Самое главное:
Книги продаж и покупок обязательны для всех плательщиков НДС: информация из них отражается в декларации.
С начала 2026 года применяйте новые формы книг продаж и покупок, рекомендованные ФНС.
Книги продаж и покупок ведутся упрощенцами по общим правилам с некоторыми нюансами.
Книга продаж и книга покупок: когда они нужны бизнесу на УСН
В течение пяти дней с даты отгрузки товаров и при получении авансов в счет будущей отгрузки налогоплательщик НДС на упрощенке обязан выставлять покупателям счета-фактуры. Такой обязанности на УСН нет только у тех компаний и ИП, чьи доходы в 2025 и 2026 году не превысили 20 млн рублей.
Вместо счета-фактуры можно выставлять УПД (универсальный передаточный документ), который объединяет функции первичного документа (акта, накладной) и счета-фактуры.
В книге продаж регистрируйте все счета-фактуры (УПД, другие первичные документы), включая корректировочные, которые выставили в течение налогового периода — квартала. Когда текущий квартал завершится, сведения из книги продаж перенесите в раздел 9 декларации по НДС.
Обратите внимание: покупателям — обычным физлицам выдавать счета-фактуры не нужно. Но налоговики рекомендуют регистрировать в книге продаж сводный документ по таким налогооблагаемым операциям, совершенным за месяц или за квартал. Это может быть, например, бухгалтерская справка с суммарными данными за соответствующий период.
Книгу покупок плательщики НДС на упрощенке заполняют в зависимости от применяемой налоговой ставки:
1. 22% (10%, 0%) — в книге регистрируют счета-фактуры, полученные от поставщиков товаров. Суммы «входящего» НДС, которые указаны в них и уплачены поставщику, можно принять к вычету, уменьшив налог к уплате.
2. 5% или 7% — права на вычет «входящего» НДС при специальных ставках нет. Такой налог включают в стоимость приобретенных товаров и не регистрирует счета-фактуры от поставщиков в книге покупок.
3. 22%, 5%, 7% — можно заявлять вычет сумм налога, исчисленного бизнесом на УСН, чтобы избежать двойного налогообложения. В книгу покупок вносят сведения по авансовым счетам-фактурам, которые ранее выдали покупателям — исчисленный по ним НДС принимают к вычету:
при отгрузке в счет полученных предоплат;
при возврате аванса покупателю и расторжении договора или изменении его условий;
при изменении цены отгруженных товаров в сторону уменьшения.
Если покупатель вернул товар — в книге покупок нужно зарегистрировать корректировочный счет-фактуру.
Когда завершается квартал, данные из книги покупок переносят в раздел 8 декларации по НДС.
Сумма налога к уплате формируется как разность между начисленным НДС (показатели из книги продаж) и «входящим» налогом (данные из книги покупок).
В 2026 году НДС стал обязательным к уплате для многих компаний и ИП на УСН, которые раньше с этим налогом не работали. Чтобы избежать ошибок и штрафов, доверьте переход на работу с НДС профессионалам. «1С-Рарус» поможет подготовиться к изменениям:
автоматизирует учет;
настроит 1С для расчета НДС;
проверит корректность документов и расчетов;
Новые формы книги продаж и книги покупок с 2026 года
С 1 января 2026 года нужно применятьобновленные формы книг покупок и продаж. До тех пор, пока не будут приняты поправки к постановлению № 1137 от 26.12.2011, используйте шаблоны регистров, рекомендованные письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730.
В книгу покупок добавили графу 7а. Ее заполняет продавец, если он принимает к вычету суммы НДС с предоплаты, поступившей в счет предстоящих поставок товаров. В новой графе нужно указывать номер и дату отгрузочного счета-фактуры.
В книге продаж появилась графа 11а. Продавец заполняет ее в отношении товаров, отгруженных с 1 января 2026 года в счет ранее полученной предоплаты. Здесь указывают номер и дату авансового счета-фактуры, приведенные в новой строке 5б документа.
Новые графы должны присутствовать и в дополнительных листах книги покупок и книги продаж.
Как заполнять книгу продаж на УСН
Компании и ИП на упрощенке заполняют книгу продаж по общим правилам, которые указаны в разделе II приложения № 5 к постановлению № 1137.
Заголовочная часть книги заполняется так:
В строке «Продавец» — укажите свое наименование (ФИО ИП).
Внесите свой ИНН и КПП (ИП — только ИНН).
