Создание тендерно-договорного отдела, который будет каждый месяц выигрывать 30 из 30 сделок, это не только про найм топовых сотрудников. Важно наладить дружную атмосферу между этими людьми.
И да, ни один успешный тендерный отдел не обойдется без виртуального помощника. Его задача — взвалить на себя всю рутинную работу по поиску тендеров и сбору статистики, помочь с коммуникацией внутри команды, а также вовремя напомнить о сроках.
Команда Тендерплана прошла через это не один раз, самостоятельно и вместе со своими клиентами. Расскажем как это было у нас, и, быть может, вам тоже пригодится наш опыт.
Зачем создавать тендерный отдел
Вы уже знаете, для чего именно вы хотите создать тендерный отдел? Отложим стандартный ответ об увеличении прибыли компании. Это само собой разумеется. Вопрос больше о технической стороне процесса.
Цели бывают такими:
Захват доли рынка с нуля. Вы ранее не участвовали в тендерах и хотите освоить новый канал продаж. Почему бы и да?
Укрепление текущего положения компании. Вы уже какое-то время в тендерах, но дела идут так себе. Может нужно поглубже окунуться в аналитику и найти причину? Тут точно потребуются специальные инструменты.
Расширение и масштабирование региональное. Вы уже пару лет в тендерах, но доход в них особо не ощущается. Значит пришло время расширяться и начать поставлять свои салфетки марлевые стерильные в соседнюю Тверскую область.
Расширение и масштабирование в нише. А что если помимо медицинских расходных материалов начать поставлять лекарственные препараты? В тендерах придется участвовать чаще, но и прибыль будет выше.
Дозагрузка кадров в период спада основой деятельности. Если прибыль компании плавает от сезона к сезону, а в период снижения заказов часть сотрудников сидит без дела, тендеры — вот куда нужно идти.
Как создать тендерный отдел с нуля
Итак, вы определили цель и уже готовы нырять в пучину тендерного мира. Не торопитесь. Ответив на вопрос зачем вам тендеры, нужно спланировать то, как это сделать.
Анализ того, как устроена ваша организация, подскажет, нужны ли новые сотрудники и насколько придется увеличить бюджет.
А может и увеличивать ничего не надо? Возможно, хватит одного лишь бухгалтера?
Для начала давайте посмотрим, какую работу тендерному отделу придется выполнять с этапа отбора заявок до непосредственного исполнения обязательств.
Поиск заявок и участие в тендере: тендерный специалист + аналитик
Тут скорее всего достаточно будет одного человека — тендерного специалиста. Он выполнит всю бумажную работу, подберет заявки и поучаствует в закупке. Но разумнее будет, конечно, подключить к этой задаче еще и аналитика. Тот поможет понять отрасль и определить степень конкуренции: процент допусков, среднее снижение цены в нише, количество конфликтных тендеров и другие показатели.
А теперь разложим функции и задачи тендерного отдела на этапы и посмотрим кто и что делает на каждом из шагов:
Подготовка к участию в тендерах включает анализ рынка, получение электронной подписи, регистрацию в ЕРУЗ, открытие спецсчета и прочие скучные (но важные!) формальности. Этим будут заниматься аналитик РТО и тендерный специалист. Вместе.
Тот же тендерный специалист найдет нужную закупку, а аналитик поможет рассчитать рентабельность и решить, участвовать в тендере или нет. На этом же этапе, как правило, обсуждаются сроки и идет поиск потенциальных поставщиков.
Он же подготовит и подаст заявку на участие. Сюда же входит предоставление обеспечения заявки, подготовка документов, подача заявки на электронной торговой площадке.
Далее идет самый интересный этап — участие в торгах. Тут в зависимости от формы закупки тот же тендерный специалист будет подавать ценовые предложения.
Подписание контракта тоже ложится на плечи тендерного специалиста. Он оформляет обеспечение, проверяет все детали и, конечно, подписывает контракт. Если у заказчика есть корректировки, тендерный специалист проект контракта дорабатывает.
Исполнение контракта: логист + аналитик + тендерный спец + руководитель тендерного отдела
Ну вот, тендер выигран. Поздравляем. Наступает самый ответственный этап — исполнение контракта.
Исполнить выигранный тендер одному будет непросто. Тут придется позвать на помощь и логиста, и снабженца, и юриста, и того же специалиста по тендерам. Следить за процессом в целом должен еще один человек. Им вполне может быть и сам руководитель тендерного отдела.
Разложим процесс исполнения закупочного контракта на части:
В самом начале исполнения контракта тендерный специалист накидывает план проекта. Нужно еще раз убедиться в том, что получится уложиться в указанные сроки, есть альтернативные поставщики на случай форс-мажора и нет «подводных камней». Тут может понадобиться консультация юриста, кстати.
Затем в дело вступают логист и снабженец. Они закупают товар, проверяют качество, прокладывают оптимальный маршрут доставки товара и оформляют «бумажки».
На третьем этапе ответственность переходит в руки тендерного специалиста, который отгружает товар заказчику.
Когда все готово и клиент доволен, тот же тендерный специалист подписывает акты в ЕИС и, если нужно, на бумаге.
Финал — получение оплаты от заказчика. С этим справится банк.
Хорошо и, на наш взгляд, подробно о ролях в тендерном отделе рассказали Юлия Климина и Олеся Добротина из Академия бизнеса, финансов и права» города Екатеринбурга.
Смотреть с двадцатой минуты.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — всё в одной системе!
Почему один тендерный специалист не справится
Количество сотрудников в тендерном отделе зависит от особенностей ниши, стратегии, наличия ресурсов, плана продаж и других факторов. Чтобы регулярно подавать одну–две заявки в месяц, ничего не анализировать и не масштабироваться и на этом покончить, хватит и одного человека. Чтобы продолжить работу с тендерами и выйти на новый рынок, лучше создать тендерный отдел, в котором:
За каждый процесс отвечает отдельный сотрудник.
Есть регламент тендерного отдела — каждый сотрудник знает когда, как и зачем выполнять поставленную задачу.
Есть четкая система контроля задач персонала. В идеале — отдельная CRM, вроде Битрикса24 или Мегаплана.
Атмосфера — дружественно-деловая, в которой все задачи согласовываются вовремя.
Присутствует мотивация выполнять работу на все сто.
Тендерный специалист бесповоротно погружен в работу с тендерами. Он отвечает за то, чтобы 10/10 заявок были поданы, допущены и подписаны в срок, а также оформляет обеспечение заявки (ОЗ), обеспечение исполнения контракта (ОИК), обеспечение гарантийных обязательств (ОГО).
Он проследит за процессом от и до.
Сам найдет нужный тендер и подаст и заявку на участие.
Займется электронным актированием и другими вопросами.
На то, чтобы остановиться и подумать над результатами у тендерного спеца попросту не хватает времени. В любой непонятной ситуации он звонит «маме» — руководителю тендерного отдела.
Руководитель тендерного отдела не занимается «текучкой», но отвечает за KPI, исполнение плана продаж и регламентов. Это главное его отличие от рядового тендерного специалиста. Однако, управление тендерным отделом — это чуть больше, чем просто контроль и «слежка» за бизнесовыми метриками.
Руководитель:
разрабатывает стратегию участия и кастомизирует ее под выбранную нишу;
регулярно анализирует рынок, отрасль, возможности;
разрабатывает план продаж;
отслеживает конверсию;
решает спорные вопросы;
строит воронку продаж, если в компании нет аналитика;
пообщается со сложными или слишком важными заказчиками.
Найм тендерных специалистов, кстати, и контроль за их KPI — тоже его задача.
Аналитик. Роль аналитика часто недооценивается, а зря. Именно он может предугадать неадекватные действия конкурентов, вовремя обнаружить скрытые риски и уберечь от лишних трат.
Логист знает как доставить груз от точки до точки сверхбыстро и максимально выгодно для компании. Снабженец отвечает за качество товара и знает какую напольную плитку лучше заказать и где. Если у вас цех по производству колбасных изделий или добыча песка, то тут и доставлять ничего не нужно.
Юридический отдел или просто юрист нужен, чтобы проверить правовую сторону контрактов по тендеру.
Финансовый отдел или просто бухгалтер будет контролировать поступление средств на счет, а также займется отчетностью.
Коммерческий отдел или просто менеджеры по продажам будут проводить переговоры с потенциальными клиентами, выставлять ценовые предложения и отвечать за коммерческие условия в заявках. Все это делается на этапе планирования закупок.
Технический отдел или один разработчик, который будет отвечать за всю техническую часть и анализировать ТЗ на предмет того, можно ли так сделать. Особенно это касается тендеров для IT-компаний, где для госзаказчика нужно все делать по ГОСТ и «подкручивать» уже постфактум.
Можно ли обойтись без увеличения штата и экстра расходов
Да. Эффективный тендерный отдел можно построить и без увеличения штата и дополнительных инвестиций.
По факту, одного руководителя и одного тендерного специалиста хватит, если на вооружение взять такой инструмент для работы с тендерами, как Тендерплан.
Поиск тендеров, аналитика рынка и конкурентов, командная работа и другие полезные фишки — все это за умеренную плату.
Тендерплан, как никто другой, поможет:
самостоятельно мониторить процесс участия в закупке и в дальнейшем отказаться от услуг менеджера проекта, если таковой имеется.
изучить обстановку в нише в цифрах и графиках и позволить тендерному специалисту выполнять роль аналитика — нужно будет только считать данные, которые сформировал Тендерплан.
собрать данные ценовых предложений конкурентов по уже прошедшим торгам — это упростит собственное ценообразование и возможные участия с этим товаром и этими конкурентами.
подготовить особо сложную заявку, а также следить за законом и правомерностью действий. У нас для этого есть свои юристы, которые в рамках тендерного сопровождения проконсультируют по тонкостям 44-ФЗ и не только.
контролировать и распределять задачи в команде, ведь Тендерплан — многофункциональная CRM-система, которая умеет следить за полным циклом работы с тендером.
тендерному специалисту отобрать те самые заявки, которые с вероятностью 97% принесут прибыль (оставшиеся 3% оставим на волю случая и форс-мажор).
руководителю тендерного отдела отследить заветные метрики и составить четкий план тендерных продаж.
Вывод? Очевиден. Построить тендерный отдел с нуля — задача со звездочкой. Однако, есть сервисы, которые так сильно упрощают участие в тендерах в целом, что и отдел никакой строить не нужно. Все уже построено до нас, остается этим только научиться грамотно пользоваться.
Есть опыт построения тендерного отдела с нуля? Поделитесь им в комментариях.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!
Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFJis9NY
Начать дискуссию