-82). Вынужденным отказом теперь прямо признаются задержка рейса более чем на 30 минут от времени в билете, отправка рейса раньше указанного времени, изменение маршрута, непредоставление места на рейс, несостоявшаяся стыковка при единой перевозке, ошибка перевозчика или агента в билете. Деньги возвращают в полном объеме независимо от тарифа (ст. 108 ВК). Единого законного срока возврата нет: порядок и сроки определяют правила перевозчика, в спорах суды нередко применяют десятидневный срок из Закона о защите прав потребителей, а на претензию перевозчик обязан ответить в течение 30 дней (ст. 127 ВК). Заявление на возврат лучше подавать как можно раньше — особенно когда новый билет другой авиакомпании нужно купить срочно.

Денежная компенсация. При задержке по вине перевозчика пассажир вправе получить штраф по ст. 120 Воздушного кодекса – 100 ₽ за каждый час просрочки, но не более 50% провозной платы (такой размер действует с 1 апреля 2024 года).

Если задержка вызвана непреодолимой силой — например, непогодой — или другими не зависящими от перевозчика обстоятельствами, штраф не уплачивается.

Через суд пассажир дополнительно может взыскать неустойку по закону о защите прав потребителей — 3% цены билета за каждый час просрочки, но суммарно не более стоимости билета — и компенсацию морального вреда. Практика по такой неустойке неоднородна, поэтому стоит рассчитывать прежде всего на штраф и возмещение фактических убытков. Претензию сотрудник подает сам: договор перевозки заключен с ним, срок на претензию — шесть месяцев (ст. 126 ВК).

Важно понимать, кто и что требует от перевозчика. Претензию вправе заявить сторона договора перевозки — пассажир, то есть сотрудник (ст. 126, 132 ВК). Компания, оплатившая билет, стороной договора не считается. При вынужденном отказе от перелета она может получить обратно только провозную плату — с 1 марта 2026 года деньги возвращают лицу, оплатившему перевозку (п. 233 ФАП-82 в ред. приказа Минтранса № 341).

НДФЛ и страховые взносы. Суточные не облагаются в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ — за границей; в 2026 году лимиты не менялись.

Сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами, средний заработок за дни задержки — в обычном порядке.

Налог на прибыль. Суточные, проживание и билеты за дни вынужденной задержки учитываются как командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК) при условии, что причина задержки уважительная и подтверждена документами (письмо Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).

Из-за задержки или отмены рейса обратный билет нередко оказывается датирован позже окончания командировки. Это не мешает учесть проезд в расходах по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, если соблюдены два условия:

• перенос даты выезда разрешен руководителем (приказ подтверждает целесообразность расходов);

• дата фактического выбытия совпадает с датой билета (письма Минфина от 30.04.2015 № 03-03-06/1/25283, от 13.06.2017 № 03-03-РЗ/36418, письмо ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

Те же правила действуют, когда выезд сдвинут из-за выходных или праздников. Но если сотрудник остался в месте командировки на отпуск, Минфин считает оплату билета экономически не оправданной (письма от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). Безопаснее не учитывать такие расходы.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

• Задержка рейса по погоде или вине перевозчика — уважительная причина. Все дни вынужденной остановки оплачивают: средний заработок — за рабочие дни по графику, суточные — за каждый календарный день в том же размере, что и за дни командировки.

• Документы: справка аэропорта (вокзала) или перевозчика, служебная записка, приказ о продлении командировки, чеки за гостиницу и билеты.

• Жилье и новый билет возмещают по документам, если гостиницу дал перевозчик, компания ничего не платит.

• В табеле дни задержки отмечают кодом «К» («06»), работу в выходной — «РВ» («03») с двойной оплатой.

• Суточные в пределах 700/2 500 ₽ не облагаются НДФЛ и взносами. Подтвержденные расходы уменьшают налог на прибыль — в том числе, когда даты билета и командировки не совпадают.

План «Ковер», непогода, технические неисправности или сбои в системах бронирования могут сорвать любую, даже тщательно спланированную командировку. В памятке эксперты Smartway рассказали, как помочь сотруднику и какими документами подтвердить внештатную ситуацию в деловой поездке.

Скачать бесплатно

Читайте также:

• Две командировки в один день в 2026 году: как оформить приезд из одной и выезд в другую без ошибок.

• Топ ошибок бухгалтера в учете командировок и как их избежать.

• Как учесть оплату командировочных расходов корпоративной картой в 2026 году.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJ8oDcd