Укажите период продаж — начало и окончание соответствующего квартала.
В книге продаж регистрируйте в хронологическом порядке счета-фактуры (УПД), выставленные покупателям:
при реализации товаров (работ, услуг);
при получении от покупателей авансов в счет будущей отгрузки.
По порядку вносите все счета-фактуры, независимо от того, составлены они на бумаге или электронно.
На каждый выставленный покупателям счет-фактуру в книге продаж нужно заполнять отдельную строку. Информацию из выставленных документов вносят в соответствующие графы табличной части книги:
Номер графы | Что указывать |
1 | Порядковый номер записи в книге продаж |
2 | Код вида операции из перечня, утв. приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136. Например: «01» — отгрузка товаров (работ, услуг); «02» — получен аванс в счет будущих поставок |
3 | Номер и дата выданного покупателю счета-фактуры (УПД, другого документа). Если получена предоплата от физлиц или иных неплательщиков НДС, нужно указать номер и дату платежки или сводного документа с суммированными данными по оплатам (бухгалтерская справка) |
3а | Код вида товара согласно единой Товарной номенклатуре ВЭД ЕАЭС (по товарам, вывезенным за пределы РФ в страны ЕАЭС) |
4 | Номер и дата исправления счета-фактуры (из строки 1а СФ). В графе 3 книги продаж тоже указывайте данные строки 1а. Строку не заполняют, если нет данных в строке 1а счета-фактуры |
5 | Номер и дата корректировочного счета-фактуры (строка 1б корректировочного СФ). В графы 3 и 4 книги продаж тоже вносят сведения из строки 1б корректировки. Не заполняют графу 4, если в строке 1б нет данных |
6 | Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры (из строки 1а корректировочного СФ). Не заполняют, если в строке 1а нет данных |
7 | Наименование покупателя |
8 | ИНН и КПП покупателя |
9 | Наименование посредника — комиссионера (агента), реализующего товар (работы, услуги) от своего имени по комиссионному или агентскому договору. Заполняют продавцы — комитенты (принципалы) |
10 | ИНН и КПП посредника из графы 9 |
11 | Номер и дата документа, подтверждающего оплату аванса (если платежек несколько — перечислить через точку с запятой). Заполняется при регистрации авансового счета-фактуры. Не заполняйте, если оплата поступила в день отгрузки или позже даты выставления счета-фактуры. |
11а | Номер и дата счета-фактуры, выставленного ранее при получении аванса от покупателя (из строки 5б счета-фактуры). Заполняется при отгрузке в счет полученных предоплат |
12 | Наименование валюты и ее код. Заполняют при реализации за инвалюту |
13а и 13б | Стоимость продаж с НДС в инвалюте (13а) и в рублях с копейками (13б). Заполняют при реализации за инвалюту |
14, 14а, 15, 15а, 15б, 16 | Стоимость облагаемых налогом продаж (без НДС) по соответствующей ставке: 22%, 10%, 7%, 5%, 0% или по расчетным ставкам. По корректировочному счету-фактуре показывайте разницу стоимости |
17, 17а, 18, 18а, 18б | Сумма НДС по счету-фактуре по соответствующей ставке: 22%, 10%, 7%, 5%, 0% или по расчетным ставкам. По корректировочному счету-фактуре — разница суммы НДС |
19 | Стоимость освобожденных от НДС продаж по счету-фактуре |
20, 21, 22, 23 | Информация по товарам, подлежащим прослеживаемости: номер декларации на товары, код единицы измерения, количество товара, его стоимость без НДС |
В строке таблицы «Всего» подведите итог по графам 14–19: суммируется общая стоимость продаж без налога и НДС с нее.
Книгу продаж заверяет руководитель компании (ИП) или другое уполномоченное лицо.
Пример. ООО «Магнолия» работает на УСН. 12 января 2026 года компания отгрузила партию своей продукции покупателю — ООО «Виола». Стоимость отгруженной продукции 105 000 руб. (в т. ч. НДС 5% — 5 000 руб.). Покупателю при отгрузке выдан счет-фактура № 1 от 12.01.2026. Оплата поступила в полном размере 13 января (платежное поручение № 16 от 13.01.2026).
14 января 2026 года на счет ООО «Магнолия» поступила предоплата в сумме 84 000 рублей от ИП Самохвалова В. В. в счет предстоящей отгрузки (платежное поручение № 8 от 14.01.2026). На сумму поступления ему выставлен авансовый счет-фактура № 2 от 14.01.2026 с суммой НДС, выделенной по расчетной ставке 5/105 — 4 000 рублей (84 000 х 5 / 105). Выданные покупателям счета фактуры зарегистрировали в книге продаж:
Нужна программа для работы на УСН по новым правилам?
