Дружба по API: что дает бизнесу внедрение МЧД в корпоративную систему 

Множество разрозненных действий при большом штате сотрудников, собственная логика работы у каждого отдела, сложные маршруты согласования — типичные трудности, с которыми сталкиваются средние и крупные компании, группы компаний и холдинги. 

Внедрение КИС позволяет:

• настроить цифровые рабочие места;

• наладить упорядоченное взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, филиалами;

• улучшить качество клиентского сервиса за счет оптимизации бизнес-процессов внутри компании и с поставщиками;

• организовать безопасный и прозрачный электронный документооборот.

С 2023 года, когда машиночитаемые доверенности стали обязательны для сотрудников при использовании электронной подписи физлица в рабочих целях, перед компаниями встал ряд вопросов: где формировать и хранить МЧД, регистрировать или нет в ФНС, когда и как отменять, кому делегировать создание и управление доверенностями и прочие. Появилась необходимость внедрения нового и малопонятного процесса в текущие, но как это сделать? Есть разные варианты, о которых поговорим далее.

Рассмотрим два сценария работы с машиночитаемыми доверенностями.

В этом случае процессы с МЧД частично автоматизированы или не автоматизированы вовсе. Для создания электронных доверенностей используется веб-сервис оператора МЧД или бесплатные инструменты, например сервис ФНС.

При данном сценарии жизненный цикл МЧД может выглядеть так:

• У сотрудника возникает потребность в МЧД и он обращается к руководителю.

• Руководитель отправляет сотрудника к юристу компании для согласования перечня полномочий, которые будут включены в доверенность.

• После согласования полномочий у юриста сотрудник обращается к лицу, ответственному за создание МЧД.

• Ответственный специалист формирует МЧД и передает файл на проверку юристу.

• После повторного согласования юрист направляет МЧД на подписание руководителю.

• Руководитель подписывает доверенность электронной подписью и передает файл ответственному специалисту для отправки на регистрацию в ФНС.

• После регистрации в ФНС ответственное лицо передает МЧД уполномоченному сотруднику.

Теперь представим, что в компании тысячи сотрудников и многим из них нужна одна или несколько МЧД. Создание и согласование каждой доверенности может растянуться на недели. Помимо этого, необходимо выполнять и другие действия с МЧД: отменять при увольнении сотрудников, продлевать (перевыпускать) после окончания срока действия, осуществлять проверку статуса и полномочий при их отправке или получении.

Процессы с МЧД можно автоматизировать, чтобы в дальнейшем не тратить на них много времени и ресурсов. Для этого специалисты IT-службы и юристы заранее определяют:

• Порядок создания МЧД в нормативной документации компании (с соблюдением законодательства в целом и закона о защите персональных данных в частности).

• «Матрицу полномочий» для штатного расписания.

• Порядок согласования и подписания МЧД.

• Порядок отмены МЧД при увольнении сотрудников.

Далее в КИС добавляется возможность работы с машиночитаемыми доверенностями.  После этого создание и управление МЧД может выглядеть так:

• при приеме сотрудника на него автоматически формируются МЧД согласно штатному расписанию;

• созданная МЧД также автоматически отправляется на подписание руководителю (на Email, на смартфон для подписания мобильной подписью и т.д.), а после выполнения этого действия уходит на регистрацию в ФНС;

• при подписании документов с использованием МЧД система в режиме реального времени проверяет статус доверенности и полномочия представителя;

• при увольнении сотрудника автоматически инициируется отмена МЧД.

API (Application programming interface) — это набор правил и инструкций, с помощью которых приложения, сервисы и системы могут взаимодействовать друг с другом. В нашем случае по API связываются сервис МЧД Айтиком.Доверенности и корпоративная система компании-заказчика.

В результате API-интеграции КИС наполняется следующими функциями:

• Создание XML-файла.

• Подписание МЧД.

• Отправка файла на регистрацию в ФНС.

• Автоматический выбор полномочий.

• Проверка статуса и полномочий.

• Получение архива всех МЧД компании.

• Автоматическая отмена МЧД.

Разберем подробнее несколько базовых кейсов. 

При увольнении сотрудника система отправляет запрос по API, после чего запускается процедура отмены доверенностей:

• Формируется список всех МЧД, выданных доверителем на этого представителя.

• На основании полученных данных автоматически создается заявление на отмену МЧД и направляется руководителю.

• Гендиректор подписывает заявление квалифицированной электронной подписью (КЭП).

• КИС отправляет подписанное заявление в ФНС.

• Статус МЧД в распределенном реестре ФНС меняется на «Отменена».

В данном случае используются методы API «Проверка статуса», «Проверка полномочий», «Экспорт»:

• КИС автоматически проверяет не только статус, но и может ли сотрудник на основании МЧД выполнять конкретное действие, например, подписывать договор или акт сверки.

• Система обращается к архиву МЧД в распределенном реестре ФНС и сравнивает предоставленную доверенность с версией, зарегистрированной в реестре. Если в файл вносились изменения после подписания доверителем, то такая доверенность не пройдет проверку. Опция крайне важна при обработке как входящих, так и исходящих МЧД.

При взаимодействии с подрядчиком может возникнуть необходимость в оформлении доверенности на строго ограниченный срок (например, на 30 дней), с указанием точного перечня полномочий. Сценарий работы с такой МЧД может выглядеть следующим образом:

• Подрядчик получает доверенность с ограниченным сроком действия.

• Перед каждым действием подрядчика система проверяет статус доверенности в режиме реального времени и разрешает действие, только если она активна.

• Как только доверенность станет неактивной, она автоматически получает соответствующий статус (с занесением в журнал операций).

• Уведомление об истечении срока действия МЧД отправляется подрядчику и сотрудникам компании.

КИС обеспечивает автоматический массовый выпуск доверенностей на сотрудников, объединенных общими критериями — например, если они выполняют одни и те же задачи в рамках одного отдела или занимают одинаковые должности в разных филиалах. 

При этом доверитель (руководитель) имеет возможность подписать МЧД внутри корпоративной системы (наши специалисты могут добавить соответствующий функционал) или мобильной электронной подписью на смартфоне.

Такой подход позволяет максимально ускорить и упростить управление схожими процессами.

Используются методы API «Проверка полномочий», «Генерация номера доверенности».

• При проведении платежа в бухгалтерской системе автоматически выполняется проверка полномочий сотрудника на подписание финансовых документов.

• Если доверенность отсутствует или неактивна, система запускает процесс ее создания, затем дожидается подтверждения о регистрации МЧД в реестре ФНС.

• Система проверяет полномочия и, в случае успешного заключения, разрешает проведение финансовой операции.

Оставьте заявку для связи со специалистом оператора МЧД Айтиком. 

После обсуждения деталей для вас будет подготовлен индивидуальный проект. Реализация может занимать от одного дня до 1–2 недель в зависимости от масштаба проекта.

Варианты лицензий API:

• Стандартная. В КИС добавляется полный функционал сервиса Айтиком.Доверенности, порядок работы с МЧД настраивается с учетом пожеланий заказчика.

• Партнерская. Позволяет создавать МЧД от разных доверителей по индивидуальной ссылке. Вы можете обеспечить доверенностями себя, контрагентов и партнеров. Также возможно добавление функции по созданию МЧД на сайт, чтобы посетители ресурса могли самостоятельно выпускать доверенности.

• Лицензия на регистрацию и проверку МЧД. Оптимальна для корпоративных систем, которые уже умеют формировать машиночитаемые доверенности. Позволяет регистрировать МЧД в ФНС, проверять статус, срок действия, полномочия представителя, скачивать архив.

Свяжитесь с нами — подберем лучший вариант для вашей системы.

Нужна консультация? Оставьте заявку

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: 2W5zFGSmXJY