Проблема первая. Сотрудники юридической службы сопротивляются изменениям
Автоматизация снижает издержки, способствует развитию бизнеса и делает работу юристов проще и легче. Но только сами сотрудники юридических отделов часто сопротивляются изменениям, особенно на начальном этапе. Проблема распространенная, причем не только среди представителей юридической профессии. Однако, из-за консерватизма юридической отрасли сопротивление новым технологиям среди юристов проявляется особенно ярко.
Причин здесь несколько. Достаточно часто сотрудники не понимают ценности нововведений. Распространенный аргумент: если юридическая служба компании и так хорошо работает, зачем что-то менять? Кроме того, юристы часто настороженно относятся к нововведениям из-за боязни, что они приведут к усложнению работы, а для освоения нового программного обеспечения придется тратить время на учебу.
Как решить проблему? Чтобы избежать недовольства коллектива, важно подготовить сотрудников к изменениям: рассказать, какие проблемы решит автоматизация, как она отразится на работе каждого специалиста и какие выгоды он получит.
Еще на подготовительном этапе рекомендуется выяснить у сотрудников, какие процессы занимают больше всего времени и что именно вызывает трудности.
В этом случае автоматизация будет восприниматься не как бессмысленная идея руководства, а как реакция на запрос юридической службы компании.
Создайте нужный документ онлайн
Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл
Проблема вторая. Фрагментарная (или точечная) автоматизация
Еще одна распространенная проблема многих крупных компаний — так называемая «лоскутная» автоматизация. Если в каждом подразделении внедрены собственные решения, и в самой юридической службе применяются разрозненные программные продукты, ждать положительных результатов не приходится. Отсутствие системного подхода приводит к тому, что в дальнейшем с созданием единой инфраструктуры для эффективного управления компанией возникнут сложности.
Подобная точечная автоматизация помогает получить только краткосрочную выгоду, обеспечить решение конкретной задачи, но в перспективе чаще становится сложно решаемой проблемой. Управлять изменениями при таком подходе практически невозможно: это зачастую приводит к сбоям в работе компании из-за несогласованности.
Как решить проблему? Для успешной автоматизации нужна единая стратегия: она должна учитывать все аспекты деятельности компании и обеспечивать согласованное взаимодействие систем и подразделений. Обязательное условие — тщательное планирование, которое позволит избежать разрозненности данных и устранит дублирующие функции.
Онлайн-конструктор Форма поможет юридическому отделу крупной компании существенно сэкономить время на работе с договорами. Для создания документа достаточно выбрать шаблон и заполнить несколько полей. Процесс создания документа автоматизирован — данные подтягиваются по ИНН, при вводе адреса работают подсказки. Предусмотрена возможность создания комплектов документов. Настроим шаблоны договоров под задачи вашего юридического отдела. Готовые документы подписываются дистанционно с помощью простой электронной подписи.
Проблема третья. Рост числа киберугроз
Автоматизация любого направления (и юридическая отрасль не исключение) приводит к увеличению риска киберугроз. Растет число точек доступа, интегрируются новые системы — все это в итоге не только положительно влияет на бизнес-процессы, но и создает дополнительные уязвимости.
Желание некоторых компаний сэкономить на данном направлении абсолютно неоправданно. Есть немало примеров, когда крупнейшие российские компании сталкивалась с крайне серьезными последствиями кибератак, включая многомиллионные убытки и репутационные издержки.
Как решить проблему? В процессе автоматизации юридического отдела вопросы безопасности приобретают критическое значение. Необходимо обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от утечек, несанкционированного доступа и кибератак. Для этого предстоит ответить на несколько вопросов:
Какие меры защиты следует применять для защиты системы?
Каким образом будет происходить ее восстановление в случае кибератаки?
Какие проблемы в сфере безопасности возникнут при масштабировании?
Современные решения обладают достаточно высоким уровнем защиты, однако нельзя полностью исключить все риски. Особого внимания требует работа с сотрудниками в области кибербезопасности: практика показывает, что многие киберпреступления становятся возможны только «благодаря» человеческому фактору.
Проблема четвертая. Завышенные ожидания
Автоматизация часто воспринимается как «волшебная таблетка», которая сразу же решит все вопросы, причем с минимальным участием самих юристов. В действительности, надеяться, что собственные IT-специалисты или разработчик программного продукта, во-первых, точно знают, что именно нужно юридическому отделу, и, во-вторых, способны самостоятельно разработать и внедрить идеальный продукт — большая ошибка.
Как решить проблему? Автоматизация юридического отдела требует максимальной вовлеченности в этот процесс самих юристов, ведь именно им предстоит работать с программным продуктом. Поставить задачу техническому специалисту недостаточно: автоматизация юридического отдела — процесс сложный, а айтишники просто не могут разбираться во всех нюансах профессиональной деятельности юриста.
Чтобы усилия по автоматизации юридического отдела не оказались напрасными — а таких примеров немало — сотрудникам отдела следует принимать активное участие в разработке, тестировании и внедрении продукта. Юрист, по сути, должен взять на себя функции проектного менеджера.
Все, что нужно крупному бизнесу для работы с документами, вы найдете на инновационной онлайн-платформе «Форма». Сервис предлагает быстро и удобно создать и подписать документ, а также обеспечивает надежное хранение документации. Пользователям «Формы» доступна подготовка документов на основе шаблонов, отправка ссылок для дозапроса данных у партнеров и клиентов и подписание по СМС.
Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза
Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту
Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: LjN8KFn22
Начать дискуссию