Облачная 1С:Бухгалтерия от «1С-Рарус» поможет правильно выставлять счета-фактуры и заполнять КУДиР, книги покупок и продаж. Программа автоматически рассчитает налоги по любой ставке НДС, напомнит о сроках сдачи отчетности и подготовит налоговую декларацию.
Как заполнять книгу покупок на УСН
Книгу покупок на упрощенке заполняйте по правилам, которые указаны в разделе II приложения № 4 к постановлению № 1137.
Заполните заголовочную часть:
В строке «Покупатель» — укажите свое наименование (ФИО ИП).
Внесите ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН).
Укажите период совершения покупок — начало и окончание соответствующего квартала.
Основную таблицу книги покупок оформляйте по инструкции:
Номер графы | Что указывать |
1 | Порядковый номер записи в книге покупок |
2 | Код вида операции из перечня, утв. приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136. Например: «01» — приобретение товаров (работ, услуг); «02» — аванс в счет будущего поступления; «16» и «17» — возврат товара покупателями; «22» — возврат авансового платежа |
3 | Номер и дата счета-фактуры продавца (УПД, другого документа) |
4 | Номер и дата исправления счета-фактуры продавца |
5 | Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца |
6 | Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца |
7 | Номер и дата платежного документа, подтверждающего уплату НДС, когда уплата налога - обязательное условие для вычета (ст. 172 НК) |
7а | Номер и дата отгрузочного счета-фактуры (при отгрузке в счет ранее полученного аванса) |
8 | Дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) |
9 | Наименование продавца |
10 | ИНН и КПП продавца |
11, 12 | Сведения о посреднике — комиссионере (агенте): наименование (11), ИНН, КПП (12) |
13 | Наименование валюты и ее код. Заполняют при оплате инвалютой |
14 | Стоимость покупок по счету-фактуре, разница по корректировочному СФ с НДС (в валюте счета-фактуры) |
15 | Сумма НДС по счету-фактуре, разница суммы налога по корректировочному СФ, принимаемая к вычету |
16, 17, 18, 19 | Информация по товарам, подлежащим прослеживаемости: номер декларации на товары, код единицы измерения, количество товара, его стоимость без НДС |
В строке таблицы «Всего» подведите итог по графе 15: суммируется НДС, принимаемый к вычету за квартал.
Книгу покупок должен заверить руководитель компании (ИП) или уполномоченное на это лицо.
Помните, что заявить к вычету «входной» НДС можно в том квартале, в котором выполнены все обязательные условия:
бизнес на УСН применяет общую ставку НДС 22% (10%, 0%);
приобретения будут использованы в операциях, облагаемых НДС (включая перепродажу);
приобретенный товар (работы, услуги) приняты к учету;
от продавца получен счет-фактура.
Пример. ООО «Прогресс» применяет ставку НДС 22%. В феврале 2026 года приобретены товары у поставщика — ООО «Темп» (оплата 100% после отгрузки платежным поручением № 33 от 10.02.2026). Поставщик выдал счет-фактуру № 112 от 10 февраля, а к учету товар приняли 12 февраля 2026 года. Стоимость товара 122 000 рублей, в том числе НДС 22% — 22 000 рублей. В книге покупок ООО «Прогресс» сделана запись:
Если необходимо внести изменения в книгу продаж или покупок за прошедший налоговый период (квартал), изменения отражайте не в самом регистре, а в дополнительном листе к нему.
Отгрузка в счет полученного аванса в книге продаж и в книге покупок
Если поступила полная или частичная предоплата от покупателя и последующая отгрузка в счет нее, действовать нужно так:
1. Когда поступит аванс, рассчитайте НДС с его суммы по соответствующей расчетной ставке (22/122, 10/110, 5/105, 7/107) и выдайте покупателю авансовый счет-фактуру в течение пяти календарных дней.
Счет-фактуру на аванс зарегистрируйте в книге продаж.
2. При отгрузке в счет поступившего аванса рассчитайте сумму НДС со всей стоимости отгруженных товаров по применяемой налоговой ставке — 22%, 10%, 5% или 7%. Составьте и выдайте покупателю счет-фактуру на всю сумму отгрузки.
Отгрузочный счет-фактуру зарегистрируйте в книге продаж.
3. Ранее выданный авансовый счет-фактуру зарегистрируйте еще раз, но уже в книге покупок — это необходимо сделать в том же квартале, в котором произошла отгрузка, чтобы принять НДС с аванса к вычету и избежать двойного налогообложения.
Пример. ИП Соколов М. М. 25 марта 2025 года получил в счет будущей отгрузки предоплату 50% от ИП Воронина В. В. в сумме 63 000 рублей (платежное поручение № 19 от 25.03.2026) и выдал авансовый счет-фактуру № 10 от 25.03.2026 (НДС по расчетной ставке 5/105 — 3 000 рублей).
Общая сумма поставки по договору — 126 000 рублей, включая НДС 5% — 6 000 рублей. Товар отгружен ИП Воронину в полном объеме 1 апреля 2026 года, отгрузочный счет-фактура № 11 от 01.04.2026 оформлен на сумму 126 000 рублей, включая НДС 5% — 6 000 рублей.
ИП Соколов сделает в книгах продаж и покупок за I и II квартал 2026 года следующие записи:
1. Зарегистрирован счет-фактура на аванс в книге продаж за I квартал 2026 года.
2. Зарегистрирован счет-фактура на отгрузку в книге продаж за II квартал 2026 года.
3. Авансовый счет-фактура принят к вычету во II квартале 2026 года.
Обратите внимание, что бизнес на УСН может не оформлять авансовые счета-фактуры, если поступление предоплаты и отгрузка в счет нее происходят в одном квартале. В этом случае не нужно выдавать покупателю счет-фактуру на аванс — его достаточно оформить и зарегистрировать в книге продаж только при отгрузке.
Возврат аванса покупателю в книге покупок
НДС с суммы аванса, возвращенной покупателю можно принять к вычету, если при этом с покупателем расторгли договор или изменили его условия (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК). Для этого:
Авансовый счет-фактуру зарегистрируйте в книге покупок, причем, в графе 7 нужно указать реквизиты платежки на возврат аванса.
В течение одного года заявите сумму возврата к вычету.
Пример. 15 января 2026 года на счет ООО «Солнце» поступила предоплата в сумме 50 000 рублей, включая НДС 22% — 11 000 рублей, по договору поставки продукции с ИП Ветровой А. П. (выдан счет-фактура № 22 от 15.01.2026). Но 19 января стороны расторгли этот договор и отгрузка не состоялась. Поставщик вернул аванс на счет ИП Ветровой 20 января 2026 года платежным поручением № 32 и зарегистрировал в книге покупок ранее выданный авансовый счет-фактуру для вычета:
1. При поступлении аванса в книге продаж зарегистрирован авансовый счет-фактура.
2. Чтобы принять к вычету НДС, после возврата аванса покупателю в книге покупок зарегистрирован ранее выданный счет-фактура.
Ответы на частые вопросы
Как исправить ошибку, допущенную в книге продаж или в книге покупок?
Способ исправления ошибок зависит от того, когда вы ее обнаружили:
Нашли ошибку в текущем квартале — аннулируйте неверную запись, продублировав ее в одной строке в первоначальном виде, но все суммы в ней укажите со знаком минус. В следующей строке отразите правильную запись с положительными показателями.
Ошибка обнаружена после закрытия квартала — к книге продаж или покупок придется оформить дополнительный лист, в котором также сначала аннулируется ошибка, а затем вносится правильная запись.
Счет-фактура от поставщика поступил с опозданием: в следующем квартале. В каком периоде регистрировать его в книге покупок?
Если документ поступил до окончания срока сдачи декларации, зарегистрируйте счет-фактуру в книге покупок истекшего или нового квартала.
Если счет-фактура получен после окончания срока сдачи декларации, регистрируйте его в книге покупок нового квартала.
Чтобы снизить риск ошибок в учете НДС на упрощенке, бизнесу нужна надежная учетная база. Грамотно автоматизировать учет поможет Аренда 1С в облаке от «1С-Рарус». Система автоматически рассчитает налоги по любой ставке НДС для УСН, напомнит о сроках сдачи отчетности и сформирует декларацию. Кроме того, программа поможет оформить счета-фактуры без ошибок и автоматически заполнит КУДиР, книги покупок и продаж.
Реклама: ООО «1С-Рарус Интеграционные проекты», ИНН 7707079463, erid: 2W5zFHPkuMJ
Начать дискуссию