Какие документы должны вести ИП на УСН
Безошибочное и регулярное ведение документации поможет избежать юридических проблем и санкций от проверяющих. Индивидуальные предприниматели на УСН должны:
сдавать в контролирующие органы декларации и отчеты — ФНС, СФР, Росстат, ЦЗН;
контролировать движение средств с помощью книги учета доходов и расходов (КУДиР);
заключать трудовые договоры, обеспечивать учет и сохранность кадровых документов, если есть наемные работники;
сохранять банковские выписки и платежные поручения, чтобы отслеживать транзакции, отчитываться в контролирующие органы, решать споры с партнерами и контрагентами.
Если отчеты составлять некорректно или пренебрегать подачей документов, например, в ФНС, можно получить штраф или привлечь внимание контрольных органов, которые организуют выездную проверку. Если у ИП есть сотрудники — количество отчетности и риски увеличиваются.
Несвоевременная подача декларации | Нарушение правил учета и расхода доходов | Несвоевременная подача 6-НДФЛ | Несвоевременная подача формы расчета по страховым взносам |
Сумма штрафа составляет 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, не уплаченной в срок по данному отчету (максимум 30%, минимум 1000 рублей). При просрочке от 20 дней — блокировка счета. Основание — п.1 ст. 119 НК. | За непредставление книги учета за один год по запросу налоговиков — штраф 10 000 рублей. За два и более — 30 000 рублей. Если в книге занижена налоговая база — штраф 20% от недоимки (минимум 40 000 рублей). Основание — ст. 120 НК. | Штраф — 1000 рублей за каждое нарушение. Если отчет подан с опозданием, но не позже трех месяцев до указанного срока, штраф составляет 500 рублей. | Штраф — 5% от суммы налога, который необходимо уплатить, за каждый месяц просрочки (не более 30% и от 1000 рублей). |
Какую отчетность ИП на УСН сдает ежегодно
В ее состав включают документы и декларации, которые ИП подают по итогам календарного года. Контролирующим органом сообщают сведения о доходах, расходах, налогах к уплате и прочих показателях.
Что предпринимателям-«упрощенцам» надо вести:
Налоговую декларацию по УСН — подавать один раз в год.
Книгу учета доходов и расходов, заполненную по результатам года. Для каждого дохода и расхода требуется документальное подтверждение. ИП предоставляют книгу учета только по запросу налоговых органов.
ЕФС‑1, подраздел 1.2 и 2 — сведения об особенном страховом стаже для пенсии лиц с особенными условиями труда — подавать один раз в год.
ИП, в зависимости от ситуации, должны сдавать отчетность в Росстат и ЦЗН, подавать декларацию по косвенным налогам, отслеживаемым товарам. Срок сдачи отчетов зависит от вида налога и статуса индивидуального предпринимателя, специфические отчеты сдают раз в год или квартал.
Декларация по УСН
Декларацию используют для учета доходов и расходов, а также для расчета налога для предпринимателей на УСН. Форма включает:
титульный лист с основной информацией о ИП;
раздел 1: Сумма налога по кварталам.
раздел 2: Расчет налога по кварталам.
раздел 3: Отчет о целевом использовании имущества.
раздел 4: Расчет суммы расхода по приобретению ККТ (для определенных регионов).
Сроки подачи: не позже 25 апреля года, следующего за истекшим. Основание — п. 1 ст. 346.23 НК.
Эксперт обращает внимание. Иногда нужно подавать декларацию 3-НДФЛ. В общем случае она не требуется, но ее придется подать, если ИП:
утратил право на применение УСН в течение года — перешел на ОСНО;
получил выгоду от беспроцентного займа в другой организации;
должен заплатить НДФЛ от продажи имущества или хочет получить налоговый вычет.
Сроки: До 25 апреля включительно за истекший год.
ЕФС‑1, подраздел 1.2 и 2
ИП с наемными работниками, у которых есть особенности рабочего графика, например, работа в районах отчуждения или Крайнего Севера, сдают эти разделы отчета раз в год.
Сроки: ежегодно, до 25 числа того месяца, который следует за отчетным периодом.
КУДиР сдавать не нужно, но предпринимателю необходимо ее вести, чтобы рассчитать налоговую базу основного налога. Если налоговая придет с проверкой, то попросит ее предъявить.
Постоянно следить за изменениями в отчетах сложно — формы отчетов и деклараций меняются ежегодно или чаще, а налоговая реформа усложнила отчетность предпринимателей на УСН в разы. Если вы хотите заниматься бизнесом, а не заполнять бумаги — передайте учет команде специалистов «Первой Экспертной Бухгалтерии».
Мы на прямой связи с ФНС, CФР и другими ведомствами
Поэтому всегда в курсе последних изменений в законодательстве. Приведем учет в соответствие с новыми требованиями и полностью возьмем общение с контролирующими органами на себя
Передайте бухгалтерию в надежные руки
Какую отчетность ИП на УСН сдает ежеквартально или ежемесячно
Декларация по НДС
Подают ИП, которые уплачивают НДС. Декларацию используют для расчета налога.
Также декларация включает в себя книгу покупок и книгу продаж, в которых отражаются все выставленные и полученные счета-фактуры за квартал.
Сроки: ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, который следует за отчетным периодом. Предприниматели подают декларацию в электронном формате.
Отчетность по работникам
Это группа отчетов, в которую включают:
форму 6-НДФЛ — отчетность о доходах физических лиц;
РСВ — расчет по страховым взносам;
персонифицированные данные о физлицах — для сотрудников ИП;
ЕФС-1 — при приеме/увольнении, по взносам на травматизм и по трудовому стажу.
6-НДФЛ
Форма 6 НДФЛ — это сводный отчет о доходах сотрудников, суммах удержанных налогах, произведенных выплатах.
Сроки: За квартал — не позже 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. За год — не позже 25 февраля года, следующего за истекшим. Не забудьте в годовой отчет подложить справки о доходах и суммах налога физических лиц за год.
Подавать форму 6-НДФЛ можно в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или систему ЭДО. Также сдать отчетность можно через налогового представителя — если предприниматель пользуется услугами бухгалтера. Если у ИП менее 25 работников — отчет можно подавать через ИФНС в бумажном формате.
Расчет по страховым взносам
Отчет, который отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах. Подают отчетность все ИП, у которых есть работники.
Сроки: каждый квартал до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть за первый квартал 2025 года сдать отчет нужно до 25 апреля этого же года.
Отчет РСВ также подают в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС или систему ЭДО. Если у предпринимателя менее 10 работников — сдать форму можно в бумажном виде через налоговую инспекцию.
Персонифицированные сведения
Отчет обязаны сдавать все работодатели, в том числе ИП на УСН, у которых есть сотрудники. Документ включает данные о каждом работнике и выплатах по нему.
Сроки: каждый месяц — не позже 25 числа, кроме месяцев сдачи РСВ: апрель, июль, октябрь и январь.
Отчет подают через личный кабинет плательщика на сайте ФНС в электронном формате либо через налогового представителя, если предприниматель пользуется услугами бухгалтера. Если у ИП меньше 10 работников — можно подать отчет в бумажном формате через ИФНС.
ЕФС-1
Единую форму сведений сдают в территориальное отделение СФР. Включает разные отчеты — по работникам и исполнителям, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ГПХ).
Сроки сдачи могут быть отличаться в зависимости от события, за которое надо отчитаться — собрали все в таблицу.
Основание для сдачи отчета | Срок сдачи |
Прием/увольнение сотрудника или заключение/расторжение договора ГПХ | Не позже следующего рабочего дня |
Перевод сотрудника на другую должность | Не позже 25 числа месяца, который следует за переводом сотрудника |
По травматизму | Не позже 25 числа месяца, который следует за отчетным периодом |
Уход в декретный отпуск | Не позже третьего рабочего дня с даты получения заявления |
По стажу | Не позже 25 января года, следующего за истекшим |
Отчет подают через личный кабинет плательщика на сайте ФНС в электронном формате либо через налогового представителя, если предприниматель пользуется услугами бухгалтера. Если у ИП меньше 10 работников — возможна подача в бумажном формате через СФР.
Уведомление о списании с ЕНС
Уведомление отправляют в ФНС, чтобы инспекторы списали с единого счета исчисленные суммы налогов и взносов и авансовые платежи по УСН.
Сроки:
По НДФЛ — дважды в месяц: с 1 по 22 число, но не позднее 25 числа того же месяца, и с 23 по последнее число месяца — не позднее 3 числа следующего месяца. С 23 по 31 декабря крайний срок подачи уведомления — последний рабочий день года.
По взносам — ежемесячно, до 25 числа месяца, в котором платите взнос.
По авансовым платежам УСН — один раз в квартал, до 25 апреля — за 1 квартал, до 25 июля — за полугодие, до 25 октября — за 9 месяцев.
Уведомление можно не подавать в периоды, когда их заменяют основные отчеты, например, декларация или РСВ.
Журнал учета счетов-фактур
Журнал ведут плательщики НДС. ИП-«упрощенцы» фиксируют в нем сведения о полученных и выданных счетах-фактурах. Документ используют для корректного учета НДС, подтверждения налоговых вычетов и сумм, которые подлежат уплате.
А еще журнал ведут, если ИП не уплачивает НДС, но выставляет счет-фактуры как посредник, комиссионер, агент, застройщик.
Сроки: раз в квартал, не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, или по запросу налоговой инспекции.
Какую отчетность ИП сдает в отдельных случаях
Отчеты в Росстат
В Росстат ИП на УСН сдают отчетность только по требованию ведомства. Статистическое наблюдение может быть сплошным или выборочным — по определенным видам деятельности или иным критериям, которые определяет ведомство. Если ИП в выборке — при проверке по ИНН или ОКПО на сайте Росстата можно посмотреть формы и сроки представления отчетности. Проверять, включен ли предприниматель в выборку, надо самостоятельно. Отчетность в статистику сдают по форме 1-ИП или 1-ИП (торговля).
Срок сдачи отчетности надо искать в приказе Росстата, в котором утверждена статистическая форма.
Декларация по косвенным налогам
ИП на УСН, ведущие определенные виды деятельности, подают декларацию по косвенным налогам. При ввозе товаров из стран, включенных в ЕАЭС — подача декларации в налоговые органы обязательна.
Сроки: до 20 числа месяца, который следует за месяцем принятия товаров на приход.
Декларация по водному налогу
Отчет сдают при наличии оснований для начисления. Например, если ИП использовал воду из реки для полива полей.
Сроки: ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами
ИП, которые проводят операции с прослеживаемыми импортными товарами, —детскими колясками, мониторами, проекторами, автокреслами и холодильниками, должны подавать ежеквартальную отчетность в налоговую. При условии, что в квартале операции с прослеживаемыми товарами, такие, как купля-продажа, прием или передача в дар, проводились.
Сроки сдачи: за первый квартал — до 25 апреля, за второй — до 25 июля, за третий — до 25 октября, за четвертый — до 25 января 2026 года. Если 25-е число выпадает на выходной день — срок сдачи переносится на первый рабочий день.
Учитывать все нюансы и знать, какую отчетность сдавать в отдельных случаях — признак профессионала. Штатный бухгалтер может быть надежным и ответственным сотрудником, но не знать отдельные участки учета или правила заполнения редких форм отчетов. Передайте учет на аутсорсинг в «Первую Экспертную Бухгалтерию» — мы собрали целую команду специалистов разного профиля. Вместе они помогут вашему бизнесу вовремя сдать отчетность любого уровня сложности и закрыть все вопросы перед ФНС или другим ведомством.
Когда ИП на УСН сдает нулевую отчетность
Если ИП на «упрощенке» не ведет деятельность и не получает доходы, то все равно надо сдавать нулевую налоговую декларацию:
ИП на УСН «Доходы». Не нужно включать в нулевую декларацию уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора. Данные платежи уменьшают налог на упрощенке. При нулевых оборотах налог отсутствует, поэтому уменьшать нечего.
ИП на УСН «Доходы минус расходы». ИП включают в декларацию уплаченные страховые взносы и торговый сбор. При нулевых доходах эти расходы формируют убыток предпринимателя. Его можно учесть в расходах в дальнейшем, за счет чего уменьшить налог на упрощенке.
Пример эксперта. Допустим, ИП Петров П. П. не работал в 2023 году и уплатил фиксированные взносы за себя в размере 45 842 рубля. Так как доходов у него не было, он завершил год с убытком в эту же сумму. В 2024 году ИП Петров вновь начал вести деятельность. Доходы предпринимателя составили 800 000 рублей, расходы — 500 000 рублей. При расчете налога УСН за 2024 год сумму, уплаченную в 2023 году, можно вычесть. Тогда размер налога будет равен: (800 000 − 500 000 − 45 842) × 15% = 38 124.
Учитывать убыток можно не в следующем году, а в течение 10 лет. Если не учесть его на протяжении указанного периода — убыток сгорит.
ИП с нулевыми оборотами, у которого есть сотрудники, отправленные в отпуск за свой счет, сдают по ним отчет:
В СФР: раздел 2 формы ЕФС-1 — каждый квартал по взносам на травматизм, подраздел 1.2 раздела 1 — каждый год по стажу.
В ФНС: ПСФ с нулевой зарплатой — каждый месяц и нулевой расчет по страховым взносам, РСВ, — каждый квартал.
Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 сдавать не нужно — действий с работниками не происходило. Если предприниматель уволил всех сотрудников, он не подает отчетность.
Как ИП на УСН отчитываться без проблем и штрафов
Следите за сроками и изменениями. Ваш бухгалтер должен начать подготовку отчетов заблаговременно, изучать изменения законодательства, чтобы сразу применять новые правила.
Используйте бухгалтерское программное обеспечение. Программы помогают снизить вероятность ошибок и автоматизируют процесс составления отчетности.
Проверять отчеты перед сдачей и своевременно направлять корректировки. Перед сдачей отчетности бухгалтер должен убедиться в достоверности данных по доходам, расходам, уплаченным налогам и взносам. Поддерживать связь с контролирующими органами и своевременно направлять корректировочные версии.
Передать учет на аутсорсинг. Штатный бухгалтер может не справляться с объемом или не знать отдельные участки учета. Аутсорсинговая компания может предложить специалистов разного профиля, которые распределят нагрузку и застрахуют от ошибок.
Хотите платить меньше налогов?
Подберем выгодный налоговый режим, льготы и субсидии, а также оформим все необходимые документы
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFHkYbjn
Начать дискуссию