Топ-6 ошибок бухгалтера в учете командировок и как их избежать

Ситуация. Смирнов Р. Д. едет в командировку. За дни командировки бухгалтер начисляет ему обычную зарплату, исходя из оклада или тарифной ставки пропорционально отработанному времени. 

Чем грозит. Уменьшением оплаты труда Смирнова Р.Д. и, как следствие, штрафом за неполную выплату зарплаты до 50 000 рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).

Как надо делать. Дни, когда работник находился в командировке, нужно оплачивать по среднему заработку (ст. 167 ТК, п. 7 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).

Для расчета среднего заработка берут выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем командировки и делят их на количество фактически отработанных дней в расчетном периоде. Полученный средний дневной заработок умножают на рабочие дни командировки по графику сотрудника. 

В расчет не включаются дни и оплата за них, когда работник болел, был в командировках или отпусках (Положение о средней зарплате, утв. постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540).

Важно: если средний заработок за дни командировки оказался ниже обычного дохода сотрудника, работодатель может доплатить разницу до оклада с надбавками и премией. Такое условие нужно закрепить в локальном акте.

Ситуация. Копылов Л.П. уехал в командировку в воскресенье 7 июня 2026 года, а вернулся в пятницу 12 июня — нерабочий праздничный день. День выезда в командировку бухгалтер не оплатила вовсе, а за день возвращения начислила средний заработок. 

Чем грозит. Штрафом за нарушение ТК из-за привлечения к работе в выходной день и оплаты за нее, а также штрафом за неполную выплату зарплаты (ч. 1, 6 ст. 5.27 КоАП).

Как надо делать. Выходные и нерабочие праздники во время командировки, в которые командированный сотрудник работал или находился в дороге, нужно оплачивать:

• в размере двойной тарифной ставки или должностного оклада с учетом всех установленных месячных надбавок;

• в размере одинарной тарифной ставки или должностного оклада с учетом всех установленных месячных надбавок, если за работу в выходной сотрудник захотел взять отгул в другой день.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Ситуация. Долгов В.Х. ездил в однодневную командировку из Москвы в Санкт-Петербург. Бухгалтер начислила ему суточные.

Чем грозит. Если ФНС сочтет суточные за однодневную командировку по России не компенсацией расходов, а доходом работника, безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы со всей суммы. Лимит в 700 рублей в этом случае не применяется. Он установлен для суточных, которые признаются компенсацией расходов в деловой поездке. 

Для бухгалтера это неминуемая корректировка 6-НДФЛ и РСВ.

Для работодателя это:

• Риск штрафов и пени за нарушение срока уплаты НДФЛ и взносов, если сальдо ЕНС в срок их уплаты будет отрицательным.

• Риск штрафов и пени за занижение налоговой базы по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» из-за необоснованного включения суточных в расходы.

Как надо делать. Не платить суточные за однодневную командировку по России. Чтобы компенсировать сотруднику расходы на питание в однодневных поездках, работодатель может предусмотреть в локальных актах дополнительную выплату. 

Ситуация. Ефремова О.И. днем 8 июня 2026 года работала в офисе, а ночью отправилась в командировку на поезде в 23.50. 8 июня бухгалтер оплатила как обычный рабочий день и суточные за него не начислила

Чем грозит. Штрафом за нарушение правил оплаты дней командировки и возмещения командировочных расходов, а также штрафом за неполную выплату зарплаты (ч. 1, 6 ст. 5.27 КоАП).

Как надо делать. День выезда в командировку и возвращения из нее — полные дни командировки, даже если транспорт убыл в 23:59, а вернулся в 00:01. За эти дни нужно начислять средний заработок или оплачивать их как работу в выходной, если это действительно был нерабочий день.

Ситуация № 1. В локальных актах ООО «Вызов» установлены суточные для командировок по России 3 000 рублей, для загранкомандировок — 7 000 рублей. Бухгалтер выплачивает суточные командированным сотрудникам, при этом не начисляет НДФЛ и страховые взносы.

Ситуация № 2. В локальных актах ООО «Прием» установлены суточные для командировок по России 3 000 рублей, для загранкомандировок — 7 000 рублей. Бухгалтер:

• На часть суточных, которая превышает 700 рублей за день при внутренних командировках и 2 500 рублей при заграничных, начисляет НДФЛ и страховые взносы.

• В расходы по налогу на прибыль включает суточные 700 рублей в день при внутренних командировках и 2 500 рублей при заграничных. Сверхнормативные суточные в расходах не учитывает.

Чем грозит:

• Для ООО «Вызов» — штрафом от ФНС за занижение налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам. Это приводит к корректировке отчетности, доначислению НДФЛ и взносов и штрафу в размере 20% от недоплаченной суммы. А если ФНС в этом разглядит умысел, то штраф увеличится до 40% (ст. 122 НК).

• Для ООО «Прием» — завышением налоговой базы по налогу на прибыль, так как лимит суточных установлен только в отношении НДФЛ и страховых взносов.

Как надо делать:

• Удерживать НДФЛ с части суточных, которая превысила 700 рублей при поездках внутри страны и 2 500 рублей при заграничных.

• Начислять страховые взносы на суточные сверх указанных лимитов.

• Включать в расходы на УСН и при расчете налога на прибыль полную сумму суточных, если она подтверждена документами.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Ситуация. Костина И.О. заболела в командировке и оформила больничный. Бухгалтер продолжила начислять ей оплату по среднему заработку, как за обычные дни командировки. 

Чем грозит:

• Штрафом за неправильную оплату периода болезни. За дни нетрудоспособности работнику нужно начислять больничное пособие, а не средний заработок за командировку.

• Корректировками по зарплате, НДФЛ и страховым взносам, если из-за ошибки работнику выплатили больше или меньше положенного. 

Как надо делать. За дни болезни в командировке начисляют пособие по временной нетрудоспособности по общим правилам. Его рассчитывают по заработку за два предыдущих календарных года, с учетом страхового стажа работника. Первые три дня больничного оплачивает работодатель, с четвертого — СФР.

Суточные за период болезни сохраняются, если работник не может выполнять служебное задание или вернуться из командировки домой. Расходы на жилье тоже нужно компенсировать, кроме случаев, когда сотрудник находится на стационарном лечении.

• За дни командировки начислен средний заработок, а не оклад.

• За дни болезни начисляется пособие по временной нетрудоспособности, а не средний заработок.

• День выезда и день возвращения учтены как полные дни командировки.

• Если выезд или возвращение пришлись на выходной или праздник, они оплачены в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула.

• Если работник выехал и вернулся в один день, суточные не начисляются.

• Суточные за дни болезни начисляются.

• С суммы свыше 700 рублей по России и 2 500 рублей по загранпоездкам начисляется НДФЛ и страховые взносы.

• В расходы по налогу на прибыль или УСН включается вся сумма суточных, а не только необлагаемый лимит.

Читайте также:

• Как оформить командировку сотруднику в 2026 году: пошаговая инструкция для работодателя.

• Командировка в выходной день: как оплачивать в 2026 году.

• Отказ от командировки: последствия для сотрудника по Трудовому кодексу и законные основания.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFK1FkC9