Счет-фактура при НДС на УСН: 10 полезных советов для упрощенцев

Счет-фактура — документ, предназначенный для учета НДС. Если упрощенец стал налогоплательщиком НДС, выдача счетов-фактур покупателям — его обязанность.

В документе указывается сумма налога, предъявленная покупателю продавцом (исполнителем, поставщиком). На основании счета-фактуры покупатель применяет вычет по приобретенным товарам (работам, услугам).

Счета-фактуры можно оформлять и выставлять в электронном виде или на бумаге:

• Бумажный документ составляйте в двух экземплярах — один покупателю, другой для себя.

• Электронные счета-фактуры выдавайте, если на это есть согласие и технические возможности у другой стороны сделки. Иначе покупатели не смогут принять и обработать полученные документы (п. 1 ст. 169 НК).

• Только в электронной форме выставляйте счета-фактуры при реализации прослеживаемых товаров, кроме случаев, когда такие товары приобретаются физлицами для личных нужд или самозанятыми, при их реализации и перемещении из РФ согласно таможенной процедуре экспорта (реэкспорта), а также на территорию государств — членов ЕАЭС (п. 1.1 ст. 169 НК).

Электронный формат счета-фактуры приведен в приказе ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970.

При необходимости можете добавлять в бланк счета-фактуры дополнительные графы, но убирать из бланка уже имеющиеся недопустимо.

Срок выдачи счета-фактуры покупателю — 5 календарных дней с даты отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) — то есть, после совершения операции, облагаемой НДС. Если получили аванс в счет отгрузки, выдайте счет-фактуру в такой же срок (п. 3 ст. 168 НК).

Если счет-фактуру вообще не выставите — грубо нарушите правила учета. Покупатель лишится права на вычет, а от налоговиков последуют штрафы (ст. 120 НК):

• при невыставлении счета-фактуры в течение квартала — 10 000 рублей;

• если счет-фактура не выставлен в течение нескольких кварталов — 30 000 рублей;

• если результатом невыдачи счета-фактуры стало занижение налоговой базы по НДС — 20% от суммы задолженности по налогу, но не менее 40 000 рублей.

Счет-фактура — документ налогового учета. Упрощенцы, обязанные уплачивать НДС, ведут учет счетов-фактур в общем порядке, особых условий для них не предусмотрено.

Независимо от применяемой налоговой ставки (20%, 10%, 7%, 5%), счета-фактуры регистрируйте:

• в книге продаж — при выставлении счетов-фактур покупателям (в том числе на аванс) и восстановлении ранее примененного вычета по НДС;

• в книге покупок — при получении счетов-фактур от продавцов и поставщиков для применения вычета по НДС, при возврате авансов покупателям.

Если ваши покупатели — физлица без статуса ИП, выдавать счета-фактуры им не нужно. По итогам квартала или месяца составляйте сводный документ по таким облагаемым НДС операциям (например, бухгалтерскую справку) и регистрируйте его суммарные данные в книге продаж (п. 14, 15 Методических рекомендаций ФНС из письма от 17.10.2024 № СД-4-3/11815).

Данные из книг продаж и покупок по завершении каждого квартала переносите в разделы 8 и 9 декларации по НДС.

Упрощенцы с доходом за прошлый год менее 60 млн рублей, а также зарегистрированные в текущем году и применяющие УСН с даты регистрации, от исчисления и уплаты НДС освобождаются. Они не обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, вести книги продаж и покупок, не подают декларацию по НДС (ст. 145, 168 НК).

При этом освобожденные от НДС упрощенцы могут выставлять счета-фактуры, выделяя в них сумму налога — законом это не запрещено. 

На такой шаг ИП и компании могут пойти, например, чтобы не потерять важного контрагента на ОСНО, которому нужен входящий НДС для вычета. При этом контрагент сможет принять к вычету указанный в счете-фактуре НДС, а вот у самого упрощенца право на вычеты не возникнет, даже если он указал ставки налога 10% или 20% (п. 5 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Помните, что выставленный счет-фактура влечет за собой все обязанности налогоплательщика, несмотря на освобождение от НДС (пп. 1 п. 5 ст. 173, п. 5 ст. 174 НК):

• счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге продаж;

• до 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором выставлен счет-фактура, нужно подать декларацию по НДС в электронном виде;

• в срок до 28 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, следует перечислить всю сумму НДС в бюджет, независимо от того, уплатил ли покупатель сумму налога продавцу.

Существует два способа расчета НДС:

1. Начисление на стоимость товара (работ, услуг).

2. Выделение из стоимости товаров (работ, услуг).

При начислении на стоимость налог рассчитывается по формуле:

Сумма НДС = Стоимость товара (работ, услуг) без НДС х Ставка НДС

Пример. Цена за единицу товара без НДС — 5 000 рублей. Стоимость партии товара без НДС — 500 000 рублей. Упрощенец применяет пониженную ставку налога 5%.

• Сумма НДС = 500 000 х 5% = 25 000 руб.

В счете-фактуре продавец укажет:

• графа 4 — 5 000 (цена за единицу);

• графа 5 — 500 000 (стоимость товара без налога);

• графа 7 — 5% (ставка НДС);

• графа 8 — 25 000 (сумма НДС, предъявленная покупателю);

• графа 9 — 525 000 (стоимость товара с налогом, всего).

Выделение налога из стоимости применяют при получении авансов от покупателей, при удержании НДС налоговыми агентами и в других случаях, когда налоговая база уже включает в себя НДС.

Расчет делайте по формуле:

Сумма НДС = Сумма, полученная за товар (работы, услуги) х Расчетная ставка НДС

В зависимости от применяемой ставки налога, при расчете используют расчетные ставки 20/120, 10/110, 7/107, 5/105.

Пример. Продавец применяет ставку НДС 20%. Он получил аванс от покупателя за оказание услуги в сумме 60 000 и выставил счет-фактуру на эту сумму, выделив НДС по расчетной ставке 20/120:

1. Сумма НДС = 60 000 х 20/120 = 10 000 руб.

2. Стоимость без НДС = 60 000 – 10 000 = 50 000 руб.

В счете-фактуре указали:

• графа 4 — 50 000 (цена за единицу);

• графа 5 — 50 000 (стоимость услуги без налога);

• графа 7 — 20/120 (ставка НДС);

• графа 8 — 10 000 (сумма НДС, предъявленная покупателю);

• графа 9 — 60 000 (стоимость товара с налогом, всего).

В общем случае НДС исчисляют при получении аванса и при отгрузке: 

• при отгрузке налог в счете-фактуре исчисляют по применяемой ставке (20%, 10%, 7%, 5%), при этом НДС, указанный в авансовом документе, принимают к вычету, чтобы налог не задвоился (такой вычет допустим и при пониженных ставках НДС 5% и 7%).

• в счете-фактуре на аванс сумму НДС отражают по расчетной ставке (20/120, 10/110, 7/107, 5/105);

Для упрощенцев этот порядок упростили (п. 13 Методических рекомендаций ФНС из письма от 17.10.2024 № СД-4-3/11815):

• Если аванс и планируемая отгрузка приходятся на один квартал, можно выставить только один счет-фактуру — при отгрузке, а с аванса исчислять НДС и выставлять счет-фактуру не нужно.

• Если в текущем квартале в счет полученного аванса товар отгружен частично, НДС нужно исчислить с части аванса, с которой отгрузки в текущем квартале не было. Счет-фактуру составляют на остаток аванса, в счет которого не отгружались товары по итогам квартала.

Пример. В I квартале получен аванс в счет поставки — 105 000 руб. включая НДС по ставке 5% — 5 000 руб. Товар отгрузили в I квартале на сумму 80 000 руб. (в т.ч. НДС — 3 810 руб.), и во II квартале на сумму 25 000 руб. (в т.ч. НДС — 1 190 руб.).

В I квартале счет-фактуру нужно выставить на сумму отгрузки 80 000 руб., а авансовый счет-фактуру — на сумму 25 000 руб. 

Тщательно проверяйте сведения, вносимые в счет-фактуру — это касается не только выданных, но и полученных счетов-фактур, если применяете основную ставку НДС. 

Особенное внимание уделяйте:

• наименованиям, адресам и ИНН продавца и покупателя;

• наименованиям отгруженных товаров (работ, услуг);

• стоимости товаров (работ, услуг);

• налоговой ставке и сумме НДС.

Ошибки в этих реквизитах считаются существенными, если они не позволяют налоговикам при проверке идентифицировать данные, а это может стать причиной отказа в налоговом вычете (п. 2 ст. 169 НК).

Также налог не примут к вычету, если счет-фактура подписан факсимильной подписью руководителя, главного бухгалтера или иного уполномоченного лица (письмо Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364).

Несущественные ошибки отказа в вычете налога не влекут. Например, несущественными считаются такие нарушения при заполнении счета-фактуры:

• неверный КПП продавца или покупателя;

• опечатки в наименовании продавца или покупателя, отсутствие аббревиатуры «ИП» у покупателя — предпринимателя, лишние символы в названиях и т.п.;

• нарушенная нумерация счетов-фактур;

• указание прочерка вместо слов «Без акциза» в графе 6;

• отсутствие некоторых данных, например, названия или кода страны происхождения товара и др.

Если остальные данные указаны правильно и не мешают идентификации продавца и покупателя, отказать в вычете в связи с несущественными ошибками нельзя.

Независимо от того, техническая или арифметическая ошибка допущена продавцом, ему придется составить новый исправленный счет-фактуру и выставить его покупателю взамен неправильного.

Исправленный документ заполняйте по форме счета-фактуры, которая действовала на дату выставления первоначального документа (письмо Минфина от 06.05.2019 № 03-07-11/32905).

Помните, что нельзя исправлять ошибки, допущенные в номере и дате счета-фактуры — эти данные переносятся из строки 1 первичного документа без изменений (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). Неверная дата, и номер не влияют на решение налоговиков об отказе в вычете, исправлять их не надо.

Как составить исправленный документ:

• по строке 1 укажите тот же номер и ту же дату;

• по строке 1а проставьте порядковый номер исправления и его дату;

• в строки и графы, в которых допустили ошибки, либо которые не были заполнены в первичном документе, внесите правильные значения.

Исправленный счет-фактуру должны подписать руководитель компании (ИП) и главный бухгалтер, или другие лица, уполномоченные подписывать такие документы (п. 6 ст. 169 НК).

Документ с исправленными данными зарегистрируйте в книге продаж.

Например, если продавец-упрощенец по ошибке указал неправильную ставку НДС в счете-фактуре, это не позволит покупателю принять к вычету входящий налог. Продавец должен выставить покупателю исправленный счет-фактуру с верной ставкой НДС. Как это сделать (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры):

• В строку 1 исправленного счета-фактуры перенесите номер и дату, указанную в строке 1 первичного документа.

• В строку 1а «Исправление №__ от __» внесите порядковый номер и дату исправления.

• В графе 7 «Налоговая ставка» укажите правильную ставку НДС.

• В остальные строки и графы внесите данные как в первичном счете-фактуре.

• Исправленный счет-фактуру зарегистрируйте в книге продаж, предварительно аннулировав ошибочный документ.

Ошибки в счете-фактуре могут быть выявлены как в текущем квартале, так и уже в прошедшем. От этого зависит порядок аннулирования ошибочного и регистрации исправленного документа в книге продаж.

При исправлении данных текущего квартала все записи делайте в книге продаж:

• Аннулируйте прежнюю запись в книге продаж — для этого зарегистрируйте ошибочный счет-фактуру еще раз, но укажите со знаком «минус» показатели в графах 13а–19 и 22–23.

• Следующей записью зарегистрируйте правильный счет-фактуру с внесенными в него исправлениями.

При исправлении данных прошедшего квартала записи делайте в дополнительном листе книги продаж за тот квартал, в котором регистрировали ошибочный документ:

• Аннулируйте прежнюю запись — перенесите в первую строку доплиста итоги из граф 14–19 книги продаж за соответствующий квартал (если это не первое исправление, итоги переносите из предыдущего доплиста), а в следующей строке повторно отразите ошибочный счет-фактуру, указав показатели граф 13а–19, 22–23 со знаком «минус» (аннулируя счет-фактуру на аванс, не заполняйте графы 14–16, 19–23).

• В следующей строке доплиста зарегистрируйте исправленный счет-фактуру, подведя новые итоги в строке «Всего» по графам 14–19.

С появлением НДС на УСН в 2025 году, бухгалтеру необходимо разобраться со всеми тонкостями оформления счетов-фактур. Ошибки обойдутся компании дорого. Упростить работу бухгалтера поможет 1С:Фреш от Ю-Софт. В программе всегда актуальные формы документов — предусмотрены автоматические обновления. А если возникли вопросы по 1С или учету, эксперты помогут вам в любое время суток. И самое главное преимущество программы — вы сможете работать из любой точки мира без привязки к офису. 

Получите 4 000 ₽ за переход на 1С:Фреш с Ю-Софт!

Работайте в 1С из любой точки мира. Тестируйте 1С:Фреш 30 дней бесплатно, получайте 4 000 ₽ за перевод каждого клиента и 5% кэшбэка на личный счёт со всех их покупок!

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFHqN4rt