Самозанятые

Когда пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и как это сделать

Бухгалтеру и кадровику при сотрудничестве с самозанятыми нужно подписать договоры, оформить закрывающие документы, собрать чеки. В какой-то момент компания понимает, что без автоматизации этих процессов проверку ФНС просто не пройти. Разбираемся, что включает в себя автоматизация сотрудничества с самозанятыми, и когда без нее не обойтись.
Когда пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и как это сделать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что будет, если допустить ошибку при сотрудничестве с самозанятыми

При сотрудничестве с самозанятыми есть несколько основных рисков:

  • Риск переквалификации отношений в трудовые.

Налоговая проверяет, чтобы отношения самозанятого и заказчика носили сдельный характер. Если ФНС переквалифицирует отношения, заказчику придется уплатить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя, штраф, пени за просрочку уплаты налогов. Также нужно будет сдать по внештатнику отчетность.

  • Риск потери самозанятым статуса плательщика налога на профдоход.

Тогда заказчику нужно будет перечислить НДФЛ, страховые взносы за исполнителя, поскольку фактически он будет сотрудничать с физлицом без специального статуса.

  • Риск невыдачи чека.

Выплаченное вознаграждение заказчику придется оформить как расчет с физлицом без специального статуса — заплатить недоимку по страховым взносам, НДФЛ и пени за каждый день просрочки. К тому же заказчик не сможет подтвердить расходы, чтобы уменьшить налог — например, на ОСНО или УСН «доходы минус расходы». 

Основной риск сотрудничества с самозанятым — риск переквалификации. Чтобы его избежать, нужно следить, чтобы в сотрудничестве с внештатником не было признаков трудовых отношений, например:

  • Терминов Трудового кодекса в документах. В них можно использовать только гражданско-правовые термины.

  • Утвержденной периодичности выплат. Размер и сроки перечисления вознаграждения самозанятому должны зависеть от объема и сроков оказанных услуг. 

  • Конкретного графика работы. Соблюдение графика работы — черта трудовых отношений. 

  • Социальных гарантий. Заказчик не платит за самозанятого страховые взносы, а значит, не предоставляет отпуска, оплачиваемые больничные и декретные. 

  • Указания трудовых функций. В документах нужно указывать не общие трудовые функции, а конкретные услуги, которые должен оказать исполнитель. Само сотрудничество должно носить сдельный характер.

Также важно контролировать статус самозанятого, получать чеки и закрывающие документы. Эти процессы можно автоматизировать и тем самым застраховать себя от рисков и ошибок.

В каких ситуациях нужно автоматизировать сотрудничество с самозанятыми

  • Компания сотрудничает с десятками или сотнями самозанятых.

Такая ситуация встречается, например, у служб доставки, которые часто оформляют курьеров как самозанятых по договору ГПХ. Подписать договоры, получить документы и проконтролировать статус самозанятых, если их 2–3 человека, вручную вполне возможно. Но если самозанятых у заказчика больше десятка, это займет гораздо больше времени.

  • Бухгалтерия и кадровые специалисты не справляются.

Причины могут быть разными: компания активно растет и увеличивается объем задач у кадровиков и бухгалтеров, кто-то из отдела уволился или вышел в отпуск. Может быть, у специалиста нет опыта в оформлении внештатных специалистов, он не погружен во все тонкости сотрудничества с ними и может допустить ошибку при оформлении документов.

  • Компания хочет оптимизировать затраты, работу кадрового отдела и бухгалтерии.

Автоматизация помогает сократить время на выполнение рутинных операций. Значит, сотрудник за одно и то же время будет успевать больше, а компания сможет оптимизировать затраты на оплату труда специалистов, которые раньше выполняли однотипные задачи.

  • Заказчик и самозанятые живут в разных регионах.

И даже странах — самозанятые могут быть гражданами Украины, Киргизии, Казахстана, Армении или Беларуси. Отправлять бумажные документы дорого и долго. К тому же нельзя исключать риск, что они могут потеряться по дороге — тогда в случае проверки ФНС доказать факт того, что заказчик сотрудничает с самозанятым на законных основаниях, сложнее.

  • Заказчик сотрудничает с разными типами исполнителей.

Кто-то из внештатных специалистов — физическое лицо без статуса плательщика налога на профдоход, кто-то — индивидуальный предприниматель, а кто-то — физлицо, зарегистрированное как самозанятый. У самозанятых нужно контролировать актуальность статуса, лимит доходов — не больше 2,4 млн рублей в год, получение чеков, а у других исполнителей этого делать не нужно. В итоге бухгалтер может легко запутаться в разных типах внештатников и допустить ошибку.

  • Заказчик уже сталкивался с недобросовестным исполнителем или были прецеденты с налоговой.

Судебная практика переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые свидетельствует о том, что заказчики допускают ошибки в сотрудничестве с самозанятыми. Если ФНС уже проверяла компанию или заказчик сталкивался с недобросовестным исполнителем, который, например, аннулировал чек, — не стоит дожидаться повторения ситуации. Автоматизация сотрудничества с исполнителем поможет впредь упростить контроль риск-факторов. Но при этом всегда лучше предусмотреть возможные риски заранее.

Как автоматизировать сотрудничество с самозанятыми

  • Настройте электронный документооборот с исполнителем. 

Благодаря ему документы можно подписать за минуту и быть уверенными в их сохранности.

Обмен цифровыми копиями — еще не полноценный электронный документооборот (ЭДО). Чтобы документы обладали юридической силой, их нужно подписать электронной подписью (ЭП). 

Плательщик налога на профдоход — физическое лицо. В системе ЭДО он может применять три вида подписей — ПЭП, НЭП или КЭП. Об отличиях разных типов электронных подписей — в этой статье.

Настроить ЭДО с исполнителем можно разными способами: 

  • Через систему ЭДО. Заказчик регистрируется в сервисе, получает ЭП и предлагает самозанятым тоже зарегистрироваться в системе.

  • Через обмен pdf-файлами. Для этого у исполнителя должна быть ЭП и программное обеспечение, с помощью которого можно подписать файлы.

  • С помощью платформы для сотрудничества с самозанятыми — например, Консоль.Про. Консоль.Про формирует самозанятым и заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью нее можно подписывать все документы онлайн.

  • Автоматически проверяйте статус исполнителя и по результатам проверки выплачивайте вознаграждение. 

Автоматизировать этот процесс помогают специальные платформы для сотрудничества с самозанятыми. Например, Консоль.Про перед каждой выплатой вознаграждения проверяет актуальность статуса плательщика налога на профдоход. Если статус действителен — переводит вознаграждение. Это значительно уменьшает нагрузку на бухгалтерию.

  • Интегрируйте платформу для сотрудничества с самозанятыми со своей учетной системой. 

Это позволяет бухгалтеру работать в одном окне и привычном интерфейсе программы. Так, Консоль.Про можно интегрировать по API с разными программами, которыми пользуются компании, в том числе 1С.

Как Консоль.Про помогает устранять риски ФНС

В Консоль.Про есть много функций, которые позволяют компании-заказчику снизить риски со стороны налоговой и упростить сотрудничество с самозанятыми. Платформа позволяет:

  • Формировать документы: договоры, задания, акты, чеки.

На платформе Консоль.Про заказчик и исполнитель могут подписать все документы в электронном виде. У платформы есть готовые шаблоны договоров с правильными формулировками, а также готовые формулировки для заданий, актов и чеков. 

В заданиях на платформе Консоль.Про указаны конкретные услуги, которые исполнитель оказывает в рамках договора, и здесь же можно увидеть результат. Также исполнитель сам решает — принять или отказаться от задания, в каком объеме и по какой цене готов оказывать услуги. Задания доказывают, что исполнитель и заказчик равны, а их отношения носят сдельный характер.

Подробнее о том, задания помогают риски ФНС и как их оформлять — в статье.

  • Автоматически уплачивать вознаграждение самозанятому.

Это удобно делать с помощью номинального счета. Это банковский счет, права на которые юридически находятся у другого лица — бенефициара, то есть заказчика. Консоль.Про — владелец счета, который открывает, закрывает его, проводит операции.

С помощью номинального счета можно: 

  • снизить трудозатраты бухгалтера, которому нужно только переводить деньги на баланс номинального счета; 

  • защитить самозанятых и заказчиков — средства неприкосновенны даже при блокировке расчетного счета, то есть исполнители или покупатели в любом случае получат оплату.

О том, как работает номинальный счет и какие еще преимущества у него есть, рассказали в статье.

  • Автоматически уплачивать налог за исполнителя.

Для этого у платформы есть бесплатная функция «Налоговая копилка» — она позволяет внештатнику автоматически откладывать с полученного дохода нужную сумму на оплату налогов. НПД автоматически перечисляется в ФНС 12 и 22 числа каждого месяца.

  • Упрощать подключение новых исполнителей.

С помощью Консоль.Про компания может сотрудничать с внештатными специалистами в разных статусах: ИП, самозанятыми, физлицами без специального статуса. Для каждого вида исполнителей и типа услуг есть воможность разработать индивидуальный сценарий онбординга.

Сценарий — это гибкий инструмент платформы. Он адаптируется под внутренние процессы компании, позволяет приглашать внештатников с разным статусом, выбирать шаблон договора для подписания, настраивать приглашения для каждого сценария, а также собирать нужные документы и данные. 

  • Применять агентскую схему, если компании работают по принципу витрины.

Это компании, которые дают возможность продавцам и исполнителям рассказывать о своих товарах или услугах, а клиентам — покупать их. Маркетплейсы или сервисы для поиска специалистов сотрудничают с исполнителями по агентской схеме. Через Консоль.Про компании-заказчики заключают договор с продавцами и получают от них вознаграждение только за агентские услуги: не придется платить налог с каждой продажи дважды.

Подробнее об агентской схеме — в статье.

  • Получать оперативные ответы на вопросы.

Служба технической поддержки доступна 24/7 и без выходных. Операторы в чате круглосуточно помогают с различными запросами, например, выгрузкой чеков за нужный период или массовым подключением исполнителей, а также объясняют, как работают новые функции.

На первые четыре месяца каждой компании назначается сейлз-инженер, который обучает работе в личном кабинете, оформлению заданий и выплат, а также поддерживает и решает возникающие вопросы.

  • Проводить комплексный анализ рисков.

Заказчик, который сотрудничает с самозанятыми через Консоль.Про, может заказать услугу «Анализ рисков» — комплексную проверку сотрудничества с внештатниками. Юристы тщательно анализируют все аспекты: в результате компания-клиент получает детальный отчет с рекомендациями и пошаговым планом действий, которые позволяют избежать рисков переквалификации правоотношений с внештатниками.

Сотрудничество с внештатными исполнителями через Консоль.Про позволяет минимизировать риски от ФНС и получать полный пакет документов, чтобы в случае проверки компания могла предоставить любые сведения по первому запросу и в самые короткие сроки. Попробовать, как работает платформа, можно в бесплатной демоверсии.

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KbJyh

Начать дискуссию

🍜❌ По выходным сотрудники могут работать и без обеда

Перерыв для отдыха и питания обязателен только в рабочие дни. Если сотрудника выхвали на работу в выходной, то предоставлять ему обеденный перерыв в этот день не надо.

Утренний бухгалтер № 5679. Минимальную сумму налогового уведомления на имущественные налоги увеличили до 300 рублей

Такую норму внесли ко второму чтению законопроекта с поправками в НК.

37% сотрудников не рассказывают работодателю о подработках

Россияне, которые занимаются подработкой, боятся, что начальство об этом узнает и начнет давать больше задач.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

За год количество занятых увеличилось до 74 млн человек

В мае 100 тысяч человек нашли работу, общее число трудоустроенных выросло до 74,1 млн.

Госзакупки у малого и среднего бизнеса превысили 4 трлн рублей

Компании с государственным участием обращаются к МСП-поставщикам за услугами по страхованию и финансовому посредничеству.

Ведение бизнеса

Больше 8 тысяч проектов запустили в рамках программы «Мама-предприниматель»

Мамы несовершеннолетних детей могут пройти тренинги и получить грант в 100 тысяч рублей на открытие собственного бизнеса.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Курортный сбор

Туристический налог не войдет в состав ЕНП

С 2025 года вводят новый налог – туристический. Его будут платить отели. Уплата будет идти на отдельный КБК.

Отчетность

Компании могут обязать публиковать нефинансовую отчетность

Мосбиржа хочет обязать эмитентов раскрывать нефинансовую отчетность, при этом для таких данных не будут устанавливать специальный формат.

К процедуре внесудебного банкротства стали обращаться в пять раз чаще

За полгода россияне начали больше 25 тысяч процедур внесудебного банкротства, из них 60% заявлений приходится на пенсионеров и получателей пособий.

Инвестиции

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Можете выкидывать калькуляторы, они бесполезны. Теперь чтобы взять ипотеку без льгот, нужно иметь зарплату выше средней по региону в 3–4 раза. Грустно? А ведь это ещё не всё. На рынке произошёл очередной обвал, доллар не хочет расти, везде пессимизм кроме оптимизма у тапателей хомяков.

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Налог на прибыль

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

Эта статья будет полезна владельцам бизнеса, финансовым директорам и бухгалтерам, занимающимся налоговым планированием. В статье рассматриваются практические методы снижения налогового бремени, связанные с передачей имущества дочерней организации компании-учредителю.

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

470 тысяч женщин оформили пособие по беременности

Минимальный размер пособия в 2024 году составляет больше 88 тысяч рублей.

По долгам участников СВО приостановили 760 тысяч исполнительных производств

Участникам СВО и их семьям также оказывают бесплатную юридическую помощь и предоставляют иные меры социальной поддержки.

НДФЛ

Работодатель не удерживает НДФЛ с возмещенных сотруднику расходов при переезде за границу

Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ и взносами.

В Московской области число представителей малого и среднего бизнеса выросло на 5%

Показатель роста предпринимательской активности в Подмосковье оказался выше среднего по стране. В сфере малого и среднего бизнеса работает больше 128 тысяч компаний и 297 тысяч ИП.

Налоговые штрафы

Отложенную переплату будут учитывать при начислении штрафов за налоговые долги

За неуплату налога из-за занижения налоговой базы положен штраф 20%. Его не будет, если на ЕНС все время было положительное сальдо. Теперь будут учитывать не только сальдо ЕНС, но и зарезервированные суммы.

Акцизы

Акцизы на алкоголь каждый год будут расти на уровень инфляции

На спирт будет установлена нулевая ставка акциза, если продукция из этанола продается аптекам или для производства парфюмерии, бытовой химии и красок.

Инвестиции

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июле удалось пополнить брокерский счёт на рекордные 300 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Продолжаются распродажи в отделе акций и облигаций, дополнительные скидки дарит дивидендный сезон, так что удалось приобрести много интересного.

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Налог на сахар и пустой дом, загадочная история в финансовом обзоре

Налоговые события в России и мире

Интересные материалы

Налоговая реформа еще не начала действовать, а у бухгалтеров уже есть вопросы к ФНС про НДС для упрощенцев. 😡«Ночной бухгалтер» № 1723

У бухгалтеров, что называется, наболело. Они хотят получить ответы на вопросы, которые возникли в ходе принятия поправок в НК на 2025 год. Вопросов много, они могут стать большой проблемой для бизнеса в следующем году. Предполагаем, что вместо принятия продуманной редакции кодекса будут снова многочисленные письма и разъяснения